Mitarbeitergespräch – 9 ultimative Tipps für eine erfolgreiche Gesprächsführung

Das Mitarbeitergespräch ist das wichtigste Instrument der Personalführung. Es bietet viele Chancen, hält aber auch einige Fallstricke bereit. Wie Sie diese umgehen, effektive Lösungen herbeiführen und Ihre Führungsqualitäten verbessern: Diese 9 Tipps machen Sie zum souveränen Gesprächsprofi.

Definition Mitarbeitergespräch: Instrument der Personalführung; findet in regelmäßigen und unregelmäßigen Abständen, geplant/vereinbart oder ungeplant zwischen Führungskraft und Mitarbeiter statt. Insbesondere die formellen Mitarbeitergespräche sind u.a. vom Ineinandergreifen der Variablen Zielvermittlung und Feedback gekennzeichnet.

Ob im Beruf oder privat, wir führen sie ständig – Gespräche. Doch so alltäglich und selbstverständlich das sich Unterhalten auch sein mag: Eine gute Gesprächsführung muss gelernt sein. Denn die Art und Weise wie wir kommunizieren bestimmt unser Leben. Durch Kommunikation können Absprachen getroffen, Beziehungen aufgebaut und Probleme gelöst werden. Kurzum: Ein Miteinander wird erst durch das Miteinandersprechen möglich. 

Das gilt natürlich auch für den betrieblichen Alltag. Darum ist das Mitarbeitergespräch eines der wichtigsten Instrumente im Repertoire einer Führungsperson. Gekonnt ein- und umgesetzt bietet es die Möglichkeit mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu treten, Kurskorrekturen vorzunehmen und die Weichen für einen reibungslosen Arbeitsablauf zu stellen.

Durch den Dialog mit Ihren Mitarbeitern vermindern Sie das Risiko von Fehleinschätzungen, erzielen echte Problemlösungen und vermeiden Konflikte.

Und das führt uns direkt zum obersten Gebot des Mitarbeitergesprächs:

1. Dialog statt Monolog – Oder: die Kunst des Zuhörens

“Selbstgespräche haben den Vorteil, dass man immer zu Wort kommt.” Oliver Goldsmith

…Aber den schwerwiegenden Nachteil, dass man keine neuen Informationen gewinnt. Egal, ob es sich um Zielvereinbarungs-, Beurteilungs-, oder Konfliktgespräche handelt: Sinn und Zweck Ihrer Zusammenkunft ist der Austausch. Entwickelt sich das Mitarbeitergespräch also immer mehr zum Selbstgespräch, laufen Sie Gefahr, dass es als lästige Pflichtveranstaltung wahrgenommen wird und verpatzen somit die Chance auf echte Problemlösungen.

Der Ausweg aus der Misere? Reden und reden lassen.

Vermeiden Sie Unterbrechungen

Warten Sie bis Ihr Gegenüber seinen Gedanken zu Ende ausgeführt hat. Helfen Sie nicht mit der Vollendung oder Ergänzung von Sätzen, fallen Sie nicht ins Wort

Fragen Sie nach

So bekunden Sie Interesse, können Missverständnisse vermeiden und klären, ob Sie alles richtig verstanden haben

Achten Sie auf Ihre Körperhaltung

Seien Sie Ihrem Gesprächspartner zugewandt, halten Sie Augenkontakt und versuchen Sie es mal mit einem Lächeln. Ganz wichtig: Der Blick auf die Uhr oder das Trommeln mit den Fingern auf den Tisch senden falsche Signale

Fassen Sie die Kernaussagen in eigenen Worten zusammen

Das hilft zur Strukturierung des Gesprächs, zeigt, dass Sie Ihrem Gegenüber aktiv zugehört haben und sichert wichtige Aussagen und Erkenntnisse

Achten Sie auf gleichmäßig verteilte Gesprächsanteile

Achtung: Monlog-Gefahr, nichts ist in einem Gespräch langweilender und frustrierender als niemals selbst zu Wort zu kommen

Schenken Sie Ihre volle Aufmerksamkeit

Das wohl größte Geschenk ist Ihre volle Aufmerksamkeit. Was Sie als nächstes fragen oder antworten oder was Sie später zu Mittag essen – all das sind Gedanken, die Sie solange Ihr Gesprächspartner spricht beiseite schieben.

Merke: Richtiges Zuhören, ausreden lassen und dem Gegenüber Gesprächszeit einräumen sind das A und O eines effektiven Mitarbeitergesprächs und bestimmen den Gesprächsausgang maßgeblich.

2. Gut vorbedacht – schon halb gemacht 

Eine gute Gesprächsvorbereitung ist die halbe Miete – und doch wird sie oft unterschätzt. Nimmt man sich im Vorfeld ein paar Minuten Zeit, zahlt sich dies im Gespräch um ein Vielfaches aus. Das Ordnen und Festhalten Ihrer Gedanken verleiht Ihnen Sicherheit und Souveränität. So tragen Sie Sorge, dass das Mitarbeitergespräch zielgerichtet und lösungsorientiert verläuft.

Ziel

Was ist das Ziel des Gespräches? Was wollen Sie erreichen und warum?

Strategie

Wie wollen Sie das Ziel erreichen?

Reaktion

Mit welchen Reaktionen ist zu rechnen? Wie reagieren Sie adäquat? 

Schwierigkeiten

Sind schwierige Situationen/Meinungsverschiedenheiten zu erwarten? Gibt es einen Plan B?

Abschluss: 

Was passiert nach dem Gespräch? Was ist der Ausblick?

Und ganz wichtig: Beschaffen Sie sich alle nötigen Daten, Fakten und Zahlen. Seien Sie informiert, denn die Verantwortung für den Gesprächsverlauf liegt bei Ihnen.

Merke: Ein schriftlich festgehaltener Leitfaden dient Ihnen als Kompass und Orientierungshilfe während des Mitarbeitergesprächs. Es ermöglicht Ihnen Flexibel zu bleiben ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren.

3. Geben Sie Ihrem Mitarbeiter die Chance sich vorzubereiten

Eine mündliche Einladung ohne Vermerk des Anlasses und das womöglich erst 30 Minuten vor angesetztem Beginn des Mitarbeitergesprächs wird vor allem eines zur Folge haben: Einen völlig überrumpelten Mitarbeiter, der sich – zu Recht – in die Ecke gedrängt fühlt. Ihm Gegenüber: der gut informierte und vorbereitete Vorgesetzte. Ein Gespräch auf Augenhöhe sieht anders aus. Eins zu null für den Vorgesetzten, für den es nun ein Leichtes sein wird sein Ziel zu erreichen und seine Interessen durchzusetzen. Weit gefehlt, denn ein wirklich lösungsorientiertes und zielführendes Mitarbeitergespräch kommt nur durch gut vorbereitete Gesprächspartner zustande.

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Sie mit und nicht gegen Ihre Angestellten arbeiten! Geben Sie also Ihrem Mitarbeiter die Chance sich ebenfalls angemessen vorzubereiten. Setzen Sie Ihn früh genug über das anstehende Gespräch in Kenntnis und teilen Sie ihm Anlass sowie Ziel offen mit. Fordern Sie Ihn auf sich Gedanken zu machen und sich vorzubereiten. Eine gern gesehene Hilfestellung sind Fragebögen oder Leitfäden, die Sie Ihrem Mitarbeiter an die Hand geben können.

Merke: Beweisen Sie wahrhafte Führungsqualität und überrumpeln Sie Ihre Mitarbeiter nicht. Gestehen Sie ihm die nötige Zeit zur Vorbereitung zu. Davon profitieren beide Seiten!

4. Wählen Sie eine angemessene Gesprächsumgebung

Zum Vieraugengespräch zitiert zu werden weckt in vielen Mitarbeitern per se Unbehagen – immerhin handelt es sich beim Vorgesetzten um eine Autoritätsperson. Die Beschaffenheit der Umgebung kann dieses Unbehagen verstärken – oder mildern. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich bewusst werden, dass auch dieser Faktor Einfluss auf den Verlauf des Mitarbeitergesprächs hat. Wir haben für Sie die wichtigsten Dos & Don’ts zusammengestellt.

Dos:

• Wählen Sie ein ruhige Gesprächsumgebung
• Stellen Sie eine kleine Bewirtung bereit – das bringt Wertschätzung zum Ausdruck
• Setzen Sie sich an einen Tisch. Das hat nicht nur einen praktischen Nutzen (man kann Dinge notieren, darauf abstellen) sondern bietet vor allem ein Gefühl von Sicherheit und Schutz
• Sorgen Sie für faire Sitzgelegenheiten – eine Sitzecke im Büro ist optimal

Don’ts:

• Setzen Sie sich nicht frontal gegenüber – das kann bedrohlich wirken
• Vermeiden Sie Unterbrechungen – keine Anrufe, keine Beantwortung von Emails
• Personen, die keine Gesprächsteilnehmer sind haben zum Zeitpunkt des Mitarbeitergesprächs nichts im Raum zu suchen

Merke: Durch die Wahl des Ortes können Gesprächshemmungen seitens des Mitarbeiters abgebaut werden. So erreichen Sie, dass ehrliche Kritik des Mitarbeiters ausgesprochen und angebracht wird.

5. Der Ton macht die Musik – klare Aussagen, positive Ausdrucksweise

Man spricht nicht umsonst von der “Macht des Wortes”: Ein und dieselbe Botschaft kann anders verpackt (genauer: formuliert) ganz unterschiedliche Reaktionen hervorrufen. Sich dessen gewahr zu werden und die richtige Ausdrucksweise zu beherrschen ist die Königsdisziplin guter Führung. Denn nicht selten sind es Feinheiten, gewisse Vokabeln, derer Wirkung oder fälschlicher Verwendung man sich gar nicht bewusst ist, die einen bedeutenden Unterschied machen.

Gerade im Arbeitsalltag, der geprägt ist von Kooperation und Koordination, können Sie sich Missverständnisse, die durch unklare Absprachen entstehen, nicht leisten. Untersucht man genauer, was der Grund für die Unklarheiten ist, findet man Motive wie: “Ich will mein Gegenüber nicht vor den Kopf stoßen” oder “Ich will nicht zu herrisch sein”, “Ich will nicht zu fordernd sein” und so weiter und so fort. Vermeintliche Höflichkeiten und böse Konjunktive sind der Killer eines reibungslosen Arbeitsablaufs.

Durch klare Aussagen und eine positive Ausdrucksweise erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern das Leben. Deswegen streichen Sie folgendes Vokabular aus Ihrem Wortschatz:

“Demnächst, Manchmal, In ein paar Tagen, Zeitnah” stattdessen: Klare Daten und Uhrzeiten, genaue Deadlines. Und bei der Aufstellung dieser realistisch bleiben

“Alle, Viel, Etwas, Ein bisschen, Ein paar” stattdessen: Konkrete Mengenangaben, z.B “Ich werde x Stunden benötigen”,

“Man, Ungefähr, Wahrscheinlich, Hoffen, Glauben, Versuchen” stattdessen: Im Präsens bleiben, Verantwortung übernehmen

“Wäre, Würde, Hätte, Wollte, Könnte, Müsste” stattdessen: Klartext reden und Höflichkeitsfloskeln vermeiden

“Ja, aber…, Nie, Schon wieder, Nicht schlecht, Immer” stattdessen: Eindeutig loben, keine versteckten Vorwürfe, Positiv formulieren

Tipp: Formulieren Sie Ihre Anliegen in Ich-Botschaften. Diese Kommunikationsform nimmt gerade Konfliktgesprächen das Eskalationspotential

6. Feedback geben – so geht es richtig

Das Mitarbeitergespräch ist die optimale Gelegenheit Ihren Mitarbeitern in einer ruhigen Umgebung konstruktives Feedback zu geben. Jedoch ist dies leichter gesagt als getan. Grund dafür: Bei der Äußerung von Feedback schwingt auch immer eine Form der Kritik mit. Mit der Äußerung von Feedback können Sie noch so gute Absichten verfolgen, drücken Sie es nicht richtig aus, führt dies zu Missverständnissen und Verletzungen des Gegenübers.

Das Feedback-1×1: Sinn und Zweck: Abgleich von Fremdwahrnehmung und Selbstwahrnehmung. Sie wollen eine Veränderung und im Optimalfall Verbesserung anstoßen – Feedback ist kein Ventil für Frust und Ärger!

Feedback:

• äußert man beschreibend – nicht wertend,
• ist konkret und nicht allgemein (auf bestimmtes Verhalten bezogen und nicht auf die ganze Person),
• zielt auf Verhaltensweisen, die man ändern kann,
• soll zeitnah und rechtzeitig geäußert werden,
• soll sachlich richtig und nachvollziehbar sein.

Kriterium für gutes Feedback: Ist es so formuliert und rübergebracht, dass der andere sich dafür bedanken kann?

Wenn Sie Feedback geben, versetzen Sie sich in die Lage Ihres Gegenübers und halten Sie sich vor Augen, dass negative Kritik häufig schwer wegzustecken ist. Abhilfe verschafft hier die WWW-Technik. Verpacken Sie Ihr Feedback in:

• Wahrnehmung
• Wirkung
• Wunsch

Wahrnehmung: Was sehe ich? Was habe ich gehört?

Ich habe beobachtet, dass Sie Ihr benutztes Geschirr statt in die Spülmaschine, ins Spülbecken stellen.

Wirkung: Wie wirkt das auf mich? Welche Folgen hat das beobachtete Verhalten?

Das missfällt mir, weil wir uns darauf geeinigt haben Geschirr in die eigens dafür angeschaffte Spülmaschine zu stellen. Außerdem kann man das Spülbecken so nicht benutzen.

Wünsche: Was soll jetzt geschehen? Was ist für mich wichtig?

Bitte räumen Sie künftig das von Ihnen benutzte Geschirr direkt in die Spülmaschine, damit jeder Ihrer Kollegen eine ordentliche Küche vorfindet.

Tipp: Gute Leistungen können Sie gerne öffentlich anerkennen. Kritik hingegen ausschließlich unter vier Augen anbringen!

Gute Feedbackfähigkeiten sind gerade in einer Unternehmenskultur mit einem effektiven Fehlermanagement wichtig. Hier können durch konstruktive Rückmeldungen Kurskorrekturen vorgenommen werden. Dadurch können aus Fehlern Chancen werden. Das bringt uns zum nächsten, eng verbundenen Punkt:

7. Fehlerkultur etablieren

Man will sie tunlichst vermeiden, jedoch unterlaufen sie jedem: Fehler. Die Fehlbarkeit eines jeden ist eine Tatsache, derer man sich annehmen muss. Nur so kann man adäquat mit Fehlern umgehen – und aus dieser Tatsache sogar Vorteile ziehen. Überdenken Sie Ihre Haltung gegenüber Fehlern und nehmen Sie diese neue Sichtweise mit in die Mitarbeitergespräche. Ein neuer Umgang mit Fehlern kann andere Nebenaspekte mit sich bringen wie beispielsweise eine gesteigerte Innovationsfreudigkeit Ihrer Mitarbeiter und den Mut neue Wege zu gehen.

Jeder Fehler darf passieren – aber am besten nur einmal. Denn aus Fehlern lernt man bekanntlich. Ist ein Fehler erst unterlaufen, sind Sie als Vorgesetzter darauf angewiesen, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen dies umgehend mitteilt, damit schnellstmöglich Schadensbegrenzung betrieben werden kann. Vertuscht der Mitarbeiter aus Angst vor Sanktionen den Fehler hingegen, wird der Schaden umso größer. Stimmen Sie auf der Führungsebene die Fehlertoleranz ab und kommunizieren Sie diese klar.

Der Umgang mit Fehlern ist also keine Frage des Obs, sondern des Wies. Hier sind Ihre Fähigkeiten als Mentor und Coach gefragt. Evaluieren Sie folgende Fragen zusammen mit Ihrem Mitarbeiter:

• Wie ist es zu diesem Fehler kommen?
• Was hätten Sie tun können, um diesen Fehler zu vermeiden?
• Was haben Sie daraus gelernt?
• Was können wir in Zukunft tun, damit sich dieser Fehler nicht wiederholt?

Gehen Sie als gutes Beispiel voran, indem auch Sie eigens getätigte Fehler offen kommunizieren. Sie sind nicht nur eine Führungsperson, sondern erfüllen auch eine Vorbildfunktion, an der sich Ihre Mitarbeiter orientieren werden.

Achtung: Versuchen Sie unter keinen Umständen eigene Fehler anderen in die Schuhe zu schieben!

8. Überzeugen statt überreden

Natürlich können Sie es sich als Vorgesetzter einfach machen, Ihre Machtposition gegenüber dem Mitarbeiter ausnutzen, seine Einwände abwinken und ihm über den Mund fahren: Früher oder später wird er Ihren Vorstellungen zu stimmen. Alternativ kann man vorerst auch durch geschickte Manipulation und Überredungstechniken seine Meinung durchsetzen. Was die beiden Praktiken gemeinsam haben? Sie bringen unzufriedene, sich bevormundet fühlende Mitarbeiter und schlechte Lösungen hervor. Gute Führung sieht anders aus!

Die Prämisse lautet überzeugen statt überreden. Gehen Sie mit einer offenen und kompromissbereiten Haltung ins Mitarbeitergespräch, denn eine kooperative Haltung fördert kooperatives Verhalten. Es erfordert verständnisvolles Zuhören, damit die jeweiligen Ausgangslagen klar werden. Danach werden diese Sachverhalte gemeinsam analysiert. Argumente werden ausgetauscht, Gegenargumente angebracht. Nehmen Sie Einwände unbedingt ernst und diskutieren Sie das Für und Wider. Stimmen Sie das weitere Verfahren ab, statt es zu diktieren. Empfindet der Mitarbeiter die im Gespräch vereinbarten Ziele oder Lösungen als seine – weil er maßgeblich an der Erarbeitung dieser beteiligt war – wird er die Umsetzung dieser mit einer anderen Haltung und Inbrunst verfolgen.

9. Schaffen Sie Win-Win-Situationen

Ein Teil guter Mitarbeiterführung ist die Fähigkeit Win-Win-Situationen herbeizuführen. Zwar nicht auf Teufel komm raus und auch nicht um jeden Preis: einige spezielle Gesprächssituationen lassen dies schlichtweg nicht zu, andere Gesprächsergebnisse wiederum tarnen sich bloß im Deckmantel einer Win-Win-Situation – bei genauerer Betrachtung jedoch gibt es tatsächlich nur Verlierer. Aber mit gutem Willen und einer offenen Grundhaltung gelingt es meistens einen Kompromiss zu finden, der beide Seiten zufrieden stimmt. Kurzum: Keiner der Beteiligten hat das Gefühl das Mitarbeitergespräch als Verlierer zu verlassen.

Fazit

“Wer redet sät, wer zuhört, erntet.” Südamerikanisches Sprichwort

Mitarbeitergespräche geben Ihnen nicht nur die Chance auf Arbeitsprozesse einzuwirken und diese unterstützend zu begleiten, sondern auch die Beziehung zu Ihren Mitarbeitern nachhaltig zu verbessern und den Umgangston im Unternehmen zu prägen. Dabei erfüllt das betriebliche Zwiegespräch, je nach Anlass, verschiedenste Funktionen: Zielvereinbarungen werden getroffen, Lob und Kritik wird geäußert, Feedback gegeben und Informationen werden ausgetauscht. Nehmen Sie sich die Tipps zu Herzen und prüfen Sie Ihre Kommunikationsweise kritisch auf Fehlerquellen, denn das Mitarbeitergespräch ist die Grundlage für eine vertrauensvolle und erfolgreiche Zusammenarbeit.