Back to Office – der erfolgreiche Weg zurück ins Büro

Die einen zelebrieren die Arbeit in Jogginghose mit dem Laptop auf der Couch, andere vermissen die Kaffeepausen mit den Kolleginnen und Kollegen und können es kaum erwarten, wieder im Office zu arbeiten. Während der Corona-Pandemie waren die Schreibtische in vielen Bürogebäuden wie ausgestorben. Jetzt kehren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter langsam wieder an ihren Arbeitsplatz zurück – und das oft mit gemischten Gefühlen.

Egal, zu welchem Team man sich zählt: Die Rückkehr ins Büro ist für alle eine ebenso große Umstellung wie der plötzliche Wechsel ins Homeoffice während der Covid-19-Pandemie. Dinge wie morgendliche Bahnfahrten ins Office, Stau im Pendlerverkehr oder die Geräuschkulisse im Büro sind viele schlicht und einfach nicht mehr gewohnt. Den trauten heimischen Schreibtisch wieder gegen ein Großraumbüro einzutauschen, bedeutet deshalb für nicht wenige Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer: raus aus der neu gewonnenen Komfortzone, rein in die „neue Normalität“. Davon kann man sich schnell überwältigt fühlen.

Für Führungskräfte und Personalverantwortliche heißt es deshalb jetzt, Fingerspitzengefühl zu beweisen und Wege zu finden, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Rückkehr aus dem Home-Office zu motivieren.

Um Ihnen dabei unter die Arme zu greifen, haben wir in diesem Artikel einige Tipps und Tricks zusammengestellt, mit denen Sie es schaffen, Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Weg zurück ins Büro zu erleichtern.

Außerdem werfen wir einen Blick auf die Chancen und Herausforderungen, die eine Rückkehr ins Büro für Unternehmen und ihre Mitarbeitenden mit sich bringt.

Welche Herausforderungen bringt die Rückkehr ins Büro?

Der wohl gravierendste Unterschied zwischen der Arbeit im Homeoffice und dem Arbeitsalltag im Büro ist der direkte Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen. Zudem sind es viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht mehr gewohnt, für die Arbeit morgens tatsächlich das Haus verlassen zu müssen.

Unternehmen sollten also folgende Herausforderungen im Blick behalten, wenn sie dafür sorgen möchten, dass ihre Mitarbeitenden gerne wieder ins Büro kommen:

• Zeitverlust beim Pendeln: Bei Fahrten mit Bus, Bahn oder Auto geht Zeit verloren, die man im Homeoffice produktiv oder für sich selbst nutzen konnte.
• Frühere Aufstehzeiten: Ein längerer Weg zur Arbeit bedeutet auch, dass der Wecker früher klingelt. Das kann für die sogenannten „Eulen“, deren innere Uhr nicht aufs frühe Aufstehen ausgerichtet ist, eine echte Herausforderung sein.
• Zwischenmenschliche Konflikte: Back to the Office bedeutet nicht nur Kaffee mit den Lieblingskollegen, sondern auch Konfrontation mit unliebsamen Zeitgenossen. Konflikte schaukeln sich eher mal hoch, wenn man sich den ganzen Tag über begegnet und nicht, wie im Homeoffice, mit wenigen Klicks auf Distanz gehen kann.
• Mehr Ablenkungen: Die Geräuschkulisse im Büro ist eine gänzlich andere als in der Abgeschiedenheit des Homeoffice – besonders, wenn in Großraumbüros gearbeitet wird, sorgen vielfältige Hintergrundgeräusche für mehr Ablenkungen.

Welche Chancen bringt „Back to Office“?

Natürlich bringt die Rückkehr ins Büro auch viel Positives, auf das in den langen Homeoffice-Phasen weitgehend verzichtet werden musste:

• Mehr Wir-Gefühl im Team: Wer den ganzen Tag im gleichen Raum arbeitet, statt sich nur via E-Mail, Slack & Co. auszutauschen, wächst automatisch wieder enger zusammen.
• Intensivere Kommunikation: Arbeitet das gesamte Team vor Ort im Büro, tauscht man sich in der Regel häufiger und auf kürzerem Wege aus – und hat an der Kaffeemaschine zwischendurch auch wieder Zugang zum Flurfunk.
• Bessere Büroeinrichtung: Im Office hat man oft bessere Bedingungen, was beispielsweise die Bildschirmgröße, den Schreibtisch oder auch die Ergonomie des Arbeitsplatzes angeht.
• Flexiblere Zusammenarbeit: Dadurch, dass Kolleginnen und Kollegen bei Bedarf schneller greifbar sind, wenn alle an einem Ort arbeiten, lässt sich die Zusammenarbeit flexibler gestalten. Gerade beim Onboarding neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kann das ein Vorteil sein.

So bringen Sie Ihre Mitarbeitenden erfolgreich vom Homeoffice zurück ins Büro – 6 Tipps

Doch wie gelingt denn nun die erfolgreiche Rückkehr ins Büro? Wir haben da mal etwas vorbereitet! Egal ob in Vollzeit, phasenweise oder im tageweisen Wechsel mit Homeoffice in einem hybriden Modell – mit diesen sechs Tipps legen Sie den Grundstein dafür, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wieder Lust haben, in die Büros zurückzukehren.

#1 Schenken Sie Vertrauen

Am besten steigern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeitenden, ins Büro zurückzukehren, wenn Sie ihnen signalisieren, dass die Rückkehr nicht zu Kontrollzwecken dient. Die Versuchung, im Office wieder auf mehr Kontrolle zu setzen, ist zwar groß – führt aber nicht zum Erfolg.

Zeigen Sie Ihren Angestellten lieber, dass Sie ihnen auch weiterhin das Vertrauen und die Spielräume gewähren, die Sie ihnen im Homeoffice zugestanden haben. Vertrauen Sie darauf, dass Ihr Team weiterhin eigenverantwortlich gute Leistungen bringt. So stärken Sie die Moral und positionieren sich gleichzeitig als zeitgemäßer, attraktiver Arbeitgeber.

#2 Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team gesund bleibt

Dieser Punkt ist heute wichtiger denn je: Zeigen Sie Ihren Mitarbeitenden, dass Ihnen ihre körperliche und geistige Gesundheit am Herzen liegt. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch im Büro rundum sicher fühlen können. Stellen Sie zum Beispiel ausreichend Desinfektionsstationen zur Verfügung, stellen Sie die Schreibtische in größerem Abstand auf oder bauen Sie Trennwände ein, steigen Sie auf berührungslose Türen um und lassen Sie die Räumlichkeiten häufiger reinigen.

#3 Übertragen Sie Routinen aus dem Home-Office ins Büro

Nur weil Ihre Mitarbeitenden wieder zurück ins Büro kommen, heißt das nicht, dass alles, woran sie sich in den vergangenen Monaten gewöhnt haben, über Bord geworfen gehört. Sicher gibt es auch einige positive Gewohnheiten, die sich ohne Probleme im Office weiterführen lassen, damit der Übergang leichter fällt.

Meditationsübungen am Morgen, eine Runde durch den Park in der Mittagspause oder Stretching zwischen zwei Meetings können wunderbar auch in den Office-Alltag integriert werden – und sorgen dafür, dass sich Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller wieder wohlfühlen. Unterstützen Sie sie dabei!

#4 Nehmen Sie die veränderte Arbeitskultur an

Produktive Zusammenarbeit funktioniert nicht nur im Office, sondern auch virtuell – das hat die Pandemie ganz deutlich gezeigt. Digitale Tools konnten von jetzt auf gleich in den täglichen Arbeitsablauf integriert werden, es wurden virtuelle Treffpunkte geschaffen und wir haben gesehen, dass Zusammenarbeit auch flexibel unabhängig von Zeit und Ort funktioniert.

Das alles sollte durch die Möglichkeit zur Rückkehr ins Büro jetzt nicht einfach wieder verschwinden. Nutzen Sie stattdessen die Learnings aus der Pandemiezeit und vereinen Sie das Beste aus beiden Welten miteinander. Die „neue Normalität“ ist eine Mischung aus Homeoffice und Büroarbeit. Das Büro ist dabei noch viel mehr als früher ein Ort der Begegnung und des Austausches.

#5 Zeigen Sie Verständnis

Manche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter blühen im heimischen Arbeitszimmer auf, andere brauchen den direkten Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen im Büro. Als Führungskräfte und Personalverantwortliche ist es Ihre Aufgabe, zu sehen, wer in welcher Arbeitsumgebung produktiver, zufriedener und motivierter ist – und es möglichst individuell passend zu machen.

Achten Sie außerdem darauf, dass Sie Verständnis zeigen für mögliche Ängste oder Sorgen, was die Rückkehr ins Büro angeht. Für den einen oder anderen bedeutet die erneute Arbeit im Office eine große Umstellung. Versuchen Sie auch, Rücksicht darauf zu nehmen, dass die Produktivität an den ersten Tagen zurück im Büro möglicherweise nicht ganz auf dem gewohnten Level ist.

Mitarbeiterbefragungen zu diesem Thema durchzuführen, kann Ihnen dabei helfen, herauszufinden, wo Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stehen, wie sie sich den Arbeitsalltag künftig vorstellen und was sie von einer Rückkehr ins Büro erwarten.

#6 Machen Sie die Anwesenheit nicht zur Pflicht

Auch wenn einige Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bestimmt nur allzu gerne wieder ins Büro zurückkommen, sollten Sie ihnen trotzdem die Arbeit von zuhause weiterhin ermöglichen und nicht von Homeoffice-Pflicht auf Anwesenheitspflicht umschwenken.

Es wird immer Situationen geben, in denen die Arbeit aus dem Homeoffice sinnvoll ist – zum Beispiel bei ersten Krankheitssymptomen oder wenn es darum geht, Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen.

Back to Office – FAQ

Warum sollte man wieder ins Büro kommen?

Der wohl größte Vorteil, den „Back to Office“ hat, ist der direkte Kontakt zu Kolleginnen und Kollegen. Teams können sich schneller untereinander austauschen und das Wir-Gefühl wird gefördert.

Wann ist Homeoffice sinnvoll?

Homeoffice ist weiterhin sinnvoll, wenn Aufgaben möglichst ungestört erledigt werden sollen. Außerdem eignet sich Homeoffice gut für Beschäftigte, die beispielsweise Beruf und Familie unter einen Hut bekommen müssen.

Welche Vorteile bringt die Rückkehr ins Büro?

Gemeinsam im Büro zu arbeiten, schweißt Teams wieder enger zusammen und ermöglicht eine intensivere Kommunikation. Neue Mitarbeitende können im persönlichen Kontakt leichter eingearbeitet werden. Außerdem ist die Büroeinrichtung oft ergonomischer und professioneller als das Set–up im Homeoffice.

Was sollte man bei der Rückkehr ins Büro beachten?

Bei der Rückkehr ins Büro sollte man zunächst darauf achten, dass alle nötigen Sicherheits- und Hygienemaßnahmen getroffen worden sind. Außerdem sollte man auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Rücksicht nehmen, klare Verhaltensregeln aufstellen und einander mit Verständnis begegnen.

Wie motiviere ich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, zurück ins Büro zu kommen?

Das Büro sollte ein Ort sein, an dem Menschen miteinander interagieren, man Kollegen und Kunden persönlich begegnen, Informationen austauschen und voneinander lernen kann. Zusätzlich hilft es, wenn das Homeoffice weiterhin Teil des Arbeitsalltags bleibt und auf ein hybrides Modell zurückgegriffen wird.

Mitarbeiterbefragungen, beispielsweise über Tools wie Honestly, helfen zusätzlich dabei, herauszufinden, was Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert, wieder ins Büro zurückzukehren.