Mitarbeiterbefragung vorbereiten – das sollten Sie beachten

Eine Mitarbeiterbefragung ist viel mehr als nur ein momentanes Stimmungsbarometer. Richtig geplant und durchgeführt hat sie das Potenzial, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden nachhaltig zu beeinflussen, die „Problemzonen“ im Unternehmen zu identifizieren und mögliche Verbesserungen aufzuzeigen. Bevor Sie mit dem Prozess starten, müssen Sie die Mitarbeiterbefragung vorbereiten. Denn Sie möchten doch sichergehen, dass Ihre Umfrage auch wirklich die Ergebnisse bringt, die Sie sich erhoffen!

_In diesem Artikel erfahren Sie alles, was Sie für die Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung brauchen. Er ist Teil einer Artikelserie rund um die Planung und Durchführung von Mitarbeiterbefragungen. 

Was ist eine Mitarbeiterbefragung? Die Grundlagen

Eine Mitarbeiterbefragung ist eine intern durchgeführte Umfrage. Die Ergebnisse dieser Umfrage helfen Personalverantwortlichen, zu verstehen, was die Mitarbeitenden denken, wie sie sich fühlen und was sie sich wünschen.

Mit Mitarbeiterbefragungen lässt sich also zum Beispiel die allgemeine Stimmungslage im Unternehmen messen. Damit sind solche Umfragen eine Chance für Arbeitgeber, in den verschiedensten Situationen direktes Feedback von den Mitarbeitenden zu erhalten und ihnen eine Gelegenheit zur Mitbestimmung zu geben. Denn wenn Ihre Mitarbeitenden sich wohlfühlen, sich gesehen und ernst genommen fühlen, dann wirkt sich das positiv auf ihre Produktivität und das Unternehmensklima aus.

Welche Arten von Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Mitarbeiterbefragungen können die unterschiedlichsten Themenbereiche abdecken. Dabei haben sich bestimmte Arten für verschiedene Zwecke etabliert. Auf diese können Unternehmen immer wieder zurückgreifen und sie an ihren individuellen Bedarf anpassen.

Nachfolgend finden Sie einige der wichtigsten Befragungsarten im Überblick:

• Eine allgemeine Befragung zur Mitarbeiterzufriedenheit bietet Einblicke in das aktuelle Klima im Unternehmen.
• Mithilfe des Employee Net Promoter Scores (eNPS) lässt sich das Engagement der Belegschaft schnell und einfach mit einer einzigen Frage messen.
• Eine 360°-Befragung ist eine personenbezogene Umfrage, die meistens eingesetzt wird, um Führungskräfte zu beurteilen.
• Thematische Umfragen werden zu einem konkreten Thema oder einem bestimmten Anlass durchgeführt, beispielsweise zu neuen Produkten oder Projekten, beim Onboarding oder wenn eine Person das Unternehmen verlässt (Exit).
• Eine Pulsbefragung liefert in regelmäßigen Intervallen Feedback zu diversen Bereichen des Employee Engagements und kann Entwicklungen im Zeitverlauf sichtbar machen.

Was gibt es bei einer Mitarbeiterbefragung zu beachten?

Wenn Sie eine Mitarbeiterbefragung vorbereiten und durchzuführen wollen, sollten einige grundlegende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Die Anonymität der Teilnehmenden muss gewahrt werden.
• Die Teilnahme an der Befragung muss freiwillig sein.
• Die Bestimmungen zum Datenschutz müssen eingehalten werden.
• Der Betriebsrat sollte frühzeitig eingebunden werden.
• Der Fragebogen sollte gut durchdacht sein und den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen entsprechen.
• Die Kommunikation rund um die Mitarbeiterbefragung sollte von Anfang bis Ende transparent und frühzeitig erfolgen.

? Tipp: Jede Mitarbeiterbefragung birgt immer auch das Risiko für Fehler. Welche das sein können und wie Sie sie vermeiden, lesen Sie in unserem Artikel „10 Fehler bei der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen“.

Ablauf einer Mitarbeiterbefragung

Jedes Befragungsprojekt lässt sich in drei Phasen einteilen: Vorbereitung, Durchführung (Datenerhebung) und Auswertung.

• In der Vorbereitungsphase arbeiten Sie heraus, welche Ziele Sie mit der Befragung verfolgen, erstellen den Fragebogen und holen alle Beteiligten ins Boot. Außerdem sollten Sie die Organisationsstruktur abbilden und Ihre Stammdaten prüfen.
• Für die Datenerhebung nutzen Sie am besten eine spezialisierte Befragungsplattform, die alle nötigen Features mitbringt und umfassenden Support bietet. So können Sie sicher sein, dass Sie alle Mitarbeitenden erreichen und die Antworten korrekt erfassen.
• Anschließend sollten Sie die Ergebnisse möglichst zeitnah auswerten, um ein Bild vom Status quo im Unternehmen zu erhalten und konkrete Maßnahmen abzuleiten.

Mitarbeiterbefragungen vorbereiten – so geht’s in 6 Schritten

Damit Ihre Mitarbeiterbefragung von Anfang an erfolgreich abläuft, gibt es im Vorfeld einige Aspekte, an die Sie denken sollten. Die sechs wichtigsten Schritte bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung haben wir für Sie zusammengefasst.

#1 Ziele für die Befragung definieren

Die erste und wahrscheinlich wichtigste Frage, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie eine Mitarbeiterbefragung durchführen, lautet: Was will ich mit der Befragung erreichen?

Sie sollten zu Beginn klar definieren, welche Ziele Sie mit der Befragung verfolgen und welche Themen die Mitarbeiterbefragung abdecken soll. Dadurch wird es leichter, den Fragebogen so zu gestalten, dass Sie mit den Antworten wirklich etwas anfangen können.

Dabei können Sie die unterschiedlichsten Ziele anstreben, zum Beispiel:

• Die Loyalität der Mitarbeitenden einschätzen
• Arbeitsabläufe optimieren
• Die Qualität im Unternehmen sichern
• Das Engagement der Mitarbeitenden steigern
• Das Employer Branding stärken
• Die Unternehmenskultur verbessern
• Den Erfolg eines Projekts bewerten

Wichtig ist, dass Sie die Ziele realistisch setzen. Fokussieren Sie sich auf die aktuell wichtigen Themen – ein Fragebogen allein kann und sollte nicht alles abdecken. Achten Sie auch darauf, dass der Fragebogen nicht zu lang wird, denn sonst sinkt die Teilnahmebereitschaft der Mitarbeitenden.

Beantworten Sie für sich folgende Fragen, um das Ziel Ihrer Befragung herauszuarbeiten:

• Was ist der Anlass der Befragung?
• Welche Themen sind relevant?
• Was möchten Sie erfahren?
• Welche Informationen und Daten benötigen Sie?
• Was können Ihre Mitarbeitenden dazu beitragen?

#2 Alle wichtigen Personen informieren und einbinden

Verantwortlich für eine Mitarbeiterbefragung ist meistens die Personalabteilung. Im Alleingang sollten die Umfragen allerdings nicht vorbereitet und durchgeführt werden.

Stattdessen sollten Sie noch in der Planungsphase alle wichtigen Personen (z. B. Verantwortliche für den Datenschutz, Führungskräfte, Geschäftsführung, Kommunikationsverantwortliche) im Unternehmen über das Vorhaben informieren und in die Umsetzung einbinden. Denken Sie dabei unbedingt auch an den Betriebsrat. Es schafft Vertrauen und erhöht die Antwortrate, wenn der Betriebsrat Ihr Vorhaben unterstützt.

? Tipp: Mehr darüber, wen Sie bei Mitarbeiterbefragungen aus welchen Gründen einbinden und informieren sollten, lesen Sie in unserem Artikel „Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?“.

Ziehen Sie außerdem in Betracht, sich externe Unterstützung zu holen und Ihre Mitarbeiterbefragungen mit der Hilfe von Experten und Expertinnen anzugehen. Wir von Honestly beispielsweise bieten eine Plattform für Mitarbeiterbefragungen, mit der Sie schnell und unkompliziert Umfragen nach modernsten Standards durchführen können – und das ganz ohne Vorkenntnisse dank vorgefertigten, wissenschaftlich validierten Fragebögen, die sofort verwendet werden können.

#3 Methodik festlegen

Legen Sie vor der Fragebogenerstellung unbedingt fest, welche Befragungsmethodik für Ihr Vorhaben am besten geeignet ist. Im einfachsten Fall verschicken Sie den Befragungslink per E-Mail oder über das Intranet. Das hat aber gleich mehrere Nachteile: Mitarbeitende können beliebig häufig teilnehmen, zusätzliche Informationen im Fragebogen müssen aufwendig erhoben werden und die gesamte Befragung wird manipulationsanfällig.

Besser ist es, über eine spezialisierte Plattform individualisierte Links zu versenden und zusätzliche Informationen für die Auswertung direkt aus den Stammdaten der Mitarbeitenden einzuspielen (natürlich in einem Rahmen, der die Anonymität gewährleistet).

Fragen, die Sie deshalb in der methodischen Vorbereitung klären sollten, sind:

• Wie können Sie den Fragebogen mit möglichst geringem Aufwand verteilen? Was brauchen Sie dafür? (z. B. die E-Mail-Adresse der Beschäftigten)
• Welche Tools und Hilfsmittel möchten Sie nutzen? (z. B. Plattform wie Honestly)
• Welche Stammdaten aus dem HR-System (z. B. Standort, Organisationseinheit, Betriebszugehörigkeit) können Sie in die Befragungssoftware einspielen?
• Sind alle Stammdaten aktuell oder müssen sie noch bereinigt werden?
• Bilden die Stammdaten Ihre Organisationsstruktur korrekt ab?

#4 Fragebogen erstellen

Ist der inhaltliche und methodische Rahmen der Mitarbeiterbefragung abgesteckt, steht mit der Gestaltung des Fragebogens die nächste knifflige Aufgabe an. Es gibt eine ganze Reihe von Fragetypen und zahlreiche Möglichkeiten, Fragen zu formulieren.

Der Fragebogen sollte entsprechend nicht einfach nach Gefühl erstellt werden. Mit schlecht gewählten Items werden Sie nämlich nicht das Feedback bekommen, das Sie sich erhoffen – und nicht das messen, was Sie eigentlich messen wollten.

Halten Sie sich stattdessen an folgende Tipps für die Frageformulierung:

• Verwenden Sie einen Mix aus offenen und geschlossenen Fragen. So erhalten Sie verlässliche quantitative Daten und geben Ihren Mitarbeitenden gleichzeitig die Chance, ihre Meinung frei zu äußern.
• Formulieren Sie die Fragen möglichst kurz und leicht verständlich. Vermeiden Sie komplizierte Schachtelsätze und ungenaue Begriffe. Eine schnelle, intuitive Antwort sollte möglich sein.
• Formulieren Sie die Fragen eindeutig und lassen Sie keinen Raum für Interpretationsfehler. Vermeiden Sie beispielsweise doppelte Verneinungen und konzentrieren Sie sich pro Frage immer nur auf ein Thema.
• Formulieren Sie die Fragen neutral. Manipulative oder suggestive Fragestellungen sind in einer professionellen Befragung fehl am Platz.
• Geben Sie den Beschäftigten auch bei vorgegebenen Antwortmöglichkeiten die Chance, sich zu enthalten und „keine Angabe“ zu wählen.
• Clustern Sie die Fragen inhaltlich sinnvoll in Ober- und Unterthemen und schaffen Sie eine klare und verständliche Struktur.

? Tipp: Ein praktisches Hilfsmittel für bestmöglich formulierte Fragebögen mit wenig Aufwand sind professionelle Umfragevorlagen, die sich ganz einfach auf Ihr Unternehmen anpassen lassen. Unter unseren Umfragevorlagen finden Sie beispielsweise Fragebögen zu den unterschiedlichsten Themen, von Mitarbeiterzufriedenheit über Employee Engagement bis hin zu Homeoffice.

Insgesamt gilt: Nutzen Sie bei der Fragebogenerstellung wissenschaftlich validierte Methoden. Wer Zeit sparen und eine professionelle Befragung gewährleisten möchte, setzt auf spezialisierte Plattformen, die mit durchdachten, wissenschaftlich validierten Fragebögen und Tools den Prozess deutlich vereinfachen.

Wir von Honestly beispielsweise haben basierend auf unserer Expertise ein fundiertes Befragungskonzept entwickelt, das wir gemeinsam mit Ihnen jeweils an Ihre individuellen Bedürfnisse und Use Cases anpassen.

#5 Zeitplan erstellen

Bevor Sie die Mitarbeiterbefragung starten, sollten Sie auch einen groben Zeitplan erstellen und festlegen, wann und wie lange Sie die Befragung ansetzen möchten. Berücksichtigen Sie dabei auch Urlaubszeiten, arbeitsintensive Phasen und aktuelle Entwicklungen (z. B. Umstrukturierungen). Daten über einen Zeitraum von drei bis vier Wochen hinweg zu erheben, stellt beispielsweise sicher, dass Sie möglichst viele Mitarbeitende erreichen.

Räumen Sie generell immer ausreichend Zeit ein – nicht nur für die Datenerhebung, sondern vor allem auch für die Vor- und Nachbereitung.

#6 Befragung kommunizieren

Wenn Sie möchten, dass möglichst viele Mitarbeitende an Ihrer Befragung teilnehmen, sollten Sie Ihre Pläne frühzeitig und transparent kommunizieren. Überlegen Sie sich vorab ganz genau, wann und in welcher Form Sie die Mitarbeiterbefragung in der Führungsebene und unter den Mitarbeitenden ankündigen.

Am besten starten Sie mit der Kommunikation bereits, kurz nachdem die Ziele für die Mitarbeiterbefragung feststehen. Kündigen Sie das Projekt an und sorgen Sie dafür, dass alle Mitarbeitenden verstehen, warum ihre Teilnahme an der Befragung wichtig ist. So zeigen Sie ihnen Ihre Wertschätzung und bauen Vertrauen auf.

Legen Sie sich bei der Vorbereitung außerdem auch schon einen Plan für die Anschlusskommunikation nach der Befragung zurecht. Halten Sie die Belegschaft auf dem Laufenden, präsentieren Sie zeitnah die Ergebnisse und machen Sie deutlich, welche Maßnahmen Sie aus der Umfrage ableiten.

Mitarbeiterbefragung vorbereiten – Zusammenfassung und Checkliste

In der Vorbereitungsphase einer Mitarbeiterbefragung geht es vorrangig um Ziele. Statt einfach loszulegen und auf das Beste zu hoffen, sollten Mitarbeiterbefragungen gründlich vorbereitet werden.

Das heißt, Sie sollten im allerersten Schritt Klarheit darüber schaffen, welches Ziel Sie mit der Befragung verfolgen. Daraus können Sie dann ableiten, wie die Umfrage aufgebaut sein muss, welche Personen und Interessenvertretungen Sie involvieren müssen und wie Sie das Befragungsprojekt am besten realisieren können.

Dazu möchten wir Ihnen noch drei Tipps mit auf den Weg geben:

1. Seien Sie von Anfang bis Ende transparent gegenüber allen Beteiligten. Nur so schaffen Sie Vertrauen und erhalten ehrliches und zahlreiches Feedback von Ihren Mitarbeitenden.
2. Stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit die Freiwilligkeit und Anonymität wahren. Ihre Befragung sollte so aufgebaut sein, dass Ihre Mitarbeitenden ihre ehrliche Meinung äußern können und sich bei der Teilnahme wohlfühlen.
3. Erleichtern Sie sich die Arbeit mit Umfragetools wie Honestly, die Sie bei der Durchführung einer Mitarbeiterbefragung sowie bei der Auswertung technisch unterstützen.

Mithilfe der folgenden Checkliste können Sie außerdem überprüfen, ob Sie in der Vorbereitungsphase wirklich an alles gedacht haben:

• Haben Sie das Ziel der Mitarbeiterbefragung klar definiert?
• Wissen Sie, wen Sie befragen möchten? (z. B. gesamte Belegschaft oder eine repräsentative Stichprobe)
• Wissen alle wichtigen Personen Bescheid? (z. B. Führungskräfte, Kommunikations- und Datenschutzverantwortliche, Geschäftsführung)
• Haben Sie den Betriebsrat informiert und um Unterstützung gebeten?
• Haben Sie eine Befragungsform festgelegt? (z. B. Online-Fragebogen, Interview, Pulsumfrage)
• Haben Sie ein passendes Tool oder eine Software gewählt?
• Haben Sie einen groben Zeitplan erstellt, der alle Faktoren berücksichtigt? (z. B. Abwesenheiten, aktuelle Entwicklungen)
• Haben Sie einen Fragebogen nach wissenschaftlichen Standards erstellt?
• Haben Sie den Fragebogen überprüft und getestet?
• Werden Anonymität und Freiwilligkeit gewährleistet?

Wenn Sie alle Fragen in der Liste mit „Ja“ beantworten können, sind Sie bereit für den nächsten Schritt: Lesen Sie auch, wie man eine Mitarbeiterbefragung durchführen sollte und lassen Sie sich durch nützliche Hinweise für die Durchführungsphase inspirieren.

Mitarbeiterbefragung vorbereiten – FAQ

Was muss man bei einer Mitarbeiterbefragung beachten? 

Bei einer Mitarbeiterbefragung sollte man darauf achten, dass im Vorfeld bestimmte Bedingungen erfüllt sind: Zuerst sollte das Ziel der Befragung klar sein. Außerdem sollte man Anonymität, Freiwilligkeit und Datenschutz gewährleisten, den Betriebsrat informieren, den Fragebogen mit Bedacht formulieren und alle Beteiligten frühzeitig und umfangreich informieren.

Wie gestalte ich eine Mitarbeiterbefragung? 

Wie eine Mitarbeiterbefragung am besten gestaltet wird, unterscheidet sich, je nachdem zu welchem Zweck man sie durchführt. Insgesamt gilt: Die herkömmliche, papierbasierte Befragung hat in der modernen Arbeitswelt ausgedient und Umfragen müssen flexibel und einfach bedienbar gestaltet sein. Besonders gut funktioniert das über ein Tool wie Honestly.

Warum macht man eine Mitarbeiterbefragung? 

Es gibt viele Gründe, die für eine Mitarbeiterbefragung sprechen. Einige der wichtigsten Vorteile sind: Motivation freisetzen, Probleme offenlegen, Vertrauen fördern, Kennzahlen generieren, Mitarbeitende binden, Wissen erfassen. Richtig durchgeführt ist eine Mitarbeiterbefragung ein mächtiges Instrument für die Personalführung, da erst daran erkannt wird, was zu tun ist.