Mitarbeiterbefragung Leitfaden – 9 Musterfragen für Ihren Fragebogen

Die Mitarbeiterbefragung ist vermutlich der verbreitetste Weg für Führungskräfte Einblick darin zu bekommen, was ihre Teammitglieder über ihren Beruf und die Firma, in der sie angestellt sind, denken, und wie es um ihre Motivation bestellt ist.

ABER: Stellen Sie die richtigen Fragen? Mit unseren 9 Fragen in Ihrem Fragebogen können Sie die Performance Ihrer Mitarbeiter wesentlich steigern. Den Fragebogen finden Sie am Ende des Artikels.

Nach Informationen der CEB Inc. führen 92% aller Firmen Mitarbeiterbefragungen durch. Die Ergebnisse gelten als wichtiger Maßstab für strategische Unternehmensentscheidungen. 80 % der leitenden Führungskräfte glauben, dass Arbeitsmotivation einen entscheidenden Teil zum Erreichen der Unternehmensziele beiträgt. Um die Mitarbeiterbefragung als Management-Tool kommt man also nicht herum. Die erste Umfrage geht auf uns

Mitarbeiterbefragung – Was ist das?

Diese Frage ist vornehmlich ganz leicht zu beantworten: Zunächst einmal ist eine Mitarbeiterbefragung eben exakt das, was der Name verspricht: Eine koordiniert durchgeführte Umfrage für das Personal eines Unternehmens. Ziel ist es, Daten oder auch Meinungen über bestimmte Bereiche oder Abläufe in einem Unternehmen intern zu sammeln. Es kommt leider zusehends vor, dass Führungskräfte es mit ihrer eigenen Jobbeschreibung etwas zu genau nehmen. Sie sehen sich ausschließlich in der Rolle, die Mitarbeiter zu führen. Das heißt sie geben Anweisungen, kontrollieren, überwachen und übernehmen die Verantwortung. Es ist richtig, dass dies wichtige Punkte im Aufgabenbereich eines Vorgesetzten sind. Was dabei jedoch leider häufig unter den Tisch fällt ist, dass umgekehrt auch eine Menge von den eigenen Mitarbeitern gelernt werden kann.

Denn wer sollte besser wissen, in welchen Punkten es noch Optimierungspotential gibt, welche Probleme dringend thematisiert und gelöst werden sollten und welche Prozesse es noch zu verbessern gilt? Die Arbeitnehmer sind tagtäglich mit genau diesen Punkten konfrontiert, erleben es entweder selbst oder hören darüber von anderen Kollegen. Sie wissen ganz genau, wo der Schuh drückt.

Das Problem: Niemand fragt sie nach ihrer Meinung. Führungskräfte glauben häufig daran, alles selbst am besten zu wissen (und auch am besten wissen zu müssen) und sind davon überzeugt, schon irgendwie selbst eine Lösung zu finden. Dabei könnte es durch eine Mitarbeiterbefragung so viel einfacher und effektiver gehen.Insofern ist die Mitarbeiterbefragung eben mehr als das, was der Name sagt:

Sie ist ein hocheffizientes und -effektives Werkzeug um Unternehmensprozesse zu verbessern, die Mitarbeitermotivation zu erhöhen, die Performance zu steigern und somit die Unternehmensziele schneller zu erreichen.

Welche Ziele für Mitarbeiterbefragungen gibt es?

Mit Mitarbeiterbefragungen soll das Stimmungs- und Meinungsbild der Mitarbeiter zu verschiedenen unternehmensrelevanten Themen, etwa zur allgemeinen Standortbestimmung, zur HR-Steuerung, zum HR-Controlling und zunehmend auch zur strategischen Unternehmenssteuerung erfasst werden.

Die Palette an Zielen von Mitarbeiterbefragungen ist facettenreich. Sie sind Ausgangspunkt, um den Stein für betriebliche Änderungen ins Rollen zu bringen. Mögliche Ziele sind:

• Verbesserung des Betriebsklimas
• Erhöhung der Arbeitnehmermotivation
• Verbesserung der Unternehmensführung
• Senkung des Fluktuations-/Ausfallrate
• Erhöhung der Bindung der Angestellten an das Unternehmen
• Unterstützung von neuen Projekten

Die Ziele sind also zahlreich. Allgemein lässt sich über die Mitarbeiterbefragung sagen, dass es bei ihr immer um eins geht: Veränderung. Sie steht als Werkzeug daher ganz im Dienste des Change Management.

Bedeutung von Mitarbeiterbefragungen

Mitarbeiterbefragungen besitzen in deutschen Unternehmen einen hohen Stellenwert. Mehrere Erhebungen, sowohl von Unternehmensberatungen als auch wissenschaftlichen Einrichtungen, lassen darauf schließen.

Obwohl Mitarbeiterbefragungen so viel Relevanz beigemessen werden, schaffen es die wenigsten Unternehmen, diese richtig umzusetzen, um damit brauchbare Resultate zu erzielen. Das Problem ist, dass Führungskräfte aus allen Teilen des Unternehmens sich so sehr auf die aus den Befragungen gewonnenen Daten verlassen, dass sie dabei aus den Augen verlieren, inwiefern die erlangten Informationen Konsequenzen nach sich ziehen müssen, die sich positiv auf die Unternehmensergebnisse auswirken könnten.

Die 6 Schritte der Mitarbeiterbefragung

Die Mitarbeiterbefragung ist in Schritte unterteilt. Diese 6 Schritte oder Phasen überschneiden sich teilweise.

1. Planung

Bevor die Mitarbeiterbefragung gestaltet wird, muss der gesamte Prozess en detail professionell geplant werden. Vor allem die anschließend folgende Strategie zur Umsetzung sollte bereits bei der Anlage der Projektarchitektur beschlossen und wohl überlegt sein. Zentrale Inhalte der Planung und Vorbereitung einer Mitarbeiterbefragung sind die Zusammenstellung des Projektteams, die Erarbeitung der Ziele, die Erarbeitung von Informationsmaterialien und vor allem das Design. Hierunter versteht man nicht nur die Erstellung der Fragebögen, sondern auch die Analyse und Abbildung der Organisationsstruktur des Unternehmens, damit die Fragebögen – und schließlich die Reportings – beim richtigen Adressaten landen. Eine Mitarbeiterbefragung via App für den Fragebogen bietet sich häufig an, da es hier nur wenige Hürden zur Teilnahme für den Arbeitnehmer gibt.

2. Durchführung

Die Durchführungsphase sollte weder zu lang noch zu kurz gestaltet werden. Bei einer zu kurzen Zeit können die gewonnenen Informationen unzureichend sein, während zu lange Zeiten nicht schnell genug zu Ergebnissen führen. Als Richtwert können Sie sich an zwei bis vier Wochen als Durchführungszeit orientieren. Planen Sie den Zeitraum der Durchführung gut! Achten Sie darauf, Urlaubszeiten und Zeiträume mit einer höheren Krankheitsrate sowie Phasen mit erwarteter hoher betrieblicher Auslastung zu berücksichtigen.

3. Auswertung

Hier findet die Auswertung der (in der Regel) anonymisierten Feedback-Daten statt. Für die Auswertung können Sie verschiedene Softwarewerkzeuge einsetzen. Als einfaches, meist in den Unternehmen verfügbares Werkzeug kann Microsoft Excel verwendet werden. Das Befragungs-Tool von Honestly erlaubt Ihnen statistische Auswertungen in Echtzeit im Manager Dashboard anzuschauen.

4. Feedback an die Beteiligten

Wichtig ist hier, den Beteiligten zu vermitteln, dass ihr Feedback wahrgenommen und behandelt wird. Das erhöht das Engagement für zukünftige Befragungen. In Form von Reports und Dashboards werden die Beteiligten über die Ergebnisse der Umfrage informiert. Die Herausforderung liegt darin, die relevanten Ergebnisse an die richtigen Ansprechpartner zu liefern.

5. Maßnahmen

Diese Phase kommt häufig zu kurz. Es reicht nicht aus, in einer Mitarbeiterbefragung Missstände und mögliche Ansatzpunkte für Verbesserungen nur ausfindig zu machen. Es kommt vielmehr darauf an, tatsächliche Veränderungen anschließend auch einzuleiten. Die Ergebnisse werden in Management- und Teamrunden besprochen. Konkrete Handlungsempfehlungen werden abgeleitet und umgesetzt. Die ersten Veränderungen sollten zeitnah nach Befragung erfolgen. Für die Beschäftigten müssen eingeleitete Veränderungen auf die Befragung zurückzuführen sein. Dies erhöht die Motivation, an weiteren Mitarbeiterbefragungen teilzunehmen.

6. Evaluation

Am Ende des Prozesses steht die Evaluation. Denn es gilt: Nach der Befragung ist vor der Befragung. Der Folgeprozess ist in der Regel der mit dem größten Arbeitsaufwand. Allerdings warten hier auch die größten Erfolge. Mit dieser Beurteilung, Bewertung, und kritischen Einschätzung werden Schlüsse darüber gezogen, ob die Befragung als Erfolg zu werten ist und welche Schlüsse für die nächste Befragung gezogen werden können.

Um zu überprüfen, ob die Veränderung auch tatsächlich und in der gewünschten Weise einsetzt, können Sie mit Hilfe von Kurzbefragungen den Kurs fortwährend korrigieren.

Die falschen Fragen

Klassische Mitarbeiterbefragungen sind häufig so gestaltet, um damit die Zufriedenheit des Arbeitnehmers über dessen Rolle innerhalb des Unternehmens und seinem Bild vom Unternehmen allgemein zu beurteilen. Häufig gestellte Fragen sind beispielsweise “Erhalten Sie genug Anerkennung?”, “Interessiert ihr Manager sich für Sie als Person?”, “Haben Sie Freunde im Büro?”. Ebenso gibt es häufig Benefits und Vergünstigungen für Arbeitnehmer, und die Gestaltung des Arbeitsplatzes wird immer mehr in der Vordergrund gestellt, um die Arbeitnehmer glücklich zu machen.

Das ist auch alles sinnvoll. Gerade angesichts anstehender Veränderungen und wachsender Unsicherheit bemühen sich Unternehmen zusehends darum, ihre Mitarbeiter glücklich zu machen, damit diese mit ihrem Arbeitgeber zufrieden sind und auch Veränderungen gegenüber positiv eingestellt sind.

Auf der anderen Seite ist es aber auch so, dass eine positive Einstellung und Engagement zwar nützlich sind, es aber andere treibende Kräfte gibt, die ein Vielfaches mehr an “driving power” haben, als nur die Gefühlslage der Arbeitnehmer. Diese treibenden Kräfte sind:

“Verständnis und Verbindung zu den Unternehmenszielen” “Verbindung zu den Kollegen” “Optimale Ausschöpfung der Leistungsfähigkeit”

Die richtigen Fragen

Um also eine erfolgreiche Mitarbeiterumfrage zu gestalten, müssen Führungskräfte diese drei wichtigen Kräfte im Hinterkopf behalten. Diese helfen den Rahmen der Mitarbeiterbefragung zu gestalten, damit diese ihr vorrangig wichtigstes Ziel erreichen kann: Die Erhöhung der Mitarbeiterperformance.

“Verständnis und Verbindung zu den Unternehmenszielen”

Um in ihrem Beruf erfolgreich zu sein bedarf es auf Seiten der Arbeitnehmer Verständnis dafür, wie sie sich im Gesamtkontext des Unternehmens einfügen. Die erfolgreiche Implementierung einer sorgfältig formulierten Strategie basiert auf der erfolgreichen Ausrichtung aller Mitarbeiter nach den übergeordneten Unternehmenszielen, dennoch haben immer noch viele Führungskräfte auf hoher Entscheidungsebene Probleme damit, die Brücke zwischen ihren eigenen Ideen und formulierten Zielen und der Implementierung ins Tagesgeschäft zu schlagen.

Es ist entscheidend, dass Mitarbeiterbefragungen zeigen, ob Arbeitnehmer verstanden haben, was die wesentlichen Unternehmensziele sind und die Verbindung ihrer eigenen Arbeit zu diesen Zielen herstellen können.

Fragen Sie sich: Decken Ihre Fragen auf, ob die Angestellten ihren Job “trotz der Strategie” erledigen, oder ob sie es auf eine Art und Weise tun, die zielgerichtet zum Erreichen der formulierten Unternehmensziele führt.

“Verbindung zu den Kollegen”

Ein Attribut, das vor allem hocheffizienten und gut performenden Mitarbeitern zugeschrieben werden kann, ist, dass sie voneinander lernen, einander Neues beibringen und Erfahrungen austauschen. Ein sich veränderndes und globalisiertes Arbeitsumfeld bedeutet, dass alle Mitarbeiter sich genauso wohl damit fühlen müssen, mit Kollegen auf einem anderen Kontinent zusammenzuarbeiten, wie mit einem Kollegen im Nebenraum.

Die Wichtigkeit von sich ergänzenden Fähigkeiten, Werten und Arbeitsweisen bedarf einer Verschiebung weg vom Glorifizieren der “Superhelden” unter den Kollegen hin zum Ermutigen kollektiver Arbeit im Kollegennetzwerk wie auch zur individuellen Aufgabenbewältigung.

Fragen Sie sich: Werden Ihre Fragen Ihnen helfen zu verstehen, ob ihre Mitarbeiter Teil eines interdisziplinären, kollaborativen Teams sind, welches sich gegenseitig darin unterstützt seine Aufgaben auf die bestmögliche und effizienteste Art und Weise zu erledigen?

“Optimale Ausschöpfung der Leistungsfähigkeit”

Die Leistungsfähigkeit der Arbeitnehmer, die sich aus ihrem Verständnis, ihrer Agilität, dem Netzwerk in dem sie arbeiten, ihrer Kompetenz und ihren Erwartungen zusammensetzt, zahlt in Zeiten von Veränderungen mit der höchsten Durchschlagskraft auf die Performance eines Unternehmens ein.

Sie allein hat einen dreimal so großen Einfluss wie die reine Mitarbeitermotivation bei großen Änderungen im Unternehmen. Mitarbeiter, die zwar engagiert sind, aber keine optimal ausgeschöpfte Leistungsfähigkeit haben, besitzen ein deutlich höheres Risiko an veränderungsbedingtem Stress zu leiden, was sich in ihrer Performance niederschlägt.

Fragen Sie sich: Decken Ihre Fragen auf, ob ihre Mitarbeiter fähig und selbstbewusst genug sind, sich die Werkzeuge und Informationen zu Nutze zu machen, die ihnen dabei helfen sich in Zeiten von Veränderung zu orientieren und diese zu meistern?

9 Musterfragen für Ihre Mitarbeiterbefragung

Filtert man die oben gewonnenen Informationen, lassen sich daraus 9 Fragen formulieren. Diese können Ihnen helfen, die Motivation Ihrer Mitarbeiter mittels einer gut durchdachten und sinnvoll formulierten Mitarbeiterbefragung zu erhöhen, um damit im Endeffekt die Mitarbeiter Performance positiv zu beeinflussen. Natürlich sind diese Musterfragen neutral formuliert, sie müssen inhaltlich an Ihr Unternehmen und formal und tonal an den in Ihrem Unternehmen herrschenden Führungsstil angepasst werden.

Musterfragebogen

1. Verstehen Sie die strategischen Ziele des gesamten Unternehmens?

2. Wissen Sie, inwiefern Sie dem Unternehmen helfen/helfen können diese Ziele zu erreichen

3. Sehen Sie eine klare Verbindung zwischen Ihrem Job/Tagesgeschäft und den Unternehmenszielen?

4. Sind Sie stolz darauf ein Mitglied Ihres Teams zu sein?

5. Inspiriert Sie Ihr Team dazu, Ihr Bestmögliches zu geben?

6. Hilft Ihnen Ihr Team dabei, Ihre Arbeit zu erledigen?

7. Liegen Ihnen ausreichend Informationen vor um die richtigen Entscheidungen in Ihrem Job zu treffen?

8. Haben Sie ein gutes Verständnis für die informellen Strukturen und Prozesse im Unternehmen?

9. Wissen Sie an wen Sie sich wenden würden, um um Hilfe zu bitten, falls etwas Ungewöhnliches im Job Sie überraschen würde?

Diese Fragen dienen als Orientierung und können in Ihrem Fragebogen Verwendung finden. Kombiniert mit Fragen, die auf Ihr Unternehmen und das konkrete Ziel Ihrer Mitarbeiterbefragung zugeschnitten sind, können diese Musterfragen effektiv zur Steigerung Ihrer Unternehmensperformance beisteuern. Und nicht vergessen: Ehrliche und mutige Mitarbeiter haben ein dickes Danke verdient.