13 Beispielfragen für Ihre nächste Offboarding-Umfrage und wie Sie diese effektiv durchführen

Ihr Mitarbeiter beschließt also, das Unternehmen zu verlassen und sich beruflich neu zu orientieren? Oder eine berufliche Auszeit zu nehmen? Oder Sie beschließen, dass es für jemanden an der Zeit ist, sich anderswo nach neuen Herausforderungen umzusehen?

Unabhängig davon, ob die Kündigung bedauerlich ist oder nicht, können Offboarding-Befragungen wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie Sie Angestellte besser an das Unternehmen binden und ihnen helfen, ihr wahres Potenzial zu entfalten.

In diesem Artikel geben wir Ihnen 13 Beispielfragen an die Hand, die in einer solchen Umfrage gestellt werden sollten, und gehen auf die Erkenntnisse ein, die Sie dadurch gewinnen.

Außerdem finden Sie unten zwei E-Mail-Vorlagen, die Ihnen helfen, höhere Antwortraten zu erzielen, und erfahren, wie Sie Umfragen am besten durchführen.

13 Beispielfragen für die Offboarding-Mitarbeiterbefragung

Lassen Sie uns die 13 Musterfragen, die Sie immer in Ihre für Umfragen nach einer Kündigung aufnehmen sollten, näher betrachten.

Sie stammen aus unserer Vorlage für die Offboarding-Befragung von Mitarbeitenden.

Die Offboarding-Vorlage finden Sie auch direkt in Honestly. Erstellen Sie dazu eine neue Umfrage und importieren Sie die Fragen aus der entsprechenden Vorlage.

1. Welche der folgenden Faktoren haben Ihre Entscheidung, die Organisation zu verlassen, mit beeinflusst?

Mit dieser Multiple-Choice-Frage sollen spezifische Auslöser für die Mitarbeiterfluktuation aufgedeckt werden. Dazu gehört bspw. die Unzufriedenheit mit dem Management, dem Leistungspaket oder den beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten – um nur einige zu nennen.

Warum Sie das interessiert: Einem kürzlich veröffentlichten Gallup-Bericht zufolge könnten Unternehmen die Fluktuation um 42 % senken, wenn sie diese zugrundeliegenden Ursachen verstehen und entsprechend handeln.

2. Was mochten Sie an Ihrem Job am meisten?

Sie können diese offene Frage stellen, um positive Elemente der Mitarbeitererfahrung zu ermitteln.

Warum Sie das interessiert: Wenn Sie wissen, was Ihre Mitarbeiter:innen schätzen, können Sie Ihre Strategien zur Mitarbeiterbindung verbessern. Außerdem gewinnen Sie im Einstellungsverfahren eher neue Talente, wenn Sie diese Aspekte hervorheben.

3. Die Organisation hat es geschafft, meine Kenntnisse und Fähigkeiten gut einzusetzen.

Mit dieser Frage wird überprüft, ob die Mitarbeitenden das Gefühl haben, ihre Fähigkeiten während ihrer Zeit im Unternehmen voll genutzt zu haben.

Warum Sie das interessiert: Das Gefühl, ihre Fähigkeiten optimal genutzt zu haben, verbessert die Arbeitsmoral und die Zufriedenheit Ihrer Angestellten. Eine unzureichende Förderung hingegen führt zur Abwanderung von Fachkräften. McKinsey hat zudem herausgefunden, dass Unternehmen die Produktivität ihrer Belegschaft durch eine optimierten Einsatz von Fachkräften um 25 % steigern können.

4. Ich wurde für meine Arbeit in der Organisation gut bezahlt.

Diese Frage bewertet die Zufriedenheit der Arbeitnehmer:innen mit dem Vergütungspaket.

Warum Sie das interessiert: Das Gehalt ist nach wie vor ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterbindung. Laut der oben zitierten Gallup-Studie hängen 30 % der vermeidbaren Fluktuation mit der Vergütung und den Unternehmensleistungen zusammen.

Darüber hinaus ergab die PwC Financial Wellness Survey 2023, dass sich finanzieller Stress negativ auf die Produktivität und das Engagement auswirkt.

5. Ich wurde von meinem Vorgesetzten fair behandelt.

Stellen Sie diese Frage, um zu ermitteln, ob die Mitarbeiter:innen sich durch das Management fair behandelt gefühlt haben.

Warum Sie das interessiert: Eine faire Behandlung durch Vorgesetzte steht in Zusammenhang mit Vertrauen und Loyalität. Mitarbeitende, die zum Beispiel der Meinung sind, dass Beförderungen fair vergeben werden, sind mit fast 19 % höherer Wahrscheinlichkeit bereit, sich für ihr Unternehmen zu engagieren.

6. Wie oft haben Sie Anerkennung für Ihre Arbeit bekommen?

Diese Frage gibt Aufschluss darüber, wie häufig sich Ihre Angestellten von ihren Vorgesetzten und Kolleg:innen geschätzt fühlen.

Warum Sie das interessiert: Menschen wollen das Gefühl haben, dass ihr Beitrag anerkannt wird; wenn das nicht der Fall ist, kündigen sie oft. Studien haben gezeigt, dass 79 % der Mitarbeitenden, die das Unternehmen verlassen, dies u. a. aus Mangel an Wertschätzung tun.

7. Ich habe mich bei der Arbeit sicher gefühlt.

Die Frage bewertet die Sicherheit am Arbeitsplatz. Physisch und psychisch.

Warum Sie das interessiert: Mitarbeiter:innen, die sich am Arbeitsplatz nicht sicher fühlen, verlassen mit höherer Wahrscheinlichkeit das Unternehmen. Eine groß angelegte Studie der Boston Consulting Group ergab, dass die Fluktuationsrate an psychologisch sicheren Arbeitsplätzen bei nur 3 % liegt.

8. Auf einer Skala von 1 bis 5, wie gut wurden Sie für Ihren Job geschult?

Die Frage bewertet die Qualität und die Angemessenheit der berufsbezogenen Einarbeitung und Schulung.

Warum Sie das interessiert: Mitarbeiter:innen, die nicht ausreichend geschult werden, können mit den Anforderungen ihrer Arbeit oft nicht Schritt halten. Das verringert ihre Produktivität und untergräbt die Arbeitsmoral.

9. Wie einfach war es in Ihrer Position in der Organisation, Ihr persönliches Leben mit Ihrem Arbeitsleben unter einen Hut zu bekommen?

Mit dieser Frage wird die Work-Life-Balance gemessen, ein Schlüsselfaktor für die Zufriedenheit und Bindung von Arbeitnehmenden.

Warum Sie das interessiert: Eine schlechte Work-Life-Balance kann zu Burnout führen, was laut 95 % der Personalverantwortlichen der Hauptgrund für die Fluktuation von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ist. Angestellte, die mit ihrer Work-Life-Balance unzufrieden sind, sind zudem weniger engagiert und folglich auch weniger produktiv.

10. Auf einer Skala von 1 bis 5, wie gut waren Ihre Chancen für einen beruflichen Aufstieg in der Organisation.

Mit dieser Frage wird beurteilt, wie die Befragten die beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten einschätzen.

Warum Sie das interessiert: Mangelnde Entwicklungsmöglichkeiten sind einer der Hauptgründe, warum Arbeitnehmer:innen das Unternehmen verlassen.

Der Workplace Learning Report 2018 von LinkedIn ergab, dass 94 % der Mitarbeitenden gerne in ihrer derzeitigen Position bleiben würden, wenn ihnen bessere Weiterbildungsmöglichkeiten geboten würden.

Darüber hinaus ist es für Unternehmen, die über solide Fortbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten verfügen, leichter, neue Talente zu gewinnen – wie 83 % der Personalverantwortlichen angaben.

11. Was könnte die Organisation ändern, um Sie unter Umständen zum Bleiben zu überreden?

Diese offene Frage hilft Ihnen, Schlüsselaspekte zu identifizieren, um die Mitarbeiterbindung maßgeblich zu verbessern.

Warum Sie das interessiert: Machen wir uns nichts vor: Es ist unwahrscheinlich, dass Sie einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in diesem Stadium davon abhalten können, das Unternehmen zu verlassen. Aber Sie können andere davon abhalten, zukünftig in diese Fußstapfen zu treten.

12. Auf einer Skala von 0 bis 10, wie wahrscheinlich ist es, dass Sie diese Organisation als Arbeitgeber weiterempfehlen werden?

Mit dieser Frage wird die Loyalität der Mitarbeiter:innen anhand des Net Promoter Scores (NPS) gemessen. Um den Wert zu berechnen, ziehen Sie die Anzahl der Kritiker (Punktzahl 1 bis 6) von der Anzahl der Befürworter (Punktzahl 9 bis 10) ab.

Warum Sie das interessiert: Ein hoher NPS weist auf eine hohe Zufriedenheit hin und korreliert mit einer guten Mitarbeiterbindung. Angestellte wären nicht bereit, für Ihr Unternehmen zu bürgen, wenn sie nicht zufrieden wären.

13. Haben Sie weitere Anmerkungen oder Vorschläge, wie sich die Organisation verbessern könnte?

Diese offene Frage regt den Befragten zu Rückmeldungen über mögliche Verbesserungen an, die durch die bisher gestellten, strukturierten Fragen nicht erfasst werden konnten.

E-Mail-Vorlage für Offboarding-Umfragen

Seien wir ehrlich: Eine Offboarding-Befragung auszufüllen, ist möglicherweise das letzte, was der oder die Mitarbeiter:in noch tun möchte – insbesondere dann, wenn die Entscheidung, das Unternehmen zu verlassen, nicht selbst gefällt wurde.

Deshalb kann die Art und Weise, wie Sie zur Teilnahme an der Umfrage einladen, den Unterschied ausmachen, ob Sie viel konstruktives Feedback erhalten oder gar keines.

Wir haben zwei Vorlagen erstellt, die Sie verwenden können, um die Antwortquote zu erhöhen.

E-Mail-Vorlage „Selbst gekündigt“

Der Ton dieser Vorlage ist weniger förmlich. Passen Sie die Vorlage ggf. an die Umstände und Ihre Organisationskultur an.

Betreff: Wir würden uns über Ihr Feedback freuen, bevor Sie gehen! (Offboarding-Umfrage)

Sehr geehrter [Name des Mitarbeitenden],

da sich Ihre Zeit bei [Name des Unternehmens] dem Ende zuneigt, würden wir uns freuen, wenn Sie uns Ihre Meinung über Ihre Erfahrungen hier mitteilen würden. Ihr ehrliches Feedback ist sehr wertvoll und wird uns helfen, [Name des Unternehmens] zu einem besseren Arbeitsplatz zu machen.

Wir haben eine kurze Offboarding-Befragung zusammengestellt:

• Umfrage-Link: [Umfragelink einfügen]
• Benötigte Zeit: etwa 10 Minuten
• Abgabe bis: [Datum einfügen, 1-2 Tage vor dem letzten Tag]

Die Teilnahme ist völlig freiwillig, aber wir wären Ihnen sehr dankbar, wenn Sie sich die Zeit nehmen könnten, den Fragebogen auszufüllen.

Ihre Antworten werden natürlich vertraulich behandelt!

Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an [Name der HR-Kontaktperson] unter [E-Mail der HR-Kontaktperson].

Vielen Dank für alles, was Sie für [Name des Unternehmens] geleistet haben. Wir wünschen Ihnen alles Gute für Ihr nächstes Abenteuer!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

HR-Team

E-Mail-Vorlage „Gekündigt worden“

Da der Mitarbeitende nicht selbst entschieden hat, das Unternehmen zu verlassen, ist er gerade möglicherweise stark belastet. Um dies zu respektieren und eine weitere Verärgerung oder Kränkung zu vermeiden, haben wir diese Vorlage etwas formeller gestaltet.

Betreff: Bitte um Ihr Feedback – Offboarding-Umfrage

Sehr geehrter [Name des Mitarbeitenden],

da sich Ihre Zeit bei [Name des Unternehmens] dem Ende zuneigt, möchten wir Sie einladen, an unserer Umfrage teilzunehmen. Wir verstehen, dass dies eine herausfordernde Zeit ist, und wir schätzen Ihr ehrliches Feedback über Ihre Erfahrungen mit uns sehr.

Ihre Erkenntnisse werden uns entscheidend dabei helfen, unsere Praktiken und Vorgehensweisen zu verbessern. Wir versichern Ihnen, dass Ihre Antworten streng vertraulich behandelt werden.

Details zur Umfrage:

• Link zur Umfrage: [Link zur Umfrage hier einfügen]
• Benötigte Zeit: 15 bis 20 Minuten
• Frist: [Datum einfügen, in der Regel innerhalb von 1 Woche nach dem letzten Arbeitstag]

Die Teilnahme ist zwar freiwillig, aber wir schätzen Ihren Input sehr. Ihr Feedback leistet einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung des künftigen Arbeitsumfeldes bei [Name des Unternehmens].

Wenn Sie Fragen haben oder Hilfe bei der Umfrage benötigen, wenden Sie sich bitte an [Name der HR-Kontaktperson] unter [E-Mail der HR-Kontaktperson].

Wir danken Ihnen für die Zeit, die Sie bei [Name des Unternehmens] verbracht haben, und wünschen Ihnen alles Gute für Ihre zukünftigen Aufgaben.

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr Name]

Personalabteilung

[Name des Unternehmens]

Profi-Tipps für die Durchführung von Offboarding-Befragungen

Butter bei die Fische: Exit-Umfragen oder Interviews nach einer Kündigung sind nicht gerade einfach durchzuführen.

Viele Mitarbeitende haben sich in diesem Stadium bereits so sehr von ihrer Rolle im Unternehmen entfremdet, dass es sie nicht mehr interessiert, von welcher Seite die Kündigung ausgesprochen wurde. Andernfalls kann es auch sein, dass ihre Reaktionen sehr negativ ausfallen.

Im Folgenden finden Sie sieben bewährte Taktiken, die Ihnen helfen werden, das Beste aus den Umfragen herauszuholen:

✅ Versenden Sie die Umfrage zwei bis drei Wochen vor dem letzten Arbeitstag. Fragen Sie nach einer Woche und ggf. nach einigen weiteren Tagen erneut nach. Als ich meine letzte Stelle verließ, habe ich erst auf die dritte E-Mail geantwortet.

✅ Halten Sie die Umfrage kurz: höchstens zehn bis zwölf Fragen. Wenn die Beantwortung mehr als zehn bis 15 Minuten in Anspruch nimmt, macht sich der ausscheidende Mitarbeitende vielleicht gar nicht erst die Mühe oder gibt nichtssagende Antworten – vor allem bei offenen Fragen.

✅ Versichern Sie dem Angestellten, dass seine Antworten vertraulich behandelt und keine Auswirkungen auf seine künftigen Referenzen haben werden. Nur so erhalten Sie wirklich ehrliches Feedback.

✅ Automatisieren Sie Umfragen. Wenn Ihr Umfragetool nicht mit Ihrem HR-System verbunden ist, können Sie Zapier verwenden, um automatisch Umfragen zu versenden, sobald eine Kündigung eingereicht wird. In professionellen Tools wie Honestly können Sie automatisch eine Offboarding-Befragung auslösen, wenn ein Mitarbeitender das Unternehmen verlässt.

✅ Verwenden Sie KI, um die Antworten der Mitarbeiter:innen hinsichtlich gemeinsamer Themen zu analysieren. Immer mehr Umfragetools, darunter auch Honestly, bieten diese Möglichkeit.

✅ Vergleichen Sie die Antworten mit anderen Umfrageergebnissen, um ein tieferes Verständnis der zugrundeliegenden Probleme zu erhalten. Selektieren Sie zum Beispiel Angestellte, die negative NPS-Werte angeben, und analysieren Sie dann deren Antworten auf Zufriedenheits-, Engagement- und Gesundheitsumfragen, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen.

✅ Suchen Sie das persönliche Gespräch mit ausgewählten Mitarbeitenden – entweder nach dem Zufallsprinzip oder um bestimmte Themen zu analysieren, die in der Offboarding-Umfrage angesprochen wurden.

FAQs zur Offboarding-Umfrage

Lassen Sie uns abschließend einige häufig gestellte Fragen zu Mitarbeiterbefragungen beantworten!

Was ist eine Offboarding-Befragung?

Eine Mitarbeiterbefragung zum Ausscheiden aus dem Unternehmen, auch bekannt als Kündigungsfragebogen, ist ein Instrument, mit dem Feedback von Angestellten eingeholt werden kann, die das Unternehmen verlassen.

Es hilft den Unternehmen, …

• die Gründe für das Ausscheiden des Mitarbeitenden zu verstehen,
• die Gesamterfahrung des Mitarbeitenden mit dem Unternehmen zu bewerten,
• wertvolle Einblicke in die Unternehmenskultur, das Management und das Arbeitsumfeld zu gewinnen und
• Verbesserungsmöglichkeiten innerhalb der Organisation zu identifizieren.

Warum sind Exit-Befragungen von Arbeitnehmer:innen wichtig?

Offboarding-Umfragen bieten wertvolle Erkenntnisse, die Sie aktiv nutzen können.

• Bessere Mitarbeiterbindung: Wenn Sie die Gründe für die Abwanderung von Mitarbeitenden verstehen, können Sie die Probleme angehen und die Fluktuation in Zukunft verringern.
• Erkennen von systemischen Problemen: Muster in den Antworten können auf zugrundeliegende Probleme im Management, in Richtlinien oder in Prozessen hinweisen.
• Ehrliches Feedback: Ausscheidende Mitarbeiter:innen fühlen sich oft wohler, offen über ihre Erfahrungen zu berichten, als andere Angestellte.
• Verbesserung des Einstellungsprozesses und des Onboardings: Erkenntnisse aus Exit-Befragungen können zu besseren Einstellungs- und Onboarding-Prozessen führen.
• Positive Beziehungen: Eine gut durchgeführte Offboarding-Umfrage zeigt, dass das Unternehmen die Meinung des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin schätzt und hinterlässt möglicherweise einen positiven letzten Eindruck.

Was sind die Nachteile von Mitarbeiterbefragungen?

Exit-Befragungen sind zwar wertvolle Instrumente, haben aber auch einige potenzielle Nachteile:

• Emotionale Verzerrung: Die Mitarbeitenden sind möglicherweise emotional aufgewühlt, wenn sie das Unternehmen verlassen, was ihre Antworten ggf. verzerrt.
• Mangelnde Offenheit: Mitarbeiter:innen geben möglicherweise kein ehrliches Feedback, weil sie fürchten, letzte Verbindungen zum Unternehmen oder Kolleg:innen zu zerstören oder schlechte Referenzen zu erhalten.
• Bindet Ressourcen: Die Durchführung und Auswertung von Exit-Befragungen bedeutet für die Personalabteilungen einen erheblichen Aufwand, selbst wenn sie moderne Feedback-Tools wie Honestly einsetzen.
• Verspätete Erkenntnisse: Bis Probleme durch Umfragen ermittelt werden, haben wertvolle Mitarbeiter:innen möglicherweise bereits das Unternehmen verlassen.
• Probleme mit der Antwortquote: Ausscheidende Angestellte sind möglicherweise nicht immer motiviert, die Umfrage auszufüllen, was zu niedrigen Antwortquoten führt.

Fazit

Mitarbeiterbefragungen nach einer Kündigung scheinen sich nicht immer zu lohnen, vor allem, wenn der oder die betreffende Angestellte plötzlich ohne Arbeit dasteht.

Aber betrachten Sie die Sache einmal aus diesem Blickwinkel: Je gründlicher Sie solche Befragungen durchführen, desto weniger Arbeit müssen Sie sich in Zukunft machen. Sicher, Sie können nicht verhindern, dass Mitarbeitende in den Ruhestand gehen oder ihre Karriere unterbrechen. Aber die Erkenntnisse aus der Umfrage werden Ihnen helfen, die restlichen Angestellten zu unterstützen und die wertvollsten Mitarbeiter länger an Ihr Unternehmen zu binden.

Wenn Sie mehr über Honestly und alle verfügbaren Umfragevorlagen erfahren möchten, fordern Sie jetzt Ihre Demo an!