Konstruktives Feedback – 10 goldene Regeln

Wenn es darum geht, Prozesse und Arbeitsweisen zu verbessern und sicherzustellen, dass die Qualität der Arbeit durchgehend hoch ist, ist konstruktives Feedback unabdingbar. Werden Missstände oder “Fehlverhalten” nicht angesprochen, gleicht das einem Diebstahl an das Unternehmen. Sie können sich vorstellen, wie viel Potenzial in deutschen Firmen verlorengeht, weil Menschen sich nicht trauen, sich gegenseitig auf Fehler hinzuweisen – oder es auf die falsche Art und Weise tun.

Feedback sollte immer als Geschenk und nicht als “Peitsche” verstanden werden. Es signalisiert Interesse am Gegenüber, dem Miteinander im Arbeitsalltag und der Qualität der Zusammenarbeit. Konstruktive Rückmeldungen stärken das Positive und benennen Verbesserungspotenzial, ohne dass sich jemand in die Defensive gedrängt fühlt.

Gerade negatives Feedback konstruktiv zu verpacken, fällt aber vielen schwer. Wir haben Ihnen in diesem Artikel deshalb 10 goldene Feedbackregeln zusammengestellt, mit denen Sie es garantiert schaffen, gemeinsam mit Ihrer Belegschaft die Prozesse und das Verhalten in der Organisation so zu verbessern, dass möglichst keine Fehler passieren.

Konstruktives Feedback – eine Definition

Feedback ist einfach gesagt eine Rückmeldung zu einem bestimmten Verhalten – egal ob positiv oder negativ. Wichtig: Feedback ist nicht gleichbedeutend mit Kritik. Feedback strebt grundsätzlich eine Verbesserung des Bestehenden an. Es informiert darüber, wo man aktuell steht und wo es in Zukunft hingehen sollte und warum.

Damit es wirkt und beim Gegenüber richtig ankommt, sollte Feedback immer möglichst konstruktiv sein. Das bedeutet, dass es nicht “niedermachend” und auf Fehler fokussiert formuliert sein sollte. Stattdessen sollte es zur Weiterentwicklung des Feedback-Empfängers beitragen. Es sollte unterstützend wirken statt der Person Steine in den Weg zu legen und keine verallgemeinernden Aussagen beinhalten. Konstruktives Feedback zielt auf ein positives Ergebnis ab, indem man Kommentare, Ratschläge oder Vorschläge gibt, die für die Arbeit oder Zukunft nützlich sind.

Kurz gesagt: Konstruktives Feedback ist eine der wichtigsten Techniken in der Mitarbeiterkommunikation und ein mächtiges Führungsinstrument.

Unsere 10 goldenen Feedbackregeln

Das Zauberwort für konstruktives Feedback lautet: Wertschätzung. Ihr Gegenüber sollte erkennen, dass Sie in der Absicht gekommen sind, die Situation zu verbessern und nicht, um ihn oder sie anzugreifen.

10 Dinge, die Sie für ein gelungenes konstruktives Feedback außerdem beachten sollten, haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt. Idealerweise sorgt Feedback, das nach diesen Regeln formuliert ist dafür, dass der Angesprochene sich die Inhalte anhört, ohne sie als Angriff aufzufassen. So bleibt die Stimmung ruhig und Sie können gemeinsam mit Ihrem Mitarbeiter daran arbeiten, die Beziehung oder Zusammenarbeit zu verbessern.

Das sind unsere 10 goldenen Feedbackregeln – inklusive Beispiele für die Umsetzung:

1. Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für das Feedback.

Geben Sie Feedback nie zwischen Tür und Angel. Wählen Sie für Ihr Feedback lieber einen Zeitpunkt, an dem alle Beteiligten Ruhe und Zeit haben. Machen Sie am besten einen Termin aus – idealerweise mit etwas Vorlauf, damit sich Ihr Gesprächspartner nicht überfallen fühlt. Je sensibler das Feedback ist, umso wichtiger ist dieser Punkt.

Achten Sie darauf, dass Sie das Feedback-Gespräch dennoch zeitnah zur jeweiligen Situation ansetzen – je frischer, umso besser können Ihre Mitarbeiter die Rückmeldungen verstehen und umsetzen.

Wenn die Stimmung im Gespräch hitziger wird und Sie oder Ihr Gegenüber emotionsgeladen sind, sollten Sie abwarten, bis sich alle wieder beruhigt haben. Verschieben Sie die Fortsetzung des Gesprächs falls nötig auf einen ruhigeren Moment.

2. Geben Sie positives Feedback öffentlich, konstruktives ohne Publikum.

Wenn Sie negatives Feedback geben, dann unter vier Augen. Tauschen Sie mit Ihren Mitarbeitern nie in Gegenwart von Kollegen Kritik aus – in der Regel werden die betroffenen Personen diese sonst schlechter annehmen können.

Möchten Sie allerdings die Leistung eines Mitarbeiters positiv hervorheben – zum Beispiel weil er eine innovative Idee hatte, die Ihre Firma vorangebracht hat – machen Sie das ruhig vor den Kollegen. So bedeutet das Lob erstens mehr für den Mitarbeiter und zweitens ermutigt das öffentliche positive Feedback die übrigen Teammitglieder dazu, sich ebenfalls so zu verhalten.

3. Verwenden Sie einen SBI-Rahmen für das Feedback.

Das SBI-Framework ist eine der wichtigsten und wirksamsten Methoden für konstruktives Feedback. Das Kürzel steht für Situation, Behavior (Verhalten) und Impact (Auswirkung). Sie erinnern dabei den Empfänger immer zuerst kurz an die Situation, beschreiben dann das spezielle Verhalten, zu dem Sie Feedback geben möchten und erklären dann, was Sie als Folge dieses Verhaltens gefühlt oder erlebt haben. So ist es für Ihr Gegenüber leichter, Kritik im erforderlichen Zusammenhang wahrzunehmen und nicht als eine persönliche Attacke.

So machen Sie es richtig: Kritik am Verhalten eines Mitarbeiters in Meetings könnten Sie im SBI-Rahmen beispielsweise so formulieren: “Im gestrigen Meeting hat Susanne die Quartalsergebnisse vorgestellt (Situation). Sie haben Susanne dabei wiederholt unterbrochen (Behavior). Das wirkte auf mich, als wollten Sie die Präsentation übernehmen und Susanne kam nicht dazu, die Gründe für die verfehlten Quartalszahlen vorzustellen (Impact).”

4. Formulieren Sie das Feedback eindeutig und nennen Sie Fakten.

Nach erfolgreicher Einleitung wird es ernst: Es geht an die konstruktive Kritik. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie sich an die Fakten halten und das Feedback eindeutig formulieren. Beschreiben Sie Situationen, auf die Sie sich beziehen so konkret wie möglich. Beispiele geben Orientierung und helfen Ihrem Mitarbeiter nachzuvollziehen, was Sie meinen.

So machen Sie es richtig: Sagen Sie zum Beispiel nicht “Sie kommen ständig zu spät!”, sondern zeigen Sie besser auf, in welchen Situationen Ihnen Unpünktlichkeit oder kurzfristige Terminverschiebungen aufgefallen sind. Das könnte dann so aussehen: “Ich versuche meine Zeit zu planen. Wenn wir einen Termin haben, stelle ich mich darauf ein. Allein in der letzten Woche haben Sie zweimal Termine kurzfristig verschoben. Am Dienstag haben Sie am selben Tag vormittags abgesagt und am Donnerstag sind Sie 20 Minuten zu spät zum Meeting erschienen. Ich hatte das Gefühl, Ihnen sind unsere Meetings nicht wichtig.”

5. Formulieren Sie Feedback in der Ich-Form.

Schildern Sie immer Ihre persönliche Wahrnehmung und sprechen Sie in der Ich-Form. Es sind Ihre Beobachtungen, Ihre Wahrheit, die sie kundtun. Vermeiden Sie außerdem Verallgemeinerungen, diese treiben den Gesprächspartner geradewegs in die Verteidigungshaltung.

So machen Sie es richtig: Sagen Sie nicht “Das war gut/schlecht!”, sondern formulieren Sie möglichst wertneutral, z. B. “Ich würde mich über mehr Kommunikation freuen, ich schlage deshalb ein wöchentliches Update immer montags vor.” oder “Ich habe das Gefühl, dass Ihre Einstellung im Büro in letzter Zeit negativer geworden ist. Was können wir tun, um Ihnen zu helfen?”.

6. Trennen Sie klar zwischen Wahrnehmung, Vermutung und Bewertung.

Beschreiben Sie immer, was Sie wahrgenommen haben und schildern Sie Ihre Beobachtungen in bestimmten Situationen sachlich. Vermeiden Sie, das Verhalten des anderen zu interpretieren oder die andere Person zu bewerten. Wenn Sie es trotzdem tun, trennen Sie Ihre Interpretation deutlich von den Fakten.

So machen Sie es richtig: Statt zu sagen “Sie sind abweisend!”, sollten Sie die Fakten beschreiben und Ihre Interpretation deutlich abgrenzen: “Auf mich wirkten Sie im Gespräch abweisend, weil Sie die Arme verschränkt hatten und nicht gelächelt haben.”

7. Geben Sie Feedback zum Verhalten, nicht zum Charakter.

Konstruktives Feedback hat das Ziel, eine Situation im Arbeitsalltag zu erörtern, negative Verhaltensweisen in Zukunft zu vermeiden und aus Fehlern zu lernen. Kritik am Charakter der Person ist dabei nicht angesagt.

So machen Sie es richtig: Schildern Sie, welche Konsequenzen ein Verhalten für Sie oder das Team hat, statt auf die Person bezogene Du-Botschaften zu schicken. Bauen Sie Ihre Sätze nach dem Prinzip “Wenn Sie x machen, fühle ich mich y” auf, statt zu sagen “Sie sind unaufmerksam/egoistisch/rücksichtslos etc.”.

8. Lassen Sie Ihr Gegenüber zu Wort kommen.

Ein konstruktives Feedback-Gespräch ist nicht nur dazu da, Fehler und Schwächen anzusprechen – es geht auch darum, herauszufinden, wie es zu dem “Fehlverhalten” gekommen ist. Schildern Sie deshalb Ihre Sicht und lassen Sie anschließend Ihren Mitarbeiter erklärend zu Wort kommen.

Eine gute Feedbackkultur im Unternehmen zeichnet sich schließlich auch dadurch aus, dass Feedback nicht nur in eine Richtung von Vorgesetzten zu Mitarbeitern funktioniert, sondern auch umgekehrt.

So machen Sie es richtig: Fragen Sie den betreffenden Mitarbeiter nach seiner Meinung, nachdem Sie Ihre Punkte geschildert haben. Sie könnten zum Beispiel fragen “Wie sehen Sie die Situation?” oder “Wie schätzen Sie Ihre Leistung ein?”.

9. Achten Sie beim Feedback geben auf Ausdruck, Körpersprache und Stimme.

Der Ton macht die Musik – das gilt auch beim Feedback. Dabei ist der nonverbale Teil Ihrer Kommunikation fast noch entscheidender als das, was Sie letztendlich sagen. Achten Sie deshalb für konstruktives Feedback darauf, wie Sie etwas rüberbringen.

So machen Sie es richtig: Versetzen Sie sich vor dem Austausch in eine positive Grundstimmung, indem Sie sich vor Augen halten, auf welches positive Ergebnis Sie hinarbeiten. Was schätzen Sie an Ihrem Mitarbeiter? Das ist es, was Sie im Kopf haben sollten – ein aggressiver Unterton, Genervtheit oder eine abwesende Körperhaltung arbeiten sonst gegen Sie und signalisieren dem Gesprächspartner eher einen Angriff als einen offenen Austausch.

10. Halten Sie die Erkenntnisse aus dem Feedback gemeinsam für die Zukunft fest.

Ziel von konstruktivem Feedback ist es, gemeinsam Fehler im Prozess und im Verhalten im Arbeitsalltag aufzudecken und künftig zu vermeiden. Dafür ist es wichtig, dass Sie Ihrem Gegenüber nicht nur sein oder ihr Verhalten spiegeln, sondern am Ende des Gesprächs auch gemeinsam aufarbeiten, wie in Zukunft Patzer vermieden werden können. Als Führungskraft sollten Sie zusammen mit Ihren Mitarbeitern festhalten, welche Erkenntnisse für die Zukunft Sie beide aus dem Gespräch mitnehmen.

Sinn des konstruktiven Feedbacks ist nicht nur, etwas zu bemängeln, sondern auch gemeinsam Lösungen zu finden und das Miteinander am Arbeitsplatz künftig noch besser zu gestalten. Teilen Sie ihre Ergebnisse wenn möglich auch mit anderen in Ihrem Team oder in der Firma, sodass alle davon profitieren können.

Konstruktives Feedback – FAQ

Was ist konstruktives Feedback?

Konstruktives Feedback zielt darauf ab, ein Verhalten positiv zu verändern, indem man mit dem Betroffenen teilt, was man an seinem aktuellen Verhalten positiv oder negativ beobachtet. Gutes konstruktives Feedback als Teil der Mitarbeiterkommunikation sollte sich auf die Arbeit konzentrieren und kein negativer Angriff auf Personen sein.

Warum ist konstruktives Feedback wichtig?

Konstruktives Feedback kann Verhaltensweisen und Beziehungen verbessern, Schwächen aufzeigen und neue Perspektiven eröffnen. Es kann die Produktivität steigern und dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter lieber und länger in Ihrer Organisation tätig sind.

Wie kann man konstruktives Feedback als Führungsinstrument einsetzen?

Geben Sie Feedback, bevor es notwendig ist. Wenn Ihnen ein bestimmtes Verhalten besonders wichtig ist oder Sie bestimmte Fehler vermeiden möchten, warten Sie nicht bis sie eintreten. Geben Sie stattdessen in regelmäßigen Mitarbeitergesprächen schon vorher positives Feedback zum angestrebten Verhalten, wenn es schonmal gezeigt wurde. So wissen Ihre Mitarbeiter, was gewünscht ist und werden sich häufiger so verhalten.

Nützliche Tipps sowie Dos & Don’ts für die Vorbereitung eines solchen Mitarbeitergesprächs finden Sie hier.

Wie formuliert man konstruktives Feedback richtig?

Es gibt eine einfache Formel, mit deren Hilfe Sie ganz einfach konstruktives Feedback auf den Punkt bringen. Ihr Feedback sollte aus drei Teilen bestehen: (a) Situation, (b) Verhalten, (c) Auswirkung. Sie können es in folgendem Satz ausdrücken:

“Während (a), haben Sie (b), das wirkte auf mich (c).”

Warum ist eine starke Feedbackkultur im Unternehmen so wichtig?

Eine solide Feedbackkultur trägt zu einer guten Unternehmenskultur bei und sorgt dafür, dass sich Mitarbeiter bestmöglich entwickeln und kontinuierlich verbessern können. Sie ist wichtig für jede Art von Veränderung im Unternehmen. Sie sorgt für Transparenz, fördert positives Verhalten und schafft ein besseres Unternehmensklima. Eine solche Kultur zu etablieren ist eine zentrale Führungsaufgabe. Mehr dazu lesen Sie auch hier.