10 Fehler bei der Mitarbeiterbefragung im Unternehmen

Mitarbeiterbefragungen können der Auftakt für große Veränderungsprozesse sein und ein wichtiges Mittel für die Personalarbeit. Jede Befragung birgt aber auch das Potenzial für Fehler, die den Erfolg mindern oder die Ergebnisse beeinträchtigen. In diesem Artikel klären wir über die 10 häufigsten Fehler bei Mitarbeiterbefragungen auf – und verraten Ihnen auch, wie Sie diese bei Ihrer nächsten Befragung vermeiden.

Mitarbeiterbefragung durchführen: Warum eigentlich?

Mitarbeiterbefragungen helfen Ihnen, zu verstehen, was Ihre Mitarbeiter denken, wie sie sich fühlen und was sie sich wünschen. Sie messen also die allgemeine Zufriedenheit im Unternehmen (den Ist-Zustand). In der Regel finden solche Befragungen anonym statt. Außerdem erfolgen sie immer auf freiwilliger Basis.

Die Themen für Mitarbeiterbefragungen sind vielfältig und variieren je nach Unternehmen und Zielsetzung. In jedem Fall ist die Befragung aber eine Chance für Sie als Arbeitgeber,

• Feedback von Ihren Mitarbeitern zu erhalten,
• die Stimmung in der Belegschaft zu erfassen,
• Meinungen einzuholen und
• Ihren Angestellten die Gelegenheit zur Mitbestimmung zu geben.

Mehr über die (rechtlichen) Grundlagen für die Durchführung von Mitarbeiterbefragungen sowie Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiterbefragung finden Sie in unserem Artikel “Mitarbeiterbefragung – Was ist erlaubt? Was ist verboten?“.

Die 10 häufigsten Fehler in Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung zu planen und durchzuführen ist nicht leicht. Von der Erstellung des Fragebogens über die Umsetzung bis zur Auswertung warten viele Fallstricke. In jeder Phase gibt es Dinge, die Sie beachten müssen, um zu guten Ergebnissen zu kommen und auch rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.

Im Folgenden erklären wir Ihnen, worauf Sie bei Ihrer Mitarbeiterbefragung achten sollten. Damit Sie auch wirklich das messen, was sie wissen wollen und damit die Befragung ein Erfolg wird.

1. Fragen, ohne klar zu kommunizieren

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden allgemein nach ihrer Meinung fragen und die Antworten dann einfach in der Schublade verschwinden lassen, weil sie nicht wissen, was Sie damit anfangen sollen, können Sie sich die Befragung sparen.

Gleiches gilt, wenn Sie einen Fragebogen ohne begleitende Kommunikation verteilen und auf rege Beteiligung hoffen – der Ansatz “Wird schon schiefgehen” reicht hier nicht. Denn dann werden Ihre Mitarbeitenden schnell das Gefühl haben, mit der Teilnahme an der Befragung nur ihre Zeit verschwendet zu haben.

So machen Sie es besser: Führen Sie Mitarbeiterbefragungen mit einem klaren Ziel durch und kommunizieren Sie dieses auch vorab an die Belegschaft.

Wenn Sie die Ziele im Vorfeld deutlich formulieren, werden Sie sich eher darüber klar, was Sie mit der Mitarbeiterbefragung erreichen möchten. Dadurch wird es leichter, den Fragebogen so zu gestalten, dass Sie mit den Antworten auch wirklich etwas anfangen können.

Außerdem sollten Sie sichergehen, dass alle Befragten verstehen,

• worum es in der Mitarbeiterbefragung geht,
• wie sie teilnehmen können und
• an wen sie sich wenden können, wenn zwischendurch Probleme auftauchen.

Holen Sie die Teilnehmenden dort ab, wo sie stehen – und erklären Sie lieber zu viel als zu wenig.

2. Das falsche Thema zur falschen Zeit

Viele Unternehmen führen Mitarbeiterbefragungen nur dann durch, wenn gerade “die Hütte brennt”. Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden allerdings immer nur anlassbezogen um ihre Meinung, dann werden Sie ein verzerrtes Bild erhalten.

Beispiele: Eine Kündigungswelle rollt über Ihr Unternehmen oder es gibt Spannungen im Team.

Ist die Stimmung gerade aufgeheizt, wird das Feedback negativer ausfallen. Außerdem sehen sporadische Mitarbeiterbefragungen schnell nach Aktionismus aus.

So machen Sie es besser: Mit Befragungen in regelmäßigen Abständen zeigen Sie ehrliches Interesse und vermitteln Ihren Mitarbeitenden, dass Sie die Employee Experience laufend verbessern möchten. Das können zwischendurch auch kurze Pulsbefragungen zu unkritischeren Themen sein.

Folgen auf diese kleinen Umfragen zeitnah Taten, sehen die Mitarbeitenden einen persönlichen Nutzen in der Teilnahme und akzeptieren Mitarbeiterbefragungen als Feedback-Instrument. In den nächsten Befragungen können Sie dann auch auf kritischere Punkte eingehen, um größere Ziele zu verfolgen.

3. Schwierige Themen ausklammern

Ganz außen vor lassen sollten Sie schwierige Themen allerdings nie. Sie möchten mit Ihrer Befragung schließlich erfahren, wie Ihre Mitarbeitenden denken und fühlen. (Negatives) Feedback zur Arbeit von Führungskräften gehört hier dazu.

So machen Sie es besser: Fragen, bei denen Kritik an der Chefetage aufkommen könnte, sollten Sie in der Mitarbeiterbefragung nicht einfach aus Angst vor negativen Antworten weglassen. Schließlich möchten Sie von eventueller Unzufriedenheit erfahren, um etwas dagegen zu unternehmen.

Es kann helfen, Fragen so zu formulieren, dass sie die Mitarbeitenden motivieren, sich konstruktiv an der Umfrage zu beteiligen – und nicht nur ihren Frust loszuwerden. Falls Teilnehmende die Mitarbeiterbefragung doch als Ventil nutzen, können Sie aber dennoch möglicherweise damit arbeiten: Lesen Sie zwischen den Zeilen und identifizieren Sie die Gründe für die Unzufriedenheit.

4. Den Faktor “Soziale Erwünschtheit” unterschätzen

Gerade bei kritischen Themen sagen Menschen oft das, von dem sie denken, dass es “sozial erwünscht” sei – also von der Gesellschaft als Antwort erwartet wird. Bei Mitarbeiterbefragungen sollten sie den Effekt der sozialen Erwünschtheit auf das Antwortverhalten Ihrer Mitarbeitenden nicht unterschätzen.

Denn wenn Mitarbeitende bei einer Frage negative Konsequenzen für sich selbst befürchten oder ihren Kollegen nicht schaden wollen, werden sie kaum ehrlich antworten.

So machen Sie es besser: Sie können dem entgegenwirken, indem Sie zum Beispiel

• mit einem freundlichen Einleitungstext für Transparenz sorgen,
• Suggestivfragen vermeiden (z. B. S_ind Sie auch der Meinung, dass …_) oder
• die Antwortkategorien nicht so wählen, dass Sie die Mitarbeitenden zu einer Positionierung “zwingen” (z. B. Kategorien wie “Ich stimme eher nicht zu” und “Ich stimme eher zu” statt “Ich weiß es nicht”).

5. Die Anonymität der Befragung nicht ernst nehmen

Anonymität ist eine der wichtigsten Bedingungen für Mitarbeiterbefragungen. Wenn Ihre Mitarbeitenden auch nur den kleinsten Verdacht haben, dass die Befragung nicht komplett anonym abläuft, werden sie weniger ehrlich oder gar nicht antworten. Zudem sinkt die Motivation der Mitarbeitenden, an den Umfragen teilzunehmen.

So machen Sie es besser: Machen Sie in der Kommunikation im Vorfeld deutlich, dass die Auswertung der Daten vollkommen anonymisiert erfolgt. Beziehen Sie auch den Betriebsrat ein, das schafft Vertrauen in der Belegschaft.

Sammeln Sie nur die Informationen, die direkt mit dem Zweck der Mitarbeiterbefragung zu tun haben. Achten Sie außerdem darauf, dass auch bei Online-Befragungen die Anonymität bei der elektronischen Datenübermittlung gewahrt wird.

6. Zu lange Umfragen

Wenn Ihre Mitarbeitenden bereit sind, an einer Befragung teilzunehmen, opfern sie dafür Zeit. Ist der Fragebogen zu lang, werden die Teilnehmenden ungeduldig und brechen schneller vorzeitig ab.

So machen Sie es besser: Halten Sie die Mitarbeiterbefragung möglichst kurz. Lassen Sie unnötige Fragen weg und führen Sie lieber mehrere kürzere Befragungen zu unterschiedlichen Themen durch.

Formulieren Sie die Fragen knapp und eindeutig. Der Fragebogen sollte in gut zehn Minuten ausfüllbar sein.

7. Unstrukturiert fragen

Der Fragebogen für eine Mitarbeiterbefragung sollte nicht einfach nach Gefühl erstellt werden. Sind die Items für die Befragung schlecht formuliert, werden Sie nicht das Feedback bekommen, das Sie sich erhoffen – und nicht das messen, was Sie eigentlich messen wollten. Außerdem weckt ein schnell zusammengeschusterter Fragebogen den Anschein, dass die Befragung nicht professionell durchgeführt wird.

So machen Sie es besser: Nehmen Sie sich Zeit bei der Formulierung von Fragen und nutzen Sie wissenschaftlich anerkannte Methoden. Achten Sie darauf, dass die Fragen die Teilnehmenden weder überfordern noch langweilen.

Lassen Sie auch Platz für Begründungen, zum Beispiel in Form von offenen Kommentaren. Holen Sie sich am besten externe Unterstützung von Experten.

8. Nicht zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden unterscheiden

Ist die Befragung durchgeführt und die Auswertung der Antworten steht an, werden die Ergebnisse von Mitarbeitenden und Führungskräften oft zusammen ausgewertet. Dadurch entgehen Ihnen aber wichtige Erkenntnisse.

So machen Sie es besser: Betrachten Sie die Daten der Mitarbeitenden und die der Führungsebene getrennt.

So sehen Sie beispielsweise, ob die Perspektive der Mitarbeitenden von der der Führungsebene abweicht. Gerade dieser Vergleich kann aufschlussreich sein, wenn es darum geht, Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit aus der Befragung abzuleiten.

9. Ergebnisse der Befragung nicht (oder zu spät) kommunizieren

Nachdem Ihre Mitarbeitenden an der Umfrage teilgenommen haben, sind sie natürlich neugierig auf das Ergebnis. Dabei sollten Sie nicht zu lange warten, bis Sie erste Auswertungen veröffentlichen. Vergehen zwischen der Mitarbeiterbefragung und der Kommunikation der Befragungsergebnisse erst einmal mehrere Wochen oder sogar Monate, sinken das Mitarbeiterengagement und das Vertrauen ins Unternehmen.

So machen Sie es besser: Ihre Mitarbeitenden möchten kurz und knapp über die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung informiert werden. Präsentieren Sie am besten schon wenige Tage nach der Erfassung der Daten erste grobe Ergebnisse und diskutieren Sie die Umsetzung konkreter Maßnahmen als Folge der Mitarbeiterbefragung später falls nötig zusätzlich in Arbeitsgruppen oder Workshops.

10. Nach der Umfrage passiert nichts

Ihre Mitarbeitenden möchten gehört und ernstgenommen werden. Noch schlimmer als nicht (oder zu spät) zu kommunizieren ist es, überhaupt nichts mit den Daten anzustellen – sie also entweder gar nicht auszuwerten oder keine konkreten Maßnahmen daraus zu entwickeln.

So machen Sie es besser: Natürlich erwarten Ihre Mitarbeitenden nicht, dass sich nach einer Mitarbeiterbefragung von heute auf morgen etwas verändert. Es sollte aber schon für alle sichtbar sein, dass Sie sich das Feedback zu Herzen nehmen und daran arbeiten, dort für Verbesserung zu sorgen, wo die Mitarbeiterbefragung Probleme aufgedeckt hat.

Je besser die Mitarbeitenden informiert werden, umso größer wird ihre Bereitschaft sein, sich an den Veränderungen, die an ihrem Arbeitsplatz stattfinden, zu beteiligen. Auch werden sie eher bereit sein, an einer zweiten oder auch dritten Befragung teilzunehmen, mit der die Veränderungsprozesse überprüft werden.

Mitarbeiterbefragung im Unternehmen – FAQ

Was bringt eine Mitarbeiterbefragung?

Eine Mitarbeiterbefragung ist ein wirksames Mittel für Unternehmen, die allgemeine Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu erfassen – und daraus falls notwendig Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit abzuleiten.

Mitarbeiterbefragungen können helfen,

• Missverständnisse im Team oder zwischen verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens auszuräumen,
• die Mitarbeiterbindung zu erhöhen und
• die Motivation der Mitarbeitenden zu steigern.

Was muss man bei einer Mitarbeiterbefragung beachten?

Eine Mitarbeiterbefragung sollte immer anonym und freiwillig sein. Die Absichten, die Sie aus Sicht des Unternehmens damit verfolgen sollten transparent kommuniziert werden. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur dann zu diesem Instrument der Unternehmenssteuerung greifen, wenn sich Ihr Unternehmen bereits in Schieflage befindet, sondern fragen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig nach ihrer Einschätzung verschiedenen Themen.

Wie interpretiert man die Ergebnisse einer Mitarbeiterbefragung?

Bevor Sie die Mitarbeiterbefragung auswerten und interpretieren, sollten Sie sich einmal die “Mitarbeiterbrille” aufsetzen und sich in die Lage Ihrer Mitarbeitenden versetzen. Das hilft, die Antworten im richtigen Kontext zu sehen. Betrachten Sie außerdem neben dem Gesamtergebnis auch einzelne Abteilungen, Prozesse oder Bereiche. Holen Sie sich auch hier bei Bedarf Hilfe von Experten.

Wie oft sollten Mitarbeiterbefragungen durchgeführt werden?

Die Antwort auf diese Frage lautet: regelmäßig. Eine pauschale Aussage zum Intervall lässt sich allerdings nicht treffen, weil “regelmäßig” je nach Art und Thema der Umfrage unterschiedlich definiert sein kann. So lässt sich der Erfolg (oder Misserfolg) großer Veränderungen nicht schon nach wenigen Monaten erfassen, Pulsbefragungen für ein schnelles allgemeines Stimmungsbild jedoch sind durchaus vierteljährlich sinnvoll.

Welches Tool nutzt man zur Durchführung einer Mitarbeiterbefragung?

Um eine Mitarbeiterbefragung schnell und unkompliziert nach modernsten wissenschaftlichen Standards durchzuführen, kann Ihnen eine Online-Plattform wie Honestly helfen, ganz einfach Umfragen zu erstellen und anschließend leicht verständliche Berichte zu erstellen, die Sie mit Ihrer Belegschaft teilen können.

Mit unseren wissenschaftlich validierten Umfragen messen Sie das, was Sie wirklich wissen wollen. Starten Sie einfach und schnell mit unserer besten Lösung.