Der ultimative Leitfaden für die Onboarding-Umfrage neuer Mitarbeiter (+ 15 Beispielfragen)

Laut Gallup verfügen nur 12 % der Unternehmen über wirksame Onboarding-Programme.

Wenn Sie für eine dieser Firmen arbeiten, herzlichen Glückwunsch! Wenn nicht, haben Sie noch einiges zu tun, denn die Qualität der Einarbeitung wirkt sich sowohl auf die Mitarbeiterbindung als auch auf die Produktivität aus – um nur zwei Beispiele zu nennen.

Doch durch effektive Umfragen zum Onboarding von Mitarbeiter:innen können Sie herausfinden, an welchen Stellen Sie Ihre Einarbeitung noch verbessern sollten. In diesem Leitfaden …

• klären wir, was genau Onboarding-Umfragen sind,
• welche Best Practices Sie bei der Umsetzung beachten sollten und
• wie sich Mitarbeiterbefragungen zur Einarbeitung von Umfragen zum Bewerbungsverfahren unterscheiden.

Vor allem aber besprechen wir insgesamt 15 Beispielfragen aus unserer Vorlage für Onboarding-Umfragen und analysieren, welche Rückschlüsse wir aus den Antworten ziehen können.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung zum Onboarding?

Mit einer Umfrage zur Einarbeitung sammeln Sie wertvolles Feedback von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern über deren Erfahrungen mit dem Onboarding in Ihrem Unternehmen.

Ziel einer solchen Befragung ist es, jene Prozesse zu bewerten, die für die erfolgreiche Integration von neuen Teammitgliedern erforderlich sind. Außerdem sammeln Sie zugleich Erkenntnisse darüber, wie Sie diese Prozesse verbessern und erfolgreicher gestalten können.

Warum sind Onboarding-Umfragen wichtig?

Durch Befragungen zum Onboarding finden Sie heraus, welche Aspekte der Einarbeitung gut funktionieren und welche Bereiche verbesserungswürdig sind. So können Sie Ihr Vorgehen besser abstimmen und an die Bedürfnisse neuer Mitarbeiter:innen anpassen.

Aber warum ist das wichtig?

Erstens wirkt sich das Onboarding darauf aus, wie lange Sie Ihre Mitarbeiter:innen im Unternehmen halten können. Daten von SHRM zeigen, dass Angestellte, die eine gute Einarbeitung erfahren haben, mit größerer Wahrscheinlichkeit mindestens drei Jahre im Unternehmen bleiben. Zweitens ist die Einarbeitungsphase Ihre Chance, das Vertrauen Ihrer neuen Mitarbeitenden zu gewinnen, eine positive Arbeitgebermarke aufzubauen und – was am wichtigsten ist – eine gute Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen.

Apropos Erfolg: Ein solides Onboarding verbessert signifikant die Produktivität und die Performance der Teammitglieder. Gut eingearbeitete Mitarbeitende sind bis zu 70 % produktiver! Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen zeigen, was von ihnen wie erwartet wird, müssen diese keine Zeit und Energie darauf verschwenden, sich diese Dinge selbst zu erarbeiten.

Wann sollten Sie Umfragen zum Onboarding von Mitarbeiter:innen durchführen?

Einarbeitung und Onboarding sind ein langfristiger Prozess. Gallup schätzt, dass es bis zu einem Jahr dauert, bis neue Arbeitnehmer:innen ihr volles Potenzial ausschöpfen. In der Regel sollten Sie also mehr als eine Onboarding-Umfrage durchführen.

Es gibt jedoch keine festen Regeln dafür, wann genau oder wie viele Umfragen Sie durchführen sollten. Beispielsweise könnten Sie innerhalb der ersten ein oder zwei Wochen eine kurze Umfrage zu den bisherigen Eindrücken durchführen. So identifizieren Sie Bereiche, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Nach 30, 60 oder 90 Tagen könnte dann eine weitere Befragung folgen. Ein guter Zeitpunkt ist aber auch der Abschluss einer bestimmten Phase der Einarbeitung, etwa nach einer Schulung oder am Ende der Probezeit.

Das Unternehmen Code Signing Store führt zum Beispiel zwei Umfragen zum Einstieg durch, die erste nach 2 Wochen und die nächste nach 90 Tagen:

Unsere Umfragen finden zu zwei wichtigen Zeitpunkten statt: nach den ersten zwei Wochen und dann noch einmal am Ende der ersten 90 Tage. Mit diesem Ansatz erfassen wir nicht nur erste Reaktionen, sondern auch ausgereiftere Meinungen, sobald sich die neuen Mitarbeiter eingelebt haben, und erhalten so ein umfassendes Bild ihrer Erfahrung.

Michael Hess, Tech-Recruiter bei Code Signing Store

Wichtig ist in jedem Fall, dass die Befragungen zu einem Zeitpunkt stattfinden, an dem die Erfahrung in den Köpfen der Mitarbeiter:innen noch frisch ist.

Onboarding-Umfrage vs. Befragungen zum Bewerbungsverfahren

Umfragen zur Einarbeitung und solche zur Einstellung von neuen Teammitgliedern konzentrieren sich auf verschiedene Phasen des Employee Life Cycles und dienen außerdem unterschiedlichen Zwecken.

Um es kurz zu machen: Ziel des Onboardings ist es, die Integration und das Engagement neuer Mitarbeitenden sowie die Unterstützung des Teams zu bewerten und die Einarbeitung zu verbessern.

Umgekehrt konzentrieren sich Befragungen zum Bewerbungsverfahren auf die Verbesserung des Einstellungsprozesses, damit Sie die besten Talente anziehen und einstellen können.

Manchmal schleichen sich aber auch Fragen zum Bewerbungsprozess in die Onboarding-Umfrage ein.

Best Practices für die Onboarding-Umfrage

Stellen Sie klare und präzise Fragen.

Damit Ihre Fragen leicht zu verstehen sind, sollten Sie auf Fachjargon und eine allzu komplexe Grammatik verzichten. Sie möchten, dass sich die Befragten auf sinnvolle Antworten konzentrieren und nicht erst entschlüsseln müssen, was Sie mit der Frage gemeint haben könnten.

Suggestivfragen oder doppeldeutige Fragen können verwirrend sein und zudem die Ergebnisse verfälschen. Sehen Sie sich die folgende Formulierung an:

„Warum sind Sie mit Ihrer Einarbeitung und der Unterstützung durch Ihre Vorgesetzten zufrieden?“

Die Frage suggeriert den Befragten, sie seien zufrieden. Schlimmer noch: Sie fragt nach zwei verschiedenen Aspekten der Mitarbeitererfahrung – der Einarbeitung und der Unterstützung durch die Vorgesetzten. Die Person kann jedoch mit dem einen zufrieden sein, mit dem anderen aber nicht.

Hier gibt es bessere Alternativen:

• „Wie zufrieden sind Sie mit Ihrem Onboarding?“
• „Wie zufrieden sind Sie mit der Unterstützung durch Ihre Vorgesetzten?“

Verwenden Sie verschiedene Fragetypen.

Indem Sie unterschiedliche Arten von Fragen einbeziehen, wie z. B. Ja-Nein-Fragen, Fragen mit Sternebewertung oder solche mit Smiley-Antworten, machen Sie die Umfrage zugänglicher und ansprechender.

Vergessen Sie außerdem nicht, offene Fragen zu stellen. Nutzen Sie diese, um in reguläre Fragen tiefer einzutauchen und das Warum hinter den Antworten zu verstehen. So gewinnen Sie Einblicke in Probleme, die Ihnen vielleicht noch gar nicht aufgefallen sind.

Für die Analyse können Sie professionelle Tools wie den Honestly KI-Assistenten nutzen, um die wichtigsten Erkenntnisse und Themen zusammenzufassen.

Fassen Sie sich kurz.

Ihre Umfrage sollte nicht länger als zehn bis 15 Minuten dauern. Wenn Sie diesen Rahmen sprengen, riskieren Sie, die Aufmerksamkeit der Befragten zu verlieren.

In dieser Zeit können Sie etwa zehn bis 15 Fragen stellen, sofern Sie auf jede geschlossene Frage eine offene Frage folgen lassen.

Nutzen Sie eine professionelle Umfrageplattform.

Wie bereits erwähnt, ist eine Onboarding-Umfrage unter neuen Mitarbeiter:innen keine einmalige Angelegenheit. Wahrscheinlich werden Sie in den ersten 12 Monaten der Unternehmenszugehörigkeit mehrere davon durchführen.

Tun Sie sich selbst einen Gefallen und investieren Sie in eine professionelle Umfrageplattform. Diese wird Ihnen helfen, die Befragungen zu verwalten und die Ergebnisse über einen längeren Zeitraum nachzuverfolgen. So können Sie die von Ihnen durchgeführten Anpassungen leichter evaluieren.

Wenn Sie einen seriösen Anbieter nutzen, müssen Sie sich auch keine Gedanken über die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen machen.

Und natürlich können Sie das Tool auch für alle anderen Umfragen verwenden, die Sie im Rahmen Ihrer Corporate Listening Strategy durchführen. Dazu gehören Umfragen zur Zufriedenheit, zum Engagement oder zum Wohlbefinden.

Testen Sie die Umfrage.

Wenn Sie ein neues Umfragetool verwenden oder einen bestimmten Umfragetyp zum ersten Mal durchführen, besteht immer das Risiko, dass nicht alles nach Plan verläuft. Die App kann abstürzen, die anfänglichen Einstellungen können falsch sein und die Fragen sind möglicherweise nicht so verständlich, wie Sie gedacht haben.

Durch einen Probelauf vermeiden Sie solche Missgeschicke weitgehend. Testen Sie die Umfrage mit einer kleinen Gruppe von Befragten, z. B. mit Kolleg:innen aus einem anderen Team. Im Folgenden finden Sie einige Fragen, die Sie während der Pilotumfrage stellen sollten:

• Wie lange hat es gedauert, die Umfrage auszufüllen?
• Erhalten Sie durch die erhobenen Daten die gewünschten Erkenntnisse?
• Wie war die Nutzererfahrung?
• Waren die Fragen und die Struktur der Umfrage klar und verständlich?

Vorlage für Ihre Mitarbeiterbefragung zum Onboarding

Das Formulieren von Fragen, die präzise gestellt und leicht zu verstehen sind, aber dennoch die benötigten Informationen enthalten, ist eine Herausforderung. Und zeitaufwändig. Um Ihnen diese Aufgabe abzunehmen, haben wir eine Vorlage mit 28 Fragen zum Onboarding erstellt, die Sie hier herunterladen können.

Und wenn Sie bereits Honestly-Nutzer sind, können Sie die Fragen ganz einfach mit nur wenigen Klicks in Ihre Umfrage auf der Plattform importieren. Wenn Sie Honestly noch nicht kennen, zeigen wir Ihnen gerne, wie das Tool funktioniert: Buchen Sie hier Ihre Demo.

15 Beispielfragen für die Mitarbeiterumfrage zum Onboarding

Werfen wir einen Blick auf 15 Fragen aus der Vorlage – und die Rückschlüsse, die wir aus den Antworten ziehen können.

Vor und während dem ersten Arbeitstag

Die Fragen in diesem Abschnitt zielen darauf ab, wie gut vorbereitet und unterstützt sich neue Mitarbeitende vor und während ihres ersten Arbeitstages gefühlt haben.

1. Haben die Informationen, die Sie vor Ihrem ersten Arbeitstag erhalten haben, Ihnen Informationen darüber gegeben, wo Sie hin müssen und was Sie erwartet?

Mit dieser Frage bewerten Sie, wie eindeutig und nützlich die Informationen waren, die ein neuer Mitarbeitender vor seinem ersten Arbeitstag erhalten hat. Solche Hinweise schaffen die Voraussetzungen für einen reibungslosen Start und verringern die Angst vor dem Einstand.

2. Ich hatte eine sachkundige Kontaktperson für jegliche Fragen, die ich vor meinem ersten Tag hatte.

Als wie hilfreich hat der oder die Befragte die Unterstützung der Kontaktperson vor dem ersten Arbeitstag empfunden? Eine solche Person kann dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeitende sicherer und besser vorbereitet fühlen und einen guten ersten Eindruck vom Unternehmen bekommen.

3. An meinem ersten Arbeitstag war mein Arbeitsplatz gut organisiert und ich hatte alles, um mit meiner Arbeit zu beginnen.

Die Frage hilft Ihnen zu verstehen, ob der physische bzw. der virtuelle Arbeitsplatz, der neuen Teammitgliedern an ihrem ersten Tag zur Verfügung gestellt wird, ihren Bedürfnissen entsprochen hat. Fehlende Ressourcen für den Arbeitsbeginn können die Belastung am ersten Tag erhöhen.

4. Was hätte Ihren ersten Arbeitstag besser machen können?

Diese offene Frage bittet um spezifisches Feedback zu den ersten Erfahrungen des neuen Mitarbeitenden. So können Sie verbesserungswürdige Bereiche schnell identifizieren.

5. Wie gut war Ihr Vorgesetzter auf Ihre Ankunft vorbereitet?

Diese Frage verschafft Ihnen einen Eindruck über die Bemühungen von Manager:innen, den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin willkommen zu heißen und einzuweisen. Angestellte empfinden ihre Einarbeitung als 3,5-mal besser, wenn sie von ihrer Führungskraft gut unterstützt werden.

Rolle und Performance

Mit den folgenden Fragen bekommen Sie einen Überblick, wie gut neue Mitarbeiter:innen ihre Aufgaben verstehen und ob sie bei der Erreichung ihrer Ziele unterstützt werden.

6. Mir wurde klar und verständlich erklärt, wie meine Leistung bewertet wird.

Wie klar wurde kommuniziert, mittels welcher Verfahren die Arbeitsleistung bewertet wird? Arbeitnehmer:innen sind produktiver und effizienter, wenn sie die Leistungskriterien kennen.

7. Ich habe eine zusätzliche Einführung und Schulung in organisationsinterne Systeme und Betriebsabläufe erhalten.

Mit dieser Frage wird geprüft, ob der neue Mitarbeitende eine erforderliche Schulung zur Nutzung der internen Systeme erhalten hat, sodass er die betrieblichen Prozesse befolgen kann. Eine solche Schulung ist wichtig für das Vertrauen und die Effizienz neuer Teammitglieder.

8. Erkundigt sich Ihr direkter Vorgesetzter regelmäßig bei Ihnen, ob Sie noch Fragen oder Bedenken haben?

Durch diese Frage können Sie feststellen, ob die Führungskraft den neuen Mitarbeitenden in der Anfangsphase angemessen unterstützt hat. Dies ist entscheidend für die Bewältigung etwaiger anfänglicher Probleme und die Förderung eines motivierenden Arbeitsumfeldes.

9. Wie gut verstehen Sie die Erwartungen und Verantwortungen Ihrer Arbeit?

Wie klar wurden die Erwartungen und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeitenden besprochen? Eine effektive Kommunikation stellt sicher, dass neue Angestellte mit ihren Aufgaben und den Unternehmenszielen vertraut sind.

10. Haben Sie das Gefühl, dass Sie seit Ihrem ersten Arbeitstag gut auf Ihren Job vorbereitet wurden?

Wenn Sie die allgemeine Wirksamkeit Ihres Onboardings evaluieren wollen, sollten Sie diese Frage in Ihre Umfrage mitaufnehmen.

Integration und Gesamterlebnis

In dieser Phase der Einarbeitung geht es darum, wie gut sich die neuen Mitarbeiter:innen in ihre Teams und in das Unternehmen einfügen.

11. Wie gut fühlen Sie sich im Team integriert?

Diese Frage misst das Zugehörigkeitsgefühl und die Integration des neuen Angestellten im Team. Teams mit einem guten Zugehörigkeitsgefühl arbeiten besser zusammen und haben eine höhere Arbeitsmoral.

12. Was würden Sie einem/r Freund/in, die in Ihrer Organisation anfängt, sagen, worauf er/sie sich einstellen muss?

Die Frage gibt Aufschluss darüber, wie die neuen Mitarbeitenden den Einarbeitungsprozess und ihre ersten Erfahrungen im Allgemeinen wahrnehmen.

13. Bitte geben Sie uns Verbesserungsvorschläge zu unserem Einstellungs- und Onboardingprozess.

Diese offene Frage bietet neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Feedback zu geben und Verbesserungsvorschläge zu machen, die durch andere Fragen möglicherweise nicht erfasst werden konnten.

Diese Frage verrät uns viel darüber, welche Teile unseres Einstellungsverfahrens gut funktionieren und welche vielleicht noch überarbeitet werden müssen. Indem wir uns auf bestimmte hilfreiche Aspekte konzentrieren, können wir sicherstellen, dass wir diese Bereiche immer weiter verbessern und gleichzeitig alle Probleme beheben.

Eliot Vancil, Geschäftsführer von Fuel Logic

14. Wie zufrieden waren Sie mit Ihrem Onboarding allgemein?

Um die Zufriedenheit des neuen Mitarbeitenden mit dem gesamten Einarbeitungsprozess zu erfassen, sollten Sie diese Frage stellen.

15. Wie wahrscheinlich ist es, dass Sie nach den ersten paar Wochen Ihre Organisation als Arbeitgeber weiterempfehlen würden?

Diese Frage ist dem Net Promoter Score sehr ähnlich und erfasst die Gesamtzufriedenheit des neuen Teammitgliedes und seine individuelle Wahrnehmung des Unternehmens in den ersten Wochen der Beschäftigung. Wenn ein:e Mitarbeiter:in in dieser Phase bereit ist, den Arbeitsplatz weiterzuempfehlen, zeigt dies, dass der Einarbeitungsprozess erfolgreich war.

Häufig gestellte Fragen zur Onboarding-Befragung neuer Mitarbeitenden

Was sind die 5 Cs des Onboardings?

Die 5 Cs des Onboarding sind Compliance (Verständnis von Regeln und Richtlinien), Clarification (Rolle und Erwartungen), Culture (Integration in die Unternehmenskultur), Connection (Aufbau von Beziehungen) und Confidence (Erleben von Kompetenz und Fähigkeiten).

Was ist eine Onboarding-Checkliste

Eine Onboarding-Checkliste ist eine strukturierte Liste mit Aufgaben und Aktivitäten, die neu eingestellte Mitarbeiter:innen in den ersten Tagen und Wochen in einem Unternehmen begleiten. So soll sichergestellt werden, dass die erforderlichen Schulungen, Ressourcen und Einführungen zur Verfügung stehen.

Unternehmen können mehrere solcher Checklisten haben, z. B. für die Woche davor, den ersten Tag, die erste Woche usw. Auch eine umfassende Liste für alle Phasen ist möglich.

Wie bewerten Sie den Onboarding-Prozess?

Evaluieren Sie den Einarbeitungsprozess, indem Sie in Umfragen Feedback einholen, die Leistung und das Engagement neuer Mitarbeitenden bewerten und die Mitarbeiterbindung überwachen.

Was ist eine E-Mail-Vorlage für eine Onboarding-Umfrage?

Eine E-Mail-Vorlage für eine Onboarding-Umfrage ist eine vorgefertigte Nachricht, die an neu eingestellte Mitarbeiter:innen gesendet wird, um sie zur Teilnahme an der Befragung einzuladen. Sie stellt sicher, dass die Kommunikation klar und einladend ist und ermutigt zu ehrlichem Feedback.

Eine solche E-Mail könnte beispielsweise so lauten:

Sehr geehrte/r [Name des Mitarbeitenden],

willkommen bei [Name des Unternehmens]! Wir hoffen, dass Ihre ersten [X Wochen/Tage] erfolgreich waren und Sie sich in Ihrer neuen Rolle gut zurechtfinden.

Um uns stetig zu verbessern, würden wir gerne mehr über Ihre bisherigen Erfahrungen beim Onboarding wissen. Ihr Feedback ist wichtig, um unseren Einarbeitungsprozess zu optimieren und sicherzustellen, dass wir allen neuen Teammitgliedern den bestmöglichen Start bieten.

Wir bitten Sie, sich ein paar Minuten Zeit zu nehmen und den Fragebogen auszufüllen, indem Sie auf den folgenden Link klicken:

[Link zur Umfrage einfügen]

Ihre Antworten werden vertraulich behandelt und ausschließlich zur Verbesserung unseres Onboarding-Programms verwendet.

Wenn Sie unmittelbare Bedenken haben oder weitere Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, sich an [HR-Ansprechpartner:in] zu wenden.

Vielen Dank, dass Sie Teil unseres Teams sind und uns wertvolle Anregungen geben!

Mit freundlichen Grüßen,

[Ihr vollständiger Name]
[Ihre Berufsbezeichnung]
[Firmenname]
[Kontaktinformationen]

Fazit

Umfragen zum Onboarding von neuen Mitarbeiter:innen können Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen bei der Neugestaltung und Verbesserung Ihrer Einarbeitungsprozesse zu treffen. Dies ist von entscheidender Bedeutung, wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre neuen Teammitglieder gut integriert sind und die notwendige Unterstützung erhalten, um sich in Ihrem Unternehmen voll entfalten zu können.

Honestly ist eine professionelle Feedback-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Mitarbeiterbefragungen einfach durchzuführen, anschließend zu analysieren und gleichzeitig die Datensicherheit bei hervorragender Benutzerfreundlichkeit zu gewährleisten.