5 Tipps wie du auf die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen reagieren

Auf Ergebnisse zu reagieren, um positive Veränderungen anzustoßen, ist der eigentliche Zweck einer Mitarbeiterumfrage.

Und das Feedback der Mitarbeitenden ist nur so wertvoll, wie das, was du damit machst:

Warum ist es also so schwierig?

Wenn ich mit HR-Managern spreche, höre ich oft, wie frustrierend es ist, Wochen mit der Gestaltung einer perfekten Umfrage zu verbringen, nur um sich anschließend überwältigt zu fühlen – entweder:

• von der Menge der eingehenden Ergebnisse oder
• weil man alleine verantwortlich ist, das Feedback umzusetzen.

Dann tritt ein Schneeballeffekt ein:

👉 Das ganze Quartal oder Jahr vergeht seit deiner Umfrage, und nicht viel hat sich getan, ODER

👉 Du versuchst, einige Maßnahmen umzusetzen, aber es war schwer, dran zu bleiben, UND

👉Deine Mitarbeitenden haben das Gefühl, dass sich nichts ändert und dass sie nicht gehört werden. Warum sollten sie in Zukunft noch Feedback geben? Die Teilnahmequote sinkt und die Enttäuschung wächst.

Das ist hart, aber meiner Meinung nach liegt es daran, dass häufig ein klarer Prozess von Anfang an fehlt.

Hier, wo ich denke, dass Dinge oft “schief laufen”:

• Es gibt vielleicht einen Prozess für die Gestaltung und Durchführung einer Umfrage, aber nicht dafür, die Ergebnisse in konkrete Maßnahmen zu übersetzen.
• Die Ergebnisse sind oft komplex und es erfordert Zeit und Wissen, sie zu interpretieren.
• Es fehlt ein klarer Überblick darüber, was getan werden muss und wer verantwortlich ist.
• Es ist unklar, ob die umgesetzten Maßnahmen erfolgreich waren, da Fortschritte und Wirksamkeit nicht nachverfolgt werden.
• Die Maßnahmen sind oft zu ehrgeizig oder umfangreich, was ihre Umsetzung erschwert.

Die gute Nachricht ist, dass viele dieser Probleme mit einem besser definierten Prozess gelöst werden können.

Hier habe ich fünf Tipps zusammengestellt, wie du diesen Prozess verbessern und sicherstellen kannst, dass du nicht alleine die riesige Aufgabe der Umsetzung der Umfrageergebnisse bewältigen musst.

Hier ein kleiner Einblick:

1. Mentalitätswandel

Was ist das Problem?

Wenn Mitarbeiter keine Veränderungen sehen, nachdem sie Feedback gegeben haben, verlieren sie das Vertrauen in den Prozess. Dies führt zu geringerer Beteiligung bei zukünftigen Umfragen und einer allgemeinen Verschlechterung des Engagements.

Wie kannst du es ändern?

Stelle sicher, dass du jeden in den Prozess einbeziehst - nicht nur beim Sammeln von Feedback, sondern auch bei der Entwicklung und Umsetzung von Lösungen.

• Teile Ergebnisse: Kommuniziere die Umfrageergebnisse transparent an alle Mitarbeiter.
• Sammle Ideen: Organisiere Brainstorming-Sitzungen oder Workshops, um Lösungen für identifizierte Probleme zu finden.
• Bilde Teams: Erstelle bereichsübergreifende Teams, um spezifische Herausforderungen anzugehen.
• Regelmäßige Updates: Halte alle über den Fortschritt der Initiativen auf dem Laufenden.

Beispiel

Leschaco, ein globaler Logistikdienstleister, erzielte beeindruckende Ergebnisse durch gemeinsame Anstrengungen. Nachdem 84% ihrer Mitarbeiter an ihrer letzten Umfrage teilgenommen hatten, setzten sich die Teamleiter zusammen, um Lösungen zu entwickeln.

2. Beziehe die Führung von Anfang an ein

Was ist das Problem?

Führungskräfte sind beschäftigt und es ist schwierig, sie einzubeziehen und Aufgaben zu ihrer To-Do-Liste hinzuzufügen, besonders wenn ihnen nicht klar ist, warum es entscheidend ist und wie sie sich einbringen können.

Wie kannst du es ändern?

Der einzige Weg, Veränderungen voranzutreiben, besteht darin, Führungskräfte in die gesamte Strategie des Mitarbeiterfeedbacks einzubeziehen:

• Verkaufe es intern - zeige ihnen, warum du die Umfragen durchführst, was du dir davon erhoffst, wie es ihnen helfen kann, ihre Teams zu engagieren, und welche Risiken bestehen, wenn nichts unternommen wird
• Mache sie zu Gestaltern - beziehe sie in den Prozess der Umfragegestaltung ein, um von Anfang an Ownership zu fördern. Sie können sich Fragen überlegen, die auf Erkenntnisse abzielen, die sie gerne gewinnen möchten
• Erleichtere den Zugang zu Umfrageergebnissen - gib ihnen Zugang zu Ergebnissen und hilf ihnen, ihre Dashboards zu personalisieren. Tools wie Honestly bieten rollenbasierten Benutzerzugang (zum Beispiel für regionale Manager) und angepasste Dashboards, damit Personen die für sie interessantesten Ergebnisse sehen können.

• Mache es ihnen leichter, auf Feedback zu reagieren - unterstütze sie im Prozess zwischen Ergebnissen und der Festlegung von Maßnahmen. Honestly hat zum Beispiel gerade ein neues Feature in ihrem Tool namens Initiatives eingeführt. Es erleichtert das Starten einer neuen Initiative (im Kontext einer spezifischen Umfragefrage), das Zuweisen eines Verantwortlichen und das Verfolgen des Fortschritts in einem Kanban-artigen Board wie diesem:

Beispiel:

Plane nach Abschluss deiner Umfrage ein Treffen mit dem Führungsteam, um: 1. Ergebnisse zu diskutieren, 2. Gemeinsam nach Lösungen zu suchen. Diese Treffen sind effektiver, wenn es einen dedizierten Moderator (HR-Manager oder Agile Coach) gibt, der sicherstellt, dass das Gespräch konstruktiv ist, sich auf greifbare Lösungen konzentriert und klare nächste Schritte mit zugewiesener Verantwortlichkeit hat.

3. Mache deine Maßnahmen spezifisch

Was ist das Problem?

Wenn Mitarbeiter ihre Erkenntnisse in einer Umfrage teilen, heben sie Herausforderungen oder Bereiche hervor, in denen ihrer Meinung nach Veränderungen notwendig sind. Einer der häufigsten Fehler, die ich bei HR- und organisatorischen Feedback-Nachverfolgungen sehe, ist, dass sie zu allgemein sind. Vagen Maßnahmen fehlt oft die Spezifität, die notwendig ist, um Veränderungen voranzutreiben.

Wenn die Führung mit vagen Maßnahmen reagiert, kann dies zu Frustration, Disengagement und der Wahrnehmung führen, dass ihr Feedback nicht ernst genommen wurde.

Wie kannst du es ändern?

Nimm dir Zeit, deine Maßnahmen zu definieren.

Gut definierte Maßnahmen zeigen, dass du zugehört hast und konkrete Schritte zur Verbesserung unternimmst.

Schlecht definierte Maßnahmen wie “Den Arbeitsplatz freundlicher gestalten” scheitern, weil sie nicht klären, was tatsächlich geändert wird oder wer dafür verantwortlich ist.

Andererseits machen spezifische Maßnahmen wie “Ab nächstem Monat ein wöchentliches Peer-Anerkennungssystem einführen” nicht nur ein klares Ziel deutlich, sondern ermöglichen es auch, den Fortschritt zu verfolgen und die Ergebnisse zu bewerten.

Beispiel

Lass uns einige schlechte Beispiele betrachten und dann untersuchen, wie sie verbessert werden können:

In jedem dieser Beispiele bietet die vage Maßnahme keinen klaren Weg nach vorn. Es gibt keine Verantwortlichkeit oder Zeitplanung. Die verbesserten Maßnahmen hingegen spezifizieren das Was, Wann und Wie, was es für HR oder das Management einfacher macht, die Änderung umzusetzen und zu überwachen.

4. Stelle sicher, dass deine Initiativen umsetzbar sind

Was ist das Problem?

Selbst wenn deine Maßnahmen beschreibend sind, können sie immer noch scheitern, wenn es keinen Zeitplan, keine klare Verantwortlichkeit und keinen Fokus auf die Wirkung gibt.

Wie kannst du es ändern?

Stelle sicher, dass deine Maßnahmen nicht nur so konkret und detailliert wie möglich sind, sondern auch messbar, zeitlich begrenzt und einen Verantwortlichen haben, der für ihre Umsetzung zuständig ist.

Auf diese Weise bieten sie klare Erwartungen und ermöglichen es dir, den Fortschritt effektiv zu messen. Sie bauen auch Vertrauen zwischen Mitarbeitern und Führung auf. Mitarbeiter fühlen sich eher gehört, wenn sie sehen, dass ihr Feedback in greifbare Schritte umgewandelt wird, was zu einer höheren Moral und mehr Engagement bei zukünftigen Umfragen führen kann.

• Sei spezifisch: Vermeide allgemeine Begriffe wie “verbessern” oder “erhöhen”. Beschreibe stattdessen die spezifische Änderung oder das Verhalten, das du sehen möchtest.
• Setze einen Zeitrahmen: Jede Maßnahme sollte eine Frist oder einen Zeitrahmen haben, um Verantwortlichkeit sicherzustellen. Wir haben auch ein zusätzliches Feld, um die Wichtigkeit (Fälligkeitsdatum) hervorzuheben.
• Weise Verantwortlichkeit zu: Stelle sicher, dass klar ist, wer für die Umsetzung der Maßnahme verantwortlich ist.
• Konzentriere dich auf die Wirkung: Denke darüber nach, wie die Maßnahme das Kernproblem angehen wird. Wird sie zu messbaren Verbesserungen führen?

Beispiel

Bei Honestly verwenden wir unser neues Initiative-Feature, um sicherzustellen, dass unsere Maßnahmen spezifisch, zeitlich begrenzt und klar zugeordnet sind.

Wenn wir eine neue Initiative hinzufügen, versuchen wir, sie detailliert zu beschreiben, einen Verantwortlichen zuzuweisen, eine Frist hinzuzufügen und Notizen mit nächsten Schritten bereitzustellen.

5. Fortschritt verfolgen

Was ist das Problem?

Maßnahmen gut zu definieren ist nur ein Teil der Gleichung. Ein anderer ist, sie nachzuverfolgen. Ohne diesen wichtigen Schritt ist es unmöglich zu sagen, was funktioniert hat und wie es möglicherweise auch deine Kennzahlen beeinflusst hat.

Wenn ich mit HR-Managern spreche, stelle ich manchmal fest, dass eine fehlende wiederholte Verfolgung von Maßnahmen auf ein tieferliegendes Problem wie Ressourcenmangel oder geringes Engagement der Führungsebene hindeuten kann. Wenn dies der Fall ist, empfehle ich, es frühzeitig anzusprechen, sogar noch vor der Gestaltung deiner Umfrage.

Wie kannst du es ändern?

Stelle sicher, dass du deine Maßnahmen auf eine Weise dokumentierst, die transparent ist und zu der Führungskräfte vollen Zugang haben. Richte dann regelmäßige Check-ins ein, um den Fortschritt deiner Initiativen zu überwachen. Es ist wichtig, jede Maßnahme mit einer Kennzahl zu verknüpfen, damit du sie im Laufe der Zeit verfolgen kannst.

Bei Honestly kannst du Initiativen hinzufügen, die direkt mit Umfragefragen verknüpft sind, was bedeutet, dass du bei einer erneuten Durchführung der Umfrage beobachten kannst, wie sich die Kennzahl im Laufe der Zeit verändert hat:

Beispiel

Hier ist, was ich mit meinem Team praktiziere:

• Regelmäßige Check-ins: Richte zweiwöchentliche oder monatliche Check-ins ein, um die Umsetzung unserer Maßnahmen zu überwachen.
• Feedback-Schleife: Frage dein Team, ob sie Verbesserungen bemerkt haben, nachdem die Maßnahmen umgesetzt wurden.
• KPI-Tracking: Für bestimmte Maßnahmen verfolge relevante Key Performance Indicators (KPIs) wie Mitarbeiterengagement-Scores, oder Feedback aus Folgeumfragen.

Abschließende Worte

Bei der Durchführung von Mitarbeiterumfragen ist das Sammeln von Feedback nur der erste Schritt. Die wirkliche Wirkung entsteht dadurch, wie du auf dieses Feedback reagierst.

Wenn es drei Kernerkenntnisse gibt, wären es diese:

• Die Bearbeitung von Feedback ist nur möglich, wenn es eine gemeinsame Anstrengung zwischen HR-Managern zur Durchsetzung des Prozesses und Führungskräften gibt, die tatsächlich konkrete Maßnahmen dort umsetzen können, wo sie am dringendsten benötigt werden.
• Schlecht definierte oder vage Maßnahmen führen oft zu wenig oder gar keiner Verbesserung. Im Gegensatz dazu bieten klare, konkrete Maßnahmen einen Fahrplan für echten Fortschritt, helfen dabei, die von den Mitarbeitern angesprochenen Kernprobleme anzugehen und treiben den organisatorischen Wandel voran.
• Wenn Maßnahmen definiert sind, ist es wichtig, sie mit spezifischen KPIs zu verknüpfen, die du beeinflussen möchtest, sowie ihren Fortschritt regelmäßig zu überwachen und zu verfolgen.