Wie Sie ein Betriebliches Vorschlagswesen in Ihrem Unternehmen einführen

Eine gute Idee kann von überall herkommen. Wenn die Konzepte Ihres Unternehmens für neue Produkte, Strategien und Arbeitsweisen allerdings nur in geschlossenen Besprechungsräumen entwickelt werden, steht zu befürchten, dass Sie auf die besten Ideen erst gar nicht kommen. Fragen Sie doch einfach Ihre Mitarbeiter nach ihren Vorschlägen, und schon kann Ihr Unternehmen von einer Vielfalt an Fachwissen, Erfahrungen und Denkvermögen profitieren.

Mitarbeiter haben vielleicht eine ganz neue Perspektive auf Ihr Unternehmen haben. Jemand im Vertrieb könnte aus erster Hand wissen, dass der Produktnutzen, den Sie in Ihrem Marketing propagieren, möglicherweise nicht wirklich die Erwartungen Ihrer Kunden erfüllt. Ein Mitarbeiter in der IT-Abteilung hat vielleicht wertvolle Erkenntnisse darüber, worauf der Bereich Einkauf seine Ressourcen konzentrieren sollte. Oder Ihre Mitarbeiter könnten eine detailorientierte Lösung zur Behebung kleinerer, schwer zu erkennender Fehler in Workflows finden.

Die Praxis in der täglichen Arbeit macht es viel wahrscheinlicher, dass Wirkungsverluste aufgedeckt werden, die für höhere Führungskräfte nicht erkennbar sind. So sieht ein Vorgesetzter den Fortschritt oder das Endergebnis eines Auftrags, selten jedoch, was sich wirklich hinter dem Gesamtprozess verbirgt. Während ein Manager ein Team tadelt, weil es seiner Meinung nach langsam arbeitet, könnte die Verzögerung aber tatsächlich auf andere maßgebliche Faktoren zurückzuführen sein, von denen der Manager aufgrund seines mangelnden Detailwissens nichts ahnt.

Ein betriebliches Vorschlagswesen gibt Ihren Mitarbeitern ein Ventil für ihre Ideen. Formale Mitarbeiterempfehlungsprogramme können die Leistung Ihres Unternehmens auf vielfältige Weise verbessern, indem Sie Mitarbeiter auf allen Ebenen nach ihren Ideen fragen – vom Produkt bis zum Prozess, von Einsparungspotenzialen bis hin zur Vertriebseffektivität. In den meisten Unternehmen ist das Management für Innovationen verantwortlich. Während Vorgesetzte (hoffentlich) hervorragende Ideen entwickeln, agieren sie typischerweise aus dem Blickwinkel des „Big Picture“, was zu vielen verpassten Optimierungsmöglichkeiten führen kann.

„Wenn eine Organisation Innovation schätzt, können Sie davon ausgehen, dass Sie neue Ideen äußern können. Führungskräfte werden zuhören, und Ihre Stimme zählt“, —Adam Grant

Bei der Implementierung eines betrieblichen Vorschlagswesens (BVW) geht es jedoch nicht nur darum, ein besseres Produkt zu kreieren. Die Bereitschaft, auf die Ideen Ihrer Mitarbeiter einzugehen, kann intern zu enormen Verbesserungen der Unternehmenskultur führen, die genauso wirkungsvoll sind wie die, die Ihren Kunden direkt zugutekommen.

Umfragen über Mitarbeiterzufriedenheit zeigen, dass rund 75 Prozent der Mitarbeiter länger in ihrem Unternehmen bleiben würden, wenn sie das Gefühl hätten, dass ihre Meinungen und Ideen gehört würden. Ihren Mitarbeitern ist es wichtig, dass ihre Anliegen wahrgenommen und reflektiert werden. Die Implementierung eines Systems des Zuhörens ist der erste Schritt dafür, dass die Mitarbeiter Gewissheit darüber erlangen, für ihr Unternehmen wichtig zu sein.

„Die Mitarbeiter, die innovative Ideen teilen, könnten womöglich auch die Leute sein, die einige versteckte Talente haben, die helfen würden, ihre Vorschläge umzusetzen.“ —Harvey Mackay

Interne Verbesserungen, die auf Engagement abzielen, auf die Vorschläge der Mitarbeiter anzupassen, kann in zweierlei Hinsicht Kosten einsparen. Die Frage nach den Ideen der Mitarbeiter gibt ihnen eine Stimme und ein Interesse an Innovationen, was das Engagement verbessert und die Fluktuation reduziert. Somit sind Sie mitten dabei, Ihre Bemühungen zur Verbesserung des Engagements am Arbeitsplatz zu forcieren. Und das wiederum könnten Sie noch weitaus zielgerichteter angehen: Die Einrichtung eines Meditationsraums in Ihrem Unternehmen ist beispielsweise eine hilfreiche Maßnahme, um den Stress Ihrer Mitarbeiter zu reduzieren und das Engagement zu erhöhen. Die Maßnahme ist allerdings die Investition nicht wert, wenn Ihre Belegschaft für Meditation nur wenig übrig hat. Ein aktiveres Team würde es vielleicht vorziehen, wenn Sie ein kleines Fitnessstudio installierten.

Andere zielgerichtete Maßnahmen könnten sogar mit geringem oder ganz ohne monetären Aufwand umsetzbar sein. Beispielsweise ließe sich die Gleitzeitregelung in Ihrem Betrieb intensivieren oder eine Möglichkeit zum regelmäßigen Home-Office könnte eine attraktive Möglichkeit darstellen, um das Engagement Ihrer Mitarbeiter zu fördern. Der Punkt ist, dass jeder Cent, der ausgegeben wird, um über das Anliegen eines Mitarbeiters zu sprechen, gleich einen doppelten Vorteil schafft. Er bringt seinen Vorschlag ins Spiel und ihm wird gezeigt, dass ihm zugehört wird.

Abgesehen von dem positiven Einfluss auf das Engagement der Mitarbeiter kann ein gutes Vorschlagswesen auch einen enormen Einfluss auf Ihr Gesamtunternehmen haben. Egal wie talentiert, proaktiv oder ideenreich Ihre Führungskräfte auch sein mögen, Sie könnten immer noch von der Qualität der Beiträge überrascht sein, die Sie von Ihren anderen Mitarbeitern erhalten.

So konkurriert British Airways beispielsweise mit Billigfluggesellschaften wie Ryanair, deren Sparmethoden berüchtigte, aber zweifellos effektive Maßnahmen wie die Bezahlung für Toilettennutzung oder die Minimierung des Board-Services umfassen. Ein Mitarbeiter von British Airways schlug vor, die Sanitärleitungen zu entkalken, um das Gewicht der Flugzeuge zu reduzieren. Allein diese Idee hat dem Unternehmen seitdem jährlich über eine Dreiviertelmillion Dollar an Treibstoffkosten erspart. Aber das beste Beispiel für einen unglaublich wertvollen Mitarbeitervorschlag? Amazon Prime!

„Die Rolle eines kreativen Anführers ist es, nicht alle Ideen zu haben, sondern eine Kultur zu schaffen, in der jeder Ideen haben kann und das Gefühl hat, dass er geschätzt wird“ —Ken Robinson

Während der kostenlose zweitägige Lieferservice von Amazon heute allgegenwärtig erscheint, fand er seine bescheidenen Anfänge als Mitarbeitervorschlag: 2004 war der heutige VP of Technology, Charlie Ward, noch ein junger Softwareentwickler. Als das Unternehmen einen virtuellen Ideenbriefkasten einrichtete, warf Ward seine Idee für einen abonnementbasierten, kostenlosen Versandservice ein. Seiner Meinung nach würde dieser Versandservice die Kunden davon überzeugen, mehr zu kaufen. Ein anderer Mitarbeiter schlug den Namen Amazon Prime vor – das war die Geburtsstunde einer Legende im E-Commerce.

Amazon schätzt, dass Prime-Kunden mittlerweile über 60 Prozent der Nutzer in den USA ausmachen und Kunden, die sich für den Service anmelden, ihre Ausgaben bei Amazon um durchschnittlich mehr als 150 Prozent erhöhen. Da Amazon vor kurzem als wertvollstes börsennotiertes Unternehmen der Welt Apple ablöste, kann man Prime sehr wohl den Rekord für die wertvollste von Mitarbeitern vorgeschlagene Innovation aller Zeiten zugestehen.

Wie entwickelt man ein betriebliches Vorschlagswesen?

Ein starkes betriebliches Vorschlagswesen kann im Wesentlichen als Roadmap für nachhaltige und stetige Innovationen dienen. Also, wie sollten Sie mit der Erstellung Ihrer eigenen Lösung beginnen?

Zunächst einmal sollten Sie prüfen, ob ein solches System tatsächlich notwendig ist. Es mag nun albern erscheinen, die Plausibilität eines betrieblichen Vorschlagwesens nach der Schilderung solch großer Erfolge überhaupt noch auf den Prüfstand zu stellen, aber keine Idee ist einheitlich anwendbar, sondern braucht ihr betriebliches Umfeld und Marktgegebenheiten, die stimmen. Befragen Sie zunächst Ihre Mitarbeiter, um herauszufinden, ob sie das Gefühl haben, eine Stimme im Unternehmen zu haben.

Wenn Ihre Unternehmenskultur bereits kollaborativ ist, die Ideen frei fließen und leicht aufgenommen werden, könnte Ihr Unternehmen eher von kurzen wöchentlichen Brainstorming-Sitzungen oder kurzen Einzelgesprächen profitieren, um Verbesserungsvorschläge auszutauschen, solange sie noch frisch sind. In solch einer offenen Kommunikationskultur bedarf es keinem systemisch implementierten Vorschlagswesen – hier ist die Ideenvielfalt grundlegend gegeben.

Wenn ein formelles Vorschlagswesen geeigneter für Sie zu sein scheint, ist es wichtig, zunächst zu untersuchen, ob in Ihrem Unternehmen Informationsbarrieren vorhanden sind, um Ihr Programm gezielt auf die Abschaffung dieser Barrieren anzusetzen. Darüber hinaus sollten Sie das Management darüber informieren, warum Sie ein betriebliches Vorschlagswesen implementieren. Ohne Ermutigung und Unterstützung von oben kann es ein harter Kampf sein, die Mitarbeiter davon zu überzeugen, ihre Ideen zu teilen, die Innovationen nach sich ziehen könnten.

Vergessen Sie nicht, gründlich zu recherchieren. Erkundigen Sie sich bei anderen Unternehmen nach deren Strategien und überlegen Sie, ob diese bereits funktionierenden Programme zur Struktur und Kultur Ihres Unternehmens passen. Sobald Sie sich entschieden haben, wie es weitergehen soll, ist es an der Zeit, eine erste Version des Vorschlagsformulars zu schreiben. Hier sind einige Felder, die Sie wahrscheinlich aufnehmen möchten:

• Wer sind Sie? Während es für Mitarbeiter möglich sein sollte, Vorschläge anonym einzureichen, insbesondere für Kritiker des Status quo, sollten diejenigen, die Anerkennung für ihre großartigen Ideen wollen, auf jeden Fall ihren Namen angeben dürfen.

• Welches Problem wird gelöst? Die besten Mitarbeitervorschläge lösen schon ein Problem, noch bevor es von Ihrem Unternehmen als solches erkannt wird. Dieses Feld ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, ihrem Vorschlag einen Kontext zu geben. Dies ist besonders nützlich, wenn es sich um so etwas wie Gleitzeit oder eine andere Idee handelt, die den Mitarbeitern das Gefühl geben könnte, dass sie sozusagen zu „Bittstellern“ werden. Ebenso wichtig ist, dass dieser Rahmen selbst anonyme Mitarbeiter dazu anregt, ihre Ideen konstruktiv zu äußern, anstatt nur ihre Frustrationen loszuwerden.

• Was ist Ihre innovative Lösung? Wenn Ihr Vorschlagsformular in Papierform erstellt wurde, sollten Sie den Mitarbeitern viel Raum geben, ihre Idee hier zu formulieren. Wenn Sie den Fragebogen digital verschicken, sollte dieses Feld viel Text ermöglichen.

• Was sind die geschätzten Kosten und Nutzen? Die Einbeziehung dieses Feldes gibt Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zu zeigen, dass Ihre Idee realistisch ist. Wie kann man damit Geld verdienen – oder sparen? Einige Vorschläge mögen etwas abwegig erscheinen, aber dieser Abschnitt vermittelt gegenseitiges Vertrauen: zunächst in den Mitarbeiter, dass er realistische und gut durchdachte Vorschläge macht, dann in das Unternehmen, dass es diese Vorschläge ernsthaft berücksichtigen wird.

Genauso wichtig wie das betriebliche Vorschlagswesen selbst ist, wie man es bewirbt. Gestalten Sie es aufmerksamkeitsstark – es soll schließlich das Selbstbewusstsein und das Engagement Ihrer Arbeitnehmer verbessern. Verbreiten Sie die Nachricht im Unternehmen und erwägen Sie, Incentive-Programme einzuführen, um die Motivation der Mitarbeiter langfristig aufrechtzuerhalten. Während wirklich bahnbrechende Ideen auf traditionelle Weise (d. h. monetär) belohnt werden sollten, werden es alle Mitarbeiter zu schätzen wissen, wenn Sie konstruktive, nicht anonyme Vorschläge mit Aufmerksamkeiten wie Kinokarten oder Geschenkgutscheinen anerkennen. Belohnungen wie diese sind nur eine weitere Möglichkeit, wie Ihr neues Vorschlagswesen für Mitarbeiter allen Beteiligten zugutekommt.