Die ultimativen Tipps für eine effiziente Meetingkultur

„Meetings sollten wie Salz gehandhabt werden – ein Gewürz, das sorgsam benutzt wird, um ein Gericht zu verfeinern, anstatt es rücksichtslos über jeden Happen zu streuen. Zu viel Salz verdirbt ein Gericht. Zu viele Meetings zerstören Moral und Motivation.“  – Jason Fried

Besprechungen sind genau wie E-Mails quasi unvermeidbar geworden und aus der heutigen Geschäftswelt nicht mehr wegzudenken. Doch wenn man schon nicht um sie herumkommt, kann man Meetings dann wenigstens effektiver gestalten? Mit dieser Fragestellung haben viele Führungskräfte zu kämpfen.

Bevor wir diese Frage jedoch beantworten, sollte man zuerst verstehen, wozu Meetings eigentlich gut sind und warum sie oft zu Missmut der Mitarbeiter führen. Meetings werden angesetzt, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und schlussendlich Prozesse zu optimieren, einer Strategie effektiver zu folgen oder Beziehungen untereinander zu stärken.

Zu viele Meetings hingegen bewirken das genaue Gegenteil. Anstatt Verbesserungen herbeizuführen, schaden sie der Produktivität. Manchmal sogar so enorm, dass paradoxerweise Verbesserungen eher entstanden wären, wenn man rein gar nichts unternommen hätte. Natürlich ist dies eine Übertreibung, doch zumindest deutet es darauf hin, was tatsächlich in der Realität passiert. Die Wahrheit ist, dass Meetings oft mit der naiven Erwartung einberufen werden, dass durch das Treffen mehrerer Interessenvertreter anschließend bestimmte Veränderungen von selbst eintreten. Doch ohne einen zielgerichteten Plan und ein durchdachtes System können die Dinge schnell aus dem Ruder laufen.

Wenn also Ineffizienz die Ursache für die allgemeine Abneigung der Mitarbeiter gegen das M-Wort ist, dann lassen Sie uns ein paar Möglichkeiten diskutieren, genau das umzukehren und Meetings so zu gestalten, dass man sich sogar darauf freuen kann!

Was ist ein effektives Meeting?

Ein effektives Meeting besteht nicht nur darin, pünktlich zu beginnen und zum Abschluss zu kommen sowie wenige und sinnvoll ausgewählte Mitarbeiter einzubeziehen. Dies sind eher oberflächliche Maßnahmen, um die Folgen einer nicht effektiven Meeting-Kultur zu minimieren.

Zunächst einmal sollte ein effektives Meeting die erforderlichen Interessenvertreter zusammenbringen. Es sollte einem eindeutigen Zweck dienen, der von allen Beteiligten verstanden wird, und ein zu erreichendes Ziel verfolgen, das zuvor durch eine Agenda definiert wurde. Es muss Einzelpersonen die Möglichkeit eröffnen, sich zu beteiligen und an interdisziplinäre nDiskussionen teilzunehmen. Und schließlich sollte es Resultate hervorbringen, die mit jenen geteilt werden, die von den entsprechenden Beschlüssen betroffen sein könnten.

Da wir nun wissen, welche Probleme durch Meetings auftreten können und wie ein effektive Meetingkultur aussieht, werfen wir jetzt einen Blick darauf, wie wir sicherstellen können, dass alle Kriterien eines effektiven Meetings auch erfüllt werden.

Durchführung eines effektiven Meetings: Wen Sie einladen sollten.

Lassen Sie uns zunächst Folgendes klarstellen: Es sollte nicht darum gehen, zu viele oder zu wenige Leute zu beteiligen. Die Anzahl ist zweitrangig, solange Sie über die Rolle nachdenken, die jeder Teilnehmende in der Besprechung einnehmen sollte. Überlegen Sie, wer etwas Essenzielles zum gewünschten Ergebnis beitragen kann und in direktem Zusammenhang mit dem eigentlichen Zweck des Meetings steht.

Es sollten definitiv keine Personen an einem Meeting teilnehmen, die nur der Diskussion zuhören möchten. Wenn Beteiligte nichts beizutragen haben, sollte man sie besser nicht einladen. Wenn es nur darum geht, bestimmte Teammitglieder „auf dem Laufenden zu halten“, ist es vollkommen ausreichend, eine E-Mail mit den Notizen des Meetings oder einem entsprechenden Protokoll zu schicken.

Natürlich gibt es je nach Thema Ausnahmen. Abteilungs-/Firmen-Updates sind Meetings mit hauptsächlich informellem Charakter, zu denen alle Mitarbeiter eingeladen werden sollten, auch wenn nicht jeder etwas dazu beizutragen hat. Ebenso können Besprechungen über Umstrukturierungen durchaus mehr Menschen betreffen als die angedachten Teilnehmenden. Die Kommunikation per E-Mail kann in diesem Fall, je nachdem wie vertraulich oder maßgeblich diese Änderungen sind, taktlos erscheinen. In diesen Fällen sollten Sie stattdessen ein persönliches Gespräch in Betracht ziehen.

Durchführung eines effektiven Meetings: Definition des Zwecks

Was wollen Sie erreichen und wird dazu ein Meeting überhaupt benötigt? Darüber nachzudenken, kann Ihnen viel Mühe und Zeit ersparen.

Ein Meeting sollte nicht nur deshalb einberufen werden, weil es etwas zu besprechen gibt. Benötigen Sie den Input anderer, um eine Entscheidung zu treffen? Sollte das Thema in einem Brainstorming erörtert werden? Möchten Sie verschiedene Teams zu einem bestimmten Zweck zusammenführen? Schreiben Sie hierzu die Tagesordnung und das Ziel des Meetings auf die Einladung, sodass alle Teilnehmenden die Intention der Besprechung klar erkennen können. Sie sollten niemals eine Einladung zu einem Meeting ohne Betreff oder mit vagen Formulierungen wie „Update“ oder „Wir müssen reden“ versenden. Dies führt nur zu Verwirrung oder womöglich auch zu Stress und Nervosität.

Außerdem sollten Sie die Teilnehmenden darüber informieren, falls etwas im Voraus vorbereitet oder zum Meeting mitgebracht werden muss – vergessen Sie bitte nicht, einige Stunden vorher eine Erinnerung zu senden. Es gibt nichts Unangenehmeres, als in ein Meeting zu kommen und dann zu bemerken, dass wichtige Informationen fehlen.

Durchführung eines effektiven Meetings: Verhaltensregeln

Selbst mit den richtigen Mitarbeitern und klar definiertem Zweck und Ziel können Meetings dennoch schiefgehen. Deshalb ist es wichtig, dass einige Regeln von Anfang an festgelegt und vereinbart werden. Im Folgenden haben wir eine Liste möglicher Regeln zusammengestellt, die zu einer effektiveren Meetingkultur beitragen können:

Keine Idee ist eine schlechte Idee.

Manchmal äußern sich Personen während eines Meetings nicht, weil sie davon ausgehen, dass ihre Ideen nicht gut genug sind oder dass das Ansprechen eines Sachverhalts eine Repressalie oder eine peinliche Situation nach sich ziehen könnte. Schaffen Sie diese Befürchtungen aus der Welt, indem Sie den Sachverhalt direkt aufklären und sicherstellen, dass jede Idee wichtig sein kann und wert ist, darüber nachzudenken – so schaffen Sie eine Atmosphäre des Vertrauens und Respekts.

Es ist keine One-Man-Show.

Einige Menschen verhalten sich gegenteilig und hören sich gern selbst reden. Sie melden sich mehr zu Wort als alle anderen und vereinnahmen oftmals das gesamte Gespräch. Da ein Meeting am effektivsten ist, wenn alle Teilnehmenden gleichermaßen dazu beitragen, werden Sie auch diese Art von Verhalten ansprechen müssen. Dies sollte natürlich respektvoll geschehen, indem Sie die Beiträge und den Enthusiasmus des Einzelnen anerkennen, bevor Sie die Diskussion zügig und bestimmt in eine andere Richtung lenken.

Bleiben Sie fokussiert.

Es ist normal, dass im Laufe einer Diskussion verschiedenste Themen auftauchen können. Konzentrieren Sie sich jedoch auf die eigentliche Thematik des Meetings und erstellen Sie einen sogenannten „Parkplatz“ auf einem Whiteboard oder Bildschirm, auf dem gewisse Themenexkurse festgehalten werden. Die Idee des Parkplatzes besteht darin, abschweifende Themen zwar anzuerkennen, jedoch zunächst hintanzustellen, um sie später nach der Besprechung, falls nötig, wieder aufzugreifen und zu diskutieren. Verschwenden Sie nicht die Zeit aller, indem Sie zu stark von den Kernpunkten des Meetings abweichen.

Keine Smartphones und Co.

Manchmal ist die Versuchung, während eines Meetings nach Neuigkeiten in unseren Telefonen oder Laptops zu schauen, zu groß – vor allem, wenn man selbst nicht die Person ist, die das Gespräch führt. Um dieser Ablenkungsquelle vorzubeugen, könnten Sie beispielsweise Laptops und/oder Telefone komplett aus dem Meeting verbannen. Wenn jemand wirklich unter Termindruck steht, könnten Sie dieser Person auch gestatten, das Meeting vorzeitig zu verlassen und sich anschließend über die zentralen Ergebnisse des Gesprächs in den Meetingnotizen oder einem Protokoll zu informieren.

Zusammenfassen vor dem Abschluss

Ein guter Weg, um sicherzustellen, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor das Meeting beendet wird, ist es, die Diskussion in wenigen Punkten zusammenzufassen. Verteilen Sie nach dem Meeting eventuell Aufgaben, um den Prozess zu beschleunigen.

Seien Sie pünktlich!

Eine Grundregel sollte sein, dass Meetings stets pünktlich beginnen und enden. Warten Sie nicht auf eine Person, die zu spät kommt. Dadurch werten Sie die Zeit derer ab, die richtig priorisiert haben und wie geplant erschienen sind. Sie müssen den Verspäteten nicht öffentlich brüskieren oder bestrafen (besonders, wenn er einen guten Grund hat und nicht notorisch zu spät kommt). Zeigen Sie einfach, dass Sie sich um diejenigen kümmern, die bereits anwesend sind, indem Sie zur vorher festgelegten Zeit beginnen.

Meetings können die Kommunikation verbessern und unter anderem ein Katalysator für positive Veränderungen sein – doch Sie müssen sie effektiv planen, durchführen und natürlich die erzielten Ergebnisse bestmöglich nutzen und/oder umsetzen.