Wir haben mit Wolfgang Hofmann gesprochen, Global Head of Learning & Development bei Octapharma seit 2017.

Octapharma & Honestly - Eine internationale Lösung nach Maß

Die letzte Mitarbeiterbefragung bei Octapharma war bereits einige Jahre her, bevor sich das Unternehmen entschloss, mit der Unterstützung von Honestly eine Umfrage an allen europäischen Standorten durchzuführen. Vornehmlich war der Grund dafür ein wachsendes Bewusstsein, dass die Unternehmensführung ein aktuelles und akkurates Verständnis für das Wohlbefinden, das strategische Alignment und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden braucht, um den Konzern effektiv steuern zu können.

Insgesamt sollten knapp über 4000 Mitarbeitende aus der Schweiz, Schweden, Deutschland, Frankreich und Österreich befragt werden. Davon wiederum sind etwa 30% Mitarbeitende aus Produktion oder produktionsnahen Bereichen, welche nicht über eigene E-Mail-Adressen oder Arbeits-PCs verfügen. Eine weitere wichtige Anforderung war, dass die Umfrage innerhalb eines Rahmens von maximal 40 Fragen wesentliche Informationen abfragt, sich mit früheren lokalen Befragungen ergänzt, nationale Kulturen sowie standortbezogene Unternehmenskulturen berücksichtigt und gleichzeitig einem hohen inhaltlichen Qualitätsanspruch gerecht wird.

Um diesen Anforderungen zu entsprechen hat Octapharma neben dem üblichen Onboarding auch eine Beratung durch Honestlys interne Umfragespezialisten genutzt. So konnten die Anforderungen genau hinterfragt, verstanden und priorisiert werden. Daraus entstand dann in mehreren Iterationen nicht nur ein Fragebogen, der genau die Anforderungen aller Stakeholder erfüllte, sondern auch ein technischer Projektplan, der sich perfekt in die bestehenden Prozesse und Kultur von Octapharma einfügte, um einen reibungslosen Projektstart zu schaffen.

Maßgeschneiderte Umfrage mit 40 Fragen

Bei der Gestaltung des Fragebogens war es wichtig, für alle eher universellen Konzepte wie Mitarbeiterengagement oder “Beziehungen am Arbeitsplatz” möglichst wissenschaftlich validierte Fragen zu verwenden. Gleichzeitig musste es aber auch Octapharma-spezifische Fragen geben, wie zum Beispiel zum Verständnis der Unternehmensstrategie oder zur Evaluation der bestehenden Weiterbildungsangebote im Konzern, die einen wichtigen Teil der Talentstrategie ausmachen und “einfach sitzen” müssen. Nachdem der Fragenkatalog beschlossen war hat sich das Projektteam unter Leitung von Wolfgang Hofmann, Global Head of Learning & Development bei Octapharma seit 2017, noch auf eine abwechslungsreiche Reihenfolge festgelegt, um die Absprungrate zu mindern, und ein aufmerksames Lesen der Fragen zu fördern.

Dabei war besonders wichtig, auch gezielt jene Mitarbeitenden zu befragen, die über digitale Kanäle kaum zu erreichen sind. Die Befragung selbst fand nicht nur per E-Mail, sondern für die KollegInnen ohne E-Mail-Accounts auch über individuelle Links statt, die den Mitarbeitenden entweder randomisiert per Post zugestellt oder durch die örtlichen HR Abteilungen ausgehändigt wurden. Mit einer Umfragebeteiligung von 60% ist man angesichts des gemischten analog-digitalen Modells zufrieden und sieht darin einen gelungen Start.

Produktionsmitarbeitende einfach befragen mit Honestly

Die Möglichkeit auch Mitarbeitende in der Produktion so zu befragen, dass die Antworten schnell und perfekt integriert im zentralen Dashboard dargestellt werden, war einer der ausschlaggebenden Gründe, aus denen sich Octapharma im Einkaufsprozess für Honestly entschieden hat. Doch insgesamt konnte in diesem komplexen Anwendungsfall auch die Flexibilität sowohl der Honestly-Plattform als auch des Beratungsteams überzeugen. “Besonders angesprochen hat uns die hohe technische Flexibilität und die Fähigkeit, sich zu 100% an unsere Bedingungen anzupassen.”, so Hofmann. “Zusätzlich beeindruckt hat uns die hohe Geschwindigkeit und die absolute Klarheit, wer unsere Ansprechpartner sind und wo wir uns aktuell im Projektplan befinden. Die Beratung war stets persönlich und verbindlich, sodass viele Fragen und Anliegen geklärt waren, bevor sie überhaupt zum Problem werden konnten.“

Um möglichst alle Stakeholder bei Octapharma abzuholen, setzte Honestly in Zusammenarbeit mit Octapharma auf ein mixed media Angebot, bei dem neben traditionellen Infomails nicht nur Artikel und FAQ’s, sondern auch leicht verständliche Videos erstellt wurden, um das Projektteam von Octapharma, und damit auch die Mitarbeitenden, abzuholen. Damit sich alle Mitarbeitende bei der Beantwortung wohlfühlen und keine Informationen durch Übersetzungen oder Sprachfähigkeiten verfälscht werden, ist die Befragung in die Landessprachen aller teilnehmenden Länder übersetzt worden. Zusätzlich hat Octapharma intern über ein Intranet, E Mails und mit Unterstützung der örtlichen Betriebsräte die Mitarbeitenden zur Umfrage eingeladen und über das weitere Vorgehen im Anschluss der Befragung informiert.

Vielversprechende Resultate im ersten Anlauf

Doch nicht nur Bestätigung für die bisherige Arbeit gab es, auch Verbesserungspotenziale sind aufgedeckt worden. So wurde zum Beispiel deutlich, dass viele der existierenden Weiterbildungsangebote den Mitarbeitenden nicht ausreichend bekannt waren und zu wenige Unterhaltungen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften über die Gestaltung des Arbeitsplatzes stattfanden. Diese und weitere Handlungsfelder werden nun in den folgenden Monaten von lokalen und internationalen Führungskräften in individualisierten Projekten verbessert. “Wir möchten uns fokussieren und gezielt wenige Verbesserungen angehen, die wir dafür umso schneller und in hoher Qualität umsetzen. Wir waren zunächst besorgt, ob wir einen jährlichen Zyklus schaffen - doch nachdem die Zusammenarbeit so einfach und die Auswertung so schnell war haben wir uns entschlossen sofort ab dem kommenden Jahr doch jährliche Befragungen durchzuführen und unseren Vertrag mit Honestly entsprechend verlängert”, so Hofmann.

Zusätzlich ist in den kommenden Jahren nicht nur geplant, die Umfrage vom europäischen Kontinent auf die alle Octapharma Niederlassungen weltweit auszudehnen, sondern auch die lokalen Niederlassungen mit dem Know-How auszustatten, selbst via Honestly Folgebefragungen durchzuführen. Dem Ziel einer datenbasierten Mitarbeiterorientierung ist Octapharma somit schon ein ganzes Stück näher gekommen.

Fazit

Trotz einiger kultureller und organisatorischer Herausforderungen, ist es uns gelungen eine wirksame und valide Umfrage zu gestalten, mit der Octapharma sich erfolgreich noch weiter in Richtung Mitarbeiterorientierung verändern konnte. Durch den Einsatz individueller Beratung, technischer Lösungen zum Erreichen Arbeitender in der Produktion und der Flexibilität sich auf die Geschichte und Kultur des Unternehmens einzustellen wurde Octapharmas erste Mitarbeiterbefragung seit langer Zeit ein Erfolg.