Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?

Prozesse funktionieren nicht mehr reibungslos, die Motivation der Belegschaft sinkt spürbar oder Sie erreichen Ihre Ziele nicht? Eine Mitarbeiterbefragung kann in solchen Fällen helfen, Probleme zu erkennen. Mit den Erkenntnissen aus der Befragung lassen sich dann passende Lösungen entwickeln, die Ihr Unternehmen wieder auf Erfolgskurs bringen.

Was bei der Durchführung von Mitarbeiterbefragungen (egal ob per E-Mail oder klassisch in Papierform) erlaubt oder nicht erlaubt ist und welche Tipps Sie für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung beherzigen sollten, haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengestellt.

Mitarbeiterbefragung – Definition und Ziele

Mitarbeiterbefragungen sind ein mächtiges Führungsinstrument. Sie helfen Ihnen, zu verstehen,

• was Ihre Mitarbeitenden denken,
• wie sie sich fühlen und
• was sie sich wünschen.

Sie messen mit einer Mitarbeiterbefragung also die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen. In der Regel finden solche Befragungen anonym statt, um möglichst ehrliche und unverfälschte Ergebnisse zu erhalten. Mitarbeitende werden so dazu ermutigt, sowohl gute als auch schlechte Erfahrungen zu teilen.

Die Themen für Mitarbeiterumfragen sind vielfältig. Beispiele können sein:

• Zufriedenheit am Arbeitsplatz
• Unternehmenskultur
• Führungsverhalten
• Veränderungen im Unternehmen
• Stimmungsbild vor der Einführung von neuen Systemen oder Prozessen
• Unzufriedenheit oder Spannungen in der Belegschaft

Mitarbeiterbefragungen sind also eine Chance für Sie als Arbeitgeber, in den verschiedensten Situationen direktes Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu erhalten. Sie geben damit eine Chance zur Mitbestimmung. Das kann sich positiv auf die Mitarbeiterbindung auswirken.

Datenschutz bei der Mitarbeiterbefragung – mögliche Rechtsgrundlage

Datenschutz ist ein wichtiges Thema, das oft als Hürde wahrgenommen wird. Tatsächlich aber lohnt es sich, die Befragung nach den Vorgaben des Datenschutzes zu gestalten. Denn wenn die Mitarbeiterbefragung sicher und einfach durchzuführen ist, stößt sie vermutlich bei den Mitarbeitenden auf größere Akzeptanz und es werden sich mehr Arbeitnehmende daran beteiligen.

Bei einer Mitarbeiterbefragung werden auch personenbezogene Daten erhoben. Daher braucht es eine Rechtsgrundlage, die die Erhebung solcher Daten zulässig macht.

Auf den ersten Blick scheint § 26 im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) eine solche Grundlage zu sein. Darin ist festgelegt, dass personenbezogene Daten dann erhoben werden dürfen, wenn sie zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden. Blickt man allerdings genauer hin, dann wird deutlich, dass es rein für den Erhalt eines Arbeitsverhältnisses nicht notwendig ist, dass Arbeitnehmende ihre Meinung abgeben oder Kritik am Arbeitgeber äußern. § 26 BDSG scheidet also als Rechtsgrundlage aus.

Auch auf die allgemeinen Regelungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) können Sie nicht oder nur sehr begrenzt zurückgreifen. Zwar wird darin geregelt, dass die Datenerhebung rechtmäßig ist, wenn sie erforderlich ist, um “berechtigte Interessen” des Verantwortlichen – also des Arbeitgebers – zu wahren. Allerdings gilt das immer nur dann, wenn die Grundrechte und Grundfreiheiten der befragten Personen nicht überwiegen. Dabei wiegen die Datenschutzinteressen der Mitarbeiter immer mehr als das Interesse des Arbeitgebers, zu erfahren, wie die Stimmung im Unternehmen ist.

Es gibt also keine Rechtsgrundlage, mit der Sie Mitarbeiter dazu verpflichten können, an einer Befragung teilzunehmen, bei der personenbezogene Daten erhoben werden.

Anonym, freiwillig, transparent – so sollten Mitarbeiterbefragungen sein

Das Wichtigste bei Mitarbeiterbefragungen ist also, dass sie freiwillig und anonym sind. Niemand kann zur Teilnahme gezwungen werden und es dürfen aus den erhobenen Daten keine eindeutigen Rückschlüsse auf einzelne Teilnehmer möglich sein. Dann fällt die Befragung auch nicht in den Anwendungsbereich der DSGVO und es spricht arbeitsrechtlich nichts gegen eine Mitarbeiterbefragung zum Zwecke der internen Personalforschung.

1. Anonymität bei der Befragung sorgt für ehrliche Antworten

Der Knackpunkt bei der Anonymität sind vor allem die demografischen Zusatzfragen, die oft am Schluss einer Befragung mit erhoben werden. Es dürfen durch Merkmale wie Geschlecht, Alter oder Betriebszugehörigkeit lediglich kleinere Gruppen von Mitarbeitenden mit drei bis fünf Personen identifizierbar sein und niemals einzelne Arbeitnehmende.

Insgesamt sollten Sie bei einer Umfrage am besten komplett auf solche Zusätze verzichten und nur die Informationen sammeln, die direkt mit dem Zweck der Befragung zu tun haben. So wahren Sie die Anonymität, schaffen Vertrauen und Ihre Mitarbeitenden werden eher bereit sein, an Ihrer Umfrage teilzunehmen.

Außerdem ist es wichtig, dass die Anonymität auch bei der elektronischen Datenübermittlung gewahrt wird, zum Beispiel wenn die Mitarbeiterbefragung per E-Mail sattfindet oder Online-Tools verwendet werden. Es darf nicht möglich sein, elektronisch übermittelte Antworten einer Person oder einer IP-Adresse zuzuordnen.

Ein klarer Vorteil von anonymen Mitarbeiterbefragungen ist, dass Sie wahrscheinlich auch ehrlichere Antworten erhalten. Wissen die Mitarbeitenden, dass ihr Arbeitgeber nachvollziehen kann, wer bei der Mitarbeiterbefragung welches Feedback gegeben hat, werden sie die Umfrage deutlich überlegter und strategischer angehen. Läuft das Ganze aber anonym ab, spielen Dinge wie persönliche Sympathien, die Angst vor negativen Konsequenzen oder die Chance auf Beförderung keine Rolle.

2. Freiwilligkeit sicherstellen – keine Verpflichtung für Mitarbeitende

Genauso wie die Fragen selbst sollte die generelle Teilnahme an der Mitarbeiterbefragung anonym sein. Sie als Arbeitgeber dürfen also nicht wissen, wer von Ihren Mitarbeitenden bereits an der Befragung teilgenommen hat und wer nicht. Die Teilnahme darf nicht überprüft werden. Nur dann ist die Freiwilligkeit wirklich sichergestellt.

Um zu vermeiden, dass Mitarbeitende doppelt abstimmen, können Sie bei webbasierten Befragungen oder bei einer Befragung per E-Mail zum Beispiel einen Link generieren, der nur einmal gültig ist. Aber Achtung: Der Link darf nicht individualisiert und dazu genutzt werden, zu checken, wer schon an der Mitarbeiterbefragung teilgenommen hat. Bei schriftlichen Umfragen auf Papier können Sie versuchen, Doppelabstimmungen zu vermeiden, indem Sie Fragebögen mit kontinuierlich durchlaufenden Nummern verteilen.

3. Transparenz beim Datenschutz

Wenn der erste Schritt gemacht ist und Sie Ihre anstehende Mitarbeiterbefragung anonym und freiwillig gestaltet haben, ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeitenden Ihnen das auch glauben. Deshalb ist eine klare und offene Kommunikation rund um das Thema Datenschutz entscheidend.

Die größtmögliche Transparenz erreichen Sie dann, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden über den ganzen Prozess der Befragung hinweg mit einfachen und verständlichen Informationen versorgen. Das heißt, die Mitarbeitenden sollten wissen,

• welche Ziele Sie mit der Mitarbeiterbefragung verfolgen,
• wie Sie Datenschutz und Mitbestimmung berücksichtigen,
• wann und in welcher Form die Durchführung der Befragung geplant ist und
• wie die Ergebnisse interpretiert werden.

Es kann sinnvoll sein, hier einen zentralen Ansprechpartner zu benennen, der sich darum kümmert und bei Nachfragen zur Verfügung steht.

4. Kommunikation und beteiligte Personen

Um zu vermeiden, dass in Sachen Datenschutz Probleme entstehen, sollten Sie am besten schon in der Planungsphase den Datenschutzbeauftragten Ihres Unternehmens hinzuziehen. Dieser kann Sie dabei unterstützen, falls gewünscht, einen geeigneten Anbieter zu finden. Außerdem behält er in Sachen Datenschutz den Überblick und hat auch kompliziertere Themen wie Datenübertragung und Datenarchivierung auf dem Schirm.

Wichtig ist es auch, den Betriebsrat über die Mitarbeiterbefragung zu informieren. Der Betriebsrat hat zwar grundsätzlich kein Mitbestimmungsrecht, sofern die Mitarbeiterbefragung freiwillig und anonym stattfindet und nur Fragen zur Arbeit und zum Arbeitsplatz gestellt werden. Aber: Der Betriebsrat darf laut Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Auskunft über die Ergebnisse verlangen, wenn es wahrscheinlich ist, dass daraus auch Aufgaben für den Betriebsrat entstehen.

Das ist zum Beispiel immer dann der Fall bei:

• Fragen zum Betriebsklima
• Meinung der Mitarbeitenden zu (bestehenden oder neuen) Regelungen aus der Betriebsordnung
• Fragen zu Gehalt oder Sozialleistungen

Vorsicht ist geboten, wenn die Mitarbeiterbefragung elektronisch durchgeführt wird und es um die Leistungen oder das Verhalten von Angestellten geht. Dann hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht.

Insgesamt ist es also sinnvoll, die Interessenvertreter der Mitarbeitenden einfach so früh wie möglich und so umfassend wie möglich bei der Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung mit einzubinden. Schließlich schafft es auch Vertrauen, wenn der Betriebsrat Ihre Mitarbeiterbefragung unterstützt.

Achten Sie auf die Formulierung der Fragen

Die richtigen Fragen zu stellen ist vermutlich die schwerste Aufgabe bei der Vorbereitung von Mitarbeiterbefragungen – denn die Art der Fragestellung beeinflusst die Antworten der Mitarbeitenden und kann die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung im schlimmsten Fall verzerren.

Bevor Sie einen Fragebogen erstellen, sollten Sie deshalb immer genau wissen, was Sie in der Mitarbeiterbefragung herausfinden möchten. Geht es um die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeitermotivation, die Unternehmenskultur oder die Unternehmensziele?

Je nach Ziel der Mitarbeiterbefragung bieten sich unterschiedliche Inhalte und Formulierungen für die Fragen an.

Offene Fragen beispielsweise sind immer dann sinnvoll, wenn Sie nach Wünschen, Anregungen oder Gründen suchen. Die Analyse ist hier etwas zeitaufwendiger.

Geschlossene Fragen hingegen sind einfacher auszuwerten und immer dann vorteilhaft, wenn etwas quantitativ erfasst werden soll. Die Teilnehmer können hierbei jeweils aus vorgegebenen Antwortmöglichkeiten wählen. Das kann zum Beispiel nützlich sein, wenn Sie wissen möchten, wie zufrieden Mitarbeiter mit einer Weiterbildung waren oder wie wahrscheinlich es ist, dass sie Ihr Unternehmen weiterempfehlen.

Insgesamt sollten Sie bei der Formulierung der Fragen auf Folgendes achten:

• Formulieren Sie die Fragen leicht und verständlich: Eine schnelle, intuitive Antwort sollte möglich sein.
• Achten Sie auf eindeutige Formulierungen: Lassen Sie keinen Raum für Fehler bei der Interpretation. Doppelte Verneinungen sollten Sie zum Beispiel vermeiden.
• Mischen Sie offene und geschlossene Fragestellungen und geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Chance, ihre Antworten zu begründen und zu kommentieren.
• Formulieren Sie die Fragen neutral: Die Befragten sollten durch das Wording nicht schon in eine bestimmte Richtung gelenkt werden.
• Lassen Sie Raum für Enthaltungen: Die Befragten sollten auch die Möglichkeit haben, “keine Angabe” zu wählen, wenn Antwortmöglichkeiten vorgegeben werden.

Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt FAQ

Was ist eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein wirksames Instrument für Unternehmen, um die Stimmung im Betrieb zu verschiedenen Themen zu erfassen und Meinungen der Belegschaft einzuholen. Der Sinn von Mitarbeiterbefragungen ist dabei nicht die Bewertung der Leistung der Mitarbeitenden, sondern die Ermittlung der allgemeinen Zufriedenheit und des Ist-Zustands im Unternehmen. Schwachstellen werden offengelegt und Veränderungen können angestoßen werden.

Was heißt Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen?

Datenschutz ist bei Mitarbeiterbefragungen zentral. Der Arbeitgeber sollte im Sinne des Datenschutzes keine personenbezogenen Daten von seinen Angestellten erheben und verarbeiten. Mitarbeiterbefragungen sollten entsprechend immer anonym durchgeführt werden, sodass der Datenschutz gewährleistet ist und keine Rückschlüsse auf einzelne Personen gezogen werden können.

Wer darf eine Mitarbeiterbefragung durchführen?

Eine Mitarbeiterbefragung kann entweder vom Arbeitgeber direkt oder in manchen Fällen auch vom Betriebsrat durchgeführt werden. In der Regel ist eine Mitarbeiterbefragung Aufgabe der Personalabteilung eines Unternehmens.

Worauf sollte man bei Mitarbeiterbefragungen achten, damit sie ein Erfolg werden?

Die Teilnahme an Mitarbeiterbefragungen ist rein rechtlich nie verpflichtend, sondern erfolgt immer auf freiwilliger Basis. Die Fragen für die Mitarbeiterbefragung sollten Sie so formulieren, dass sie neutral sind und genug Raum für ehrliche und ausführliche Antworten lassen. Wichtige Personen wie den Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten sollten Sie frühzeitig ins Boot holen und Sie sollten die Belegschaft über den gesamten Prozess hinweg offen und ehrlich über Ihr Vorhaben informieren. Nur mit transparenter Kommunikation wird Ihre Mitarbeiterbefragung zum Erfolg.

Wie führt man eine Mitarbeiterbefragung am besten durch?

Um eine Mitarbeiterbefragung schnell und unkompliziert nach modernsten wissenschaftlichen Standards durchzuführen und die Ergebnisse effizient auszuwerten, benötigen Sie das richtige Tool. Eine Online-Plattform wie Honestly kann Ihnen helfen, ganz einfach Umfragen zu erstellen und anschließend basierend auf validen Daten und leicht verständlichen Berichten Maßnahmen daraus abzuleiten – und das über verschiedene Kanäle per App, E-Mail oder via Link und QR-Code.

Starten Sie noch heute mit unseren Umfragen – der Einstieg ist leicht und übersichtlich, unsere Angebote transparent und die Umfrage-Tools wissenschaftlich validiert.