Die Ausgangslage

Als Chief Human Resources Officer war Herrn Kittel schon immer bewusst, dass engagierte Mitarbeiter essentiell für den Unternehmenserfolg sind. Als Mittelständler muss die ROM AG zudem schnell auf Veränderungen oder Probleme reagieren können. Bei knapp 1.000 Mitarbeitern an vier Standorten ist die Kommunikation und das Verstehen von Wünschen, Sorgen oder Problemen der Mitarbeiter eine große Herausforderung. Herr Kittel selbst hat sich bereits intensiv mit dem Thema Mitarbeiterbefragungen auseinandergesetzt. Vor der ROM AG war er bei verschiedenen größeren Unternehmen tätig. Dort waren Mitarbeiterbefragungen oft bereits gut etabliert und ein fester Bestandteil der Unternehmenskultur. Nun wollte er diese Kultur auch in die ROM AG einbringen.

„Ich hatte mir schon vor einiger Zeit Gedanken darüber gemacht, dass wir eine Befragungslösung brauchen, die professionell funktioniert und das Vertrauen unserer Mitarbeiter genießt. Wir suchten nach einer Lösung, mit der man relativ schnell, und vor allem auch in mehreren Sprachen, effektive Mitarbeiterbefragungen durchführen kann. Da gibt es natürlich ganz viele Anbieter auf dem Markt. Die sind aber entweder sehr teuer, man muss da sehr viel Know-how reinstecken bis es funktioniert, oder sie funktionieren nur in einer Sprache.“

Auf Grundlage ihrer Firmengrundsätze ‘Professionalität, Kreativität und Menschlichkeit’ suchte die ROM AG nach einem passenden Partner für die Mitarbeiterbefragungen.

Die Reise zur neuen Feedback-Lösung

Als sich Herr Kittel nach Anbietern für Mitarbeiterbefragungen umsah, fragte er auch Kollegen aus dem Handel nach Referenzen. Verschiedene Produkte wurden getestet, aber keines passte so ganz zur ROM AG. Bei vielen Anbietern war kaum etwas vorgegeben, sodass man Befragungen quasi von Null aufbauen musste. Andere Lösungen waren von der Handhabung viel zu komplex und unstrukturiert.

„Dann bin ich mehr oder weniger zufällig auf Honestly gestoßen und war gleich begeistert! Ich bin mit einem Kollegen nach Köln gekommen, um uns mit dem Vertrieb von Honestly die Lösung anzugucken. Wir haben gleich gesehen, dass das ein esehr professionelle Lösung ist, welche uns über die Mitarbeiterbefragung hinaus auch noch weitere Möglichkeiten bietet. Die Software kann man intuitiv und problemlos bedienen. Der Preis stimmt auch. Das Produkt ist es! Da brauchten wir gar nicht weiter zu suchen.“

Als Herr Kittel und sein Kollege vom Termin in Köln zurückkamen, hatten sie bereits einen Test-Zugang von Honestly erhalten. In seiner Begeisterung schaltete Herr Kittel diesen auch gleich am nächsten Morgen frei und probierte die erste Befragung mit vier Kollegen aus.

„Noch am selben Tag waren die Fragen beantwortet. Ich habe gesehen, wie das Dashboard sich mit den Feedback-Daten aufbaute. Am nächsten Tage waren wir schon überzeugt. Um das Produkt zum Laufen zu bringen und erste Ergebnisse zu erhalten, hat es also nicht einmal 24 Stunden gedauert. Das war wirklich ein Erfolg. Wir hatten die Lösung gefunden, die perfekt zu uns passte.“

Begonnen wurde mit einer Führungskräftebefragung. Diese wurde an 25 Führungskräfte und Standortleiter im In- und Ausland geschickt. Nach diesem erfolgreichen Durchlauf wurde die zweite Befragungsrunde einen Monat später ausgerollt, welche nun alle 100 Mitarbeiter des Standorts in Belgien involviert.

Das Thema bleibt im Kopf

Von dem Rücklauf der Befragungen war Herr Kittel selbst überrascht:

„Von den 100 Befragten beteiligen sich zwischen 75% und 80%. Bei der Führungskräftebefragung lag die Teilnahme sogar bei über 90%! Was sehr positiv angekommen ist, ist die Kombination aus vorgefertigten und offenen Fragen. Bei den offenen Fragen haben wir auch einen enormen Rücklauf. Circa 50% der Mitarbeiter, die an der Befragung teilgenommen haben, haben auch hier ein Feedback gegeben. Da ist richtig viel zusammengekommen.”

Aus dieser hohen Anzahl an Feedbacks lassen sich weitreichende Erkenntnisse ziehen. Herr Kittel plant daraus auch weitere Befragungen abzuleiten, um beispielsweise nachzufragen, ob passende Maßnahmen aus den Ergebnissen abgeleitet wurden.

Auch Honestlys Umsetzung der Pulsbefragung überzeugt Herrn Kittel. Da jeweils nur wenige Fragen pro Durchlauf gestellt werden, wird sich bewusster mit jeder einzelnen Frage auseinandergesetzt. Der umfangreiche Fragenkatalog wird nicht auf einmal durchgewälzt, sondern über Wochen hinweg aufgeteilt.

„Dadurch, dass wir jetzt die Pulsbefragungen über mehrere Wochen ziehen, ist das Thema im Kopf. So sind die Leute viel bewusster im Umgang mit dem Thema Mitarbeiterbefragungen.”

Als drei der wichtigsten Vorteile von Honestly nennt Herr Kittel die Mehrsprachigkeit des Tools, die einfache Handhabung und die Balance von Vielfalt und Standard:

„Wenn wir ganz schnell einsteigen möchten, haben wir eine super Pulsbefragung. Die kann man auch sehr schön individualisieren und an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Wir haben aber auch die Möglichkeit, eigene Befragungen zu kombinieren. Das ist natürlich total stark!”

Nicht nur bei Herrn Kittel, sondern auch bei den Mitarbeitern der ROM AG kommt die neue Feedbacklösung sehr gut an:

„Die Mitarbeiter haben total offenes Feedback gegeben. Die Lösung ist anonym, professionell aufgebaut und die Fragen sind sehr kompetent. Dadurch, dass das Feedback in so hohem Maß und mit einer sehr großen Offenheit erfolgt ist, nehme ich wahr, dass die Mitarbeiter das Werkzeug wirklich positiv und professionell aufgenommen haben.”

Die hohe Aufgeschlossenheit der Mitarbeiter gegenüber der Befragung, die effektive Lösung von Honestly, als auch Herr Kittels kompetenter Umgang mit den Daten, haben dazu beigetragen, dass schon nach einem Fragebogen-Durchlauf viele neue Einblicke gesammelt wurden.

Wie aus Daten Erkentnisse werden

Herr Kittel arbeitet intensiv und proaktiv mit den von Honestly gesammelten Daten. Er veranstaltet nun regelmäßig Workshops mit verschiedenen Mitarbeiterkreisen. So konnten bereits konkrete Erkenntnisse aus den Pulsbefragungen abgeleitet und Probleme besprochen werden.

„Man konnte in dem Dashboard sehen, dass den Mitarbeitern klar ist, was ihre Rollen sind. Dabei fühlen sie sich aber sehr durch Bürokratie und Kollegen gebremst. Ja klar, da sind Leute, die vielen Jahren in der gleichen Firma und womöglich Position arbeiten und überzeugt davon sind, das Richtige zu tun. Aber leider kommunizieren sie dabei zu wenig links und rechts. Auch wenn ein Mitarbeiter schon jahrelang dabei ist; ein Unternehmen verändert sich ja. Das ist bei den Führungskräften, die an dem Workshop teilgenommen haben, ein Augenöffner geworden, den wir mit den Kennzahlen auch sehr gut belegen konnten.“

Ein weiterer ‘Augenöffner’ betraf das Recruiting:

„Wir suchen gerade nach neuen Mitarbeitern. Da bemerkte ich, dass unsere Mitarbeiter auf die Puls-Frage “Ich würde meinen Arbeitgeber weiterempfehlen”, alle positiv abgestimmt hatten. Wir brauchten die anscheinend abstrakte Frage nur ein wenig zu konkretisieren: Wir sollten unseren Mitarbeitern also vielleicht sagen, dass sie in ihren Sozialen Netzwerken zusätzlich zum Arbeitgeber die offene Stelle ebenfalls teilen könnten, wenn sie uns weiterempfehlen möchten. Fazit: Wir stellen fest, dass unsere Employer Brand in den letzten Wochen wesentlich präsenter ist und mehr Initiativbewerbungen an uns gerichtet werden.”

Herr Kittel betont, dass Honestly bereits jetzt einen großen Mehrwert für die ROM AG erbracht hat:

„Hätte ich selbst als Personalleiter eine effektive Befragung erstellen müssen, dann wäre das richtig teuer geworden. Insofern haben wir schon Geld gespart, da uns Honestly eine total professionelle Lösung zur Verfügung gestellt hat. Um zum Recruiting-Beispiel zurückzukommen: Wenn ich eine Stellenanzeige weniger schalten muss, weil intern ein Mitarbeiter gefunden wurde, dann wurden dadurch auch wieder Kosten gespart. Dafür gibt es noch etliche Beispiele. Was aber ganz wichtig ist, und was uns die Befragung auf jeden Fall bringt, ist, dass wir enger und effizienter zusammenarbeiten. Ich kann es nicht beziffern, aber das ist sehr wertvoll.”

Auf die Frage hin, ob die Erwartungen an das Produkt erfüllt wurden, antwortet Herr Kittel:

„Merken Sie das nicht? (lacht) Die Lösung ist wirklich toll! Es ist genau diese Mischung aus Vielfalt und Struktur: Am Anfang hat man ein Gerüst, an dem man entlanggeführt wird. Dann kriegt man eigene Ideen und stellt fest, dass man nicht einmal ein neues Tool dafür braucht, sondern die gleiche Lösung weiterhin dafür einsetzen kann. Wir sind wirklich zufriedene Kunden. Ich freue mich jetzt schon darauf, zusammen die nächsten Befragungen zu machen! Und Sie haben einen super Kundendienst, das haben auch nicht alle. Das möchte ich an dieser Stelle nochmal sagen!”